McMillan Shakespeare Limited gagne en agilité des effectifs pendant la pandémie de COVID-19

« Workday a été la solution la plus élégante, qui s'est adaptée intuitivement à notre activité. » – Group Executive, Human Resources.

Vue complète de chaque collaborateur dans l'écosystème MMS

Récupération d'un montant supérieur à l'abonnement annuel en termes d'économies

Une vitesse et une richesse de reporting intensément améliorées

Un gain de temps considérable pour tous les collaborateurs, quel que soit leur niveau

McMillan Shakespeare Limited (MMS) est le plus grand fournisseur australien de services innovants de compilation de données salariales et de leasing, et l'un des principaux fournisseurs de gestion de flotte et d'actifs, ainsi que de financement de consommation et de flotte. Après une décennie d'expansion rapide et de diversification par le biais d'acquisitions, MMS gérait ses activités à l'aide de feuilles de calcul et d'un système de paie traditionnel. Les processus manuels entraînaient une double ou une triple manipulation du travail. MMS ne disposait pas d'une seule source de données et avait du mal à répondre rapidement aux besoins dynamiques de l'entreprise. L'entreprise avait besoin de meilleures données et d'une plus grande agilité pour offrir à ses clients internes un service exceptionnel et assurer la conformité sur les différents marchés où elle opérait.

Pourquoi choisir Workday ?

MMS a vu dans Workday une solution appropriée à plusieurs égards. En tant que service d'abonnement, la plateforme ne mettrait pas de pression sur l'équipe IT de l'entreprise, déjà très sollicitée. En tant que plateforme Cloud, Workday offrait la flexibilité nécessaire pour que le personnel de MMS puisse y accéder partout et à tout moment avec des outils intuitifs pour soutenir le self-service. « Nous avons également vu qu'il permettrait de renforcer l'ensemble des compétences et des capacités de l'équipe des RH afin de rendre nos processus de travail mieux adaptés à nos exigences et plus souples », explique Suzanne Shepherd, Group Executive, Human Resources.

Workday s'harmoniserait également avec les autres systèmes de MMS, ce qui permettrait d'intégrer l'ensemble du cycle de vie des collaborateurs dans les systèmes de formation, de finance et d'informatique. « Nous avons été enthousiasmés par la possibilité de gérer de manière plus efficace et efficiente le reporting entre l'informatique et la gestion financière pour soutenir les finances de notre entreprise, en offrant une seule source de données en ce qui concerne notre base de collaborateurs », explique Suzanne Shepherd.

Gain de temps considérable

Avant Workday, tous les formulaires et processus de MMS étaient manuels, via des feuilles de calcul, des documents Word et des e-mails. Après la mise en production, l'automatisation a permis aux dirigeants d'exécuter les processus relatifs aux collaborateurs, recrutement, opportunités de carrière continues, gestion du temps, des performances, des absences et des départs. Et cela en une fraction du temps imparti.

« L'un des autres grands avantages de Workday était la possibilité d'apporter des corrections et des mises à jour et de modifier les choses par nous-mêmes, explique Belinda Marshall-Clayton, Head of Reward, Policy & HRIS. Auparavant, nous devions tout envoyer par e-mail directement au service de la paie pour qu'il mette à jour ou corrige quoi que ce soit. Nous avons gagné beaucoup de temps, tant pour l'entreprise que pour l'équipe chargée de la paie. »

Nous avons fait économiser à l'entreprise plus de 600 000 $ grâce aux gains d'efficacité que nous a procurés Workday.

Group Executive, Human Resources

Un retour sur investissement rapide

Pour Suzanne, le bénéfice à long terme de Workday était de permettre à MMS de continuer à développer une activité très complexe sans augmenter ses effectifs. Mais le système s'est amorti bien avant que cet avantage stratégique ne se manifeste. « Dès la deuxième année après le déploiement, nous avons économisé 600 000 AUD grâce à l'automatisation et à l'implémentation des processus », explique-t-elle.

« L'un des premiers et merveilleux domaines d'économie a été celui des coûts de recrutement. Les gains d'efficacité que Workday nous a apportés m'ont permis d'utiliser mon expertise en matière de recrutement des talents en interne de manière beaucoup plus intelligente et créatrice de valeur ajoutée. Nous avons désormais une dépendance très limitée à l'égard des agences. »

L'élément principal pour nous a été le temps que les dirigeants ont pu gagner dans l'exécution effective des processus.

Head of Reward, Policy & HRIS

Un reporting riche et opportun

Le fait que les RH puissent désormais répondre aux besoins de données de l'entreprise en termes de conformité, de reporting financier et de modélisation du personnel a eu un impact considérable. Cette capacité accrue s'est également avérée essentielle dans la réponse de MMS au COVID-19. « Ce que nous vivons actuellement a démontré pourquoi Workday est un si bon produit, déclare Belinda. Lorsque la pandémie a frappé, nous savions non seulement dans quel état se trouvaient les collaborateurs, mais aussi dans quel bureau et à quel étage. Maintenant, nous utilisons Workday pour savoir si les gens se retirent ou prennent des congés annuels, ce qui est essentiel pour notre reporting sur les ETP. »

« Si nous n'avions pas eu Workday au moment du COVID-19, nous n'aurions pas eu la souplesse nécessaire pour fournir à notre équipe de direction les données dont elle avait besoin pour prendre rapidement des décisions concernant les effectifs. »

Head of Reward, Policy & HRIS


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