University of Minnesota Physicians (M Physicians) est un centre médico-universitaire pluridisciplinaire situé à Minneapolis. Il y a quelques années, l'établissement a constaté que son système de gestion de la formation rendait celle-ci véritablement compliquée.
Surmonter les obstacles à la formation
Les cliniciens et le personnel administratif ne pouvaient pas facilement voir de quels cours ils avaient besoin ou s'inscrire aux cours une fois trouvés. Tous les cours devaient être mis en place par l'équipe de formation composée de quatre personnes submergées de demandes, ce qui entraînait de longs mois de retard.
Le temps nécessaire à la mise en place d'un public, à l'attribution d'un cours et à la production de rapports a considérablement réduit les ressources disponibles pour la création d'un contenu de qualité et attrayant.
Les collaborateurs peuvent désormais accéder à tous les contenus de formation et de développement des compétences nécessaires en un seul endroit grâce à Workday Learning.
HRIS/Workday Operations
Une gestion de la conformité exigeant un travail intense
En tant qu'institution médicale, M Physicians a des directives strictes qui dictent la formation requise. Avant Workday, les formateurs ne pouvaient pas suivre les présences et les responsables ne pouvaient pas facilement voir quelles formations chaque collaborateur avait suivies. L'équipe de formation devait recueillir manuellement les données des collaborateurs par e-mail et les compiler dans une feuille de calcul, ce qui prenait un minimum de quatre heures par rapport. Ils envoyaient ensuite aux collaborateurs des e-mails de rappel pour qu'ils terminent les cours assignés.
« Nous avions besoin d'un moyen permettant à notre personnel de créer et publier du contenu par eux-mêmes, et aux responsables d'accéder facilement aux rapports et de suivre la conformité en temps réel », explique Brad Aleman, Learning Partner chez M Physicians.
Une nouvelle façon d'apprendre
Workday Learning fournit au personnel et aux responsables de M Physicians un accès sécurisé à tous les contenus de formation dans la même interface que les autres applications Workday. Une seule connexion permet aux collaborateurs d'accéder à tout, de l'accueil des nouvelles recrues à l'inscription aux avantages sociaux, en passant par la formation à la conformité et au leadership.
En outre, Workday Extended Enterprise for Learning permet à la M Physicians d'étendre le même contenu de formation à ses organisations partenaires comme à des collaborateurs internes. Cela garantit une formation cohérente et simplifie la gestion des administrateurs de cours.
La capacité de Workday Learning à attirer les gens vers les campagnes a été une grande victoire pour nous.
Lead Learning Business Partner
Responsabiliser les administrateurs de formation
Les campagnes dans Workday permettent à la petite équipe de formation de gérer la formation pour l'ensemble des 3 500 collaborateurs de l'organisation. Les administrateurs peuvent définir des critères d'audience et fournir des exigences de formation, du contenu et des rappels de formation sur la base des données détaillées déjà présentes dans Workday. Le système peut facilement attribuer la formation à une population ciblée tout en filtrant ceux qui ont déjà suivi le cours ou qui n'en ont pas besoin.
« Auparavant, une centaine de personnes pouvaient nous dire qu'elles avaient reçu des notifications de cours qui n'étaient pas pertinentes, explique Jason Holmes, Lead Learning Business Partner pour M Physicians. La capacité de Workday Learning à attirer les gens vers les campagnes a été une grande victoire pour nous. »
Le tableau de bord Workday Learning de chaque collaborateur répertorie les cours obligatoires, auxquels il peut s'inscrire d'un simple clic, et présente les formations recommandées, le contenu sélectionné en fonction des rôles ou des intérêts, etc. À tout moment, les responsables peuvent obtenir des rapports actualisés sur l'état de la formation de leur personnel à partir du tableau de bord de la conformité.
Workday Learning propose également des intégrations standard avec des fournisseurs de contenu externes, tels que LinkedIn Learning, Skillsoft, Udemy, Harvard ManageMentor et YouTube. Cela élargit le contenu de formation disponible au sein de Workday et réduit les problèmes d'intégration pour les administrateurs de formation.
Nous utilisons la sécurité de Workday de manière plus intensive que beaucoup d'autres organisations.
HRIS/Workday Operations
Le développement de contenu entre les mains des experts métier
Grâce à des outils de gestion de contenu conviviaux et à une sécurité solide, les experts métier peuvent facilement créer et publier du contenu peer-to-peer dans Workday, ce qui simplifie et accélère le développement des cours. Des processus d'approbation configurables garantissent la qualité et l'exactitude du contenu sans intervention de l'équipe de formation.
« Nous faisons un usage intensif de la sécurité dans Workday, déclare Lisa Umerley, HRIS/Workday Operations chez M Physicians.
Il ne s'agit pas seulement des rôles d'administrateur de formation par défaut ; il s'agit de tous les autres rôles d'administrateur, de partenaire et de coordinateur que nous autorisons à opérer dans le système. »
Taux d'achèvement de 98 % en 30 jours
L'équipe de formation attribue aux rappels automatisés, au suivi du tableau de bord de conformité, à la messagerie personnalisée et à la facilité d'inscription à Workday Learning le mérite d'avoir atteint un taux d'achèvement de 98 % pour sa formation HIPAA 2019 dans les 30 jours suivant son lancement. Avant le déploiement de l'application, M Physicians n'atteignait qu'un taux d'achèvement de 80 % au cours de la même période.
Les licences et certifications du personnel sont automatiquement téléchargées dans Workday. Cela permet de générer des alertes et de créer des listes de diffusion pour les campagnes, en informant le personnel des cours nécessaires à la certification. Il ne faut plus que 20 minutes pour créer un rapport d'achèvement, contre 4 heures auparavant.
« Maintenant, j'enregistre la formation des codeurs en direct et je la télécharge sur Workday pour que les codeurs puissent la revoir quand ils en ont le temps. »
Senior Billing Manager
Accélérer la formation peer-to-peer
Workday Learning a accéléré la création de contenus de formation en peer-to-peer. Les chefs de service clinique peuvent enregistrer des présentations de spécialistes et les télécharger dans Workday pour le personnel qui n'a pas pu y assister. Il en va de même pour les experts métier administratifs.
« J'avais l'habitude de présenter des “dossiers pour codeurs” en personne, et de nombreux codeurs y assistaient par Skype, explique Cara Detlefsen, Senior Billing Manager. Maintenant, j'enregistre la formation des codeurs en direct et je la charge dans Workday pour que les codeurs puissent l'étudier quand ils en ont le temps. » La décentralisation de la publication de contenu peer-to-peer a permis de réduire le délai d'exécution d'un mois à un jour seulement.
Workday nous a aidés à passer à un format de formation obligatoire mensuelle qui permet aux collaborateurs de consommer le contenu par petits segments.
HRIS/Workday Operations
Accès à la formation en tout lieu, à tout moment
Les changements rapides dans le milieu médical exigent que les nouvelles formations soient transmises rapidement au personnel. Les cliniciens se déplaçant constamment d'un patient à l'autre, ils s'appuient sur leurs appareils mobiles plutôt que sur un ordinateur. Avec Workday Learning, le personnel peut accéder aux contenus et aux formations de n'importe où sur leurs appareils mobiles.
« Workday nous a aidés à passer à un format de formation obligatoire mensuelle qui permet aux collaborateurs de consommer le contenu par petits segments, un sujet à la fois, généralement en 10 à 30 minutes, explique Lisa Umerley. Les collaborateurs peuvent désormais accéder à tous les contenus de formation et de développement des compétences nécessaires en un seul endroit grâce à Workday Learning. »