Kainos réunit la Finance et les RH pour stimuler la croissance et l'efficacité

« La principale différence avec notre ancien système, c'est qu'il était considéré comme un système pour l'équipe Finance, alors que Workday est considéré comme un système central pour l'entreprise. » – Financial Controller

Réduction des processus papier et du temps consacré à la révision des factures

Réduction de la dépendance des achats envers la fonction Finance

Analyse rapide et en conformité des écarts de performance

Capacité d'analyse des comptes de résultat fournie aux managers

Défis

Kainos a connu une croissance rapide : l'entreprise a préparé son introduction en bourse, fait passer ses effectifs de 250 à 1 500 collaborateurs en moins de 10 ans et étendu ses activités à 16 bureaux en Europe et en Amérique du Nord, ce qui a mis à rude épreuve ses systèmes existants.

Pourquoi choisir Workday ?

Pour prendre une longueur d'avance et faciliter cette croissance, Kainos a décidé de déployer Workday Financial Management. L'entreprise a également identifié d'importantes opportunités d'accroître son efficacité opérationnelle en combinant ses processus de gestion financière et de gestion des ressources humaines en un seul système.

Avantages et résultats

Automatisation et configuration des processus

La comptabilité fournisseurs peut désormais stocker toutes les factures fournisseurs dans Workday, réduisant ainsi les processus papier. Le contrôle de gestion interne de Workday a quant à lui réduit les risques liés au contrôle et le temps consacré à la révision des factures, ce qui a permis d'économiser un ETP et de consacrer plus de temps aux tâches stratégiques.

20 à 30

minutes au lieu de plusieurs jours pour le délai d'exécution des paiements fournisseurs

1

ETP comptes fournisseurs économisé pour l'équipe interne

1

ressource IS/IT supprimée pour le support externe

95 000 GBP

d'économie


Reporting

Les tableaux de bord et les puissantes fonctionnalités de reporting de Workday ont stimulé l'adoption par les utilisateurs, contribuant à accroître la responsabilité des managers des centres de coûts.

80 % à 40 %

de réduction des écritures comptables manuelles.


Contrôles

Workday a eu un impact significatif, notamment sur les achats, en passant d'un processus axé sur la Finance à un processus dans lequel les managers des centres de coûts peuvent approuver les coûts potentiels ; les immobilisations corporelles, par le biais de contrôles entre les catégories de dépenses afin d'assurer une capitalisation précise des immobilisations ; et la comptabilité, avec la nécessité d'approuver les écritures de journal opérationnelles et la possibilité de les imputer sur le compte bancaire.

7

jours au lieu de 8 pour effectuer la clôture mensuelle

8 à 1

procédure de clôture abrégée par mois


Intégrité des données et audit

Avant Workday, Kainos effectuait l'analyse des écarts dans Excel. Avec désormais une seule source de données, cette analyse peut être effectuée rapidement. En outre, tous les cycles d'audit répondent aux demandes des auditeurs, ce qui permet de réduire les tests par échantillonnage et les coûts des audits externes.

50 % à 15 %

de réduction de la saisie manuelle des factures

1

semaine au lieu de 2 pour l'audit externe semestriel


Aide à la prise de décision

Les fonctionnalités organisationnelles de Workday facilitent l'analyse du compte de résultat par centre de coûts, ce qui permet aux managers d'avoir une meilleure vision stratégique pour prendre des décisions. Les prépaiements peuvent être révisés au moment d'agir, sans avoir à attendre la fin du mois.

1

jour au lieu d'une semaine pour exécuter la réorganisation

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