En raison d'une croissance rapide liée à des acquisitions, de nombreux systèmes distincts étaient utilisés dans l'entreprise, rendant complexes la gestion du développement et l'intégration de nouvelles acquisitions. La nécessité de gérer de nombreux systèmes empêchait les RH de se concentrer sur l'analyse et le partenariat stratégique. En outre, il était impossible de répondre aux besoins de l'entreprise en matière de données avec la rapidité et la précision nécessaires.
Un partenariat pour une activité complexe, en constante évolution
Evotec était confronté à un accroissement de la complexité en raison d'une croissance organique et externe rapide. Par conséquent, il fallait que la solution retenue aide l'entreprise à suivre les changements organisationnels tout en offrant une vision claire et précise de ses effectifs en pleine expansion. Evotec devait également réduire la pression exercée sur ses équipes RH en améliorant l'efficacité et l'automatisation, et répondre à la demande d'analyse grandissante.
Le choix d'Evotec s'est imposé naturellement en raison de la réputation de Workday d'aider ses clients à relever des défis stratégiques.
Nous attendions de notre nouveau système qu'il soit évolutif et agile. L'approche de Workday a été le bon choix.
Head of Global HRIS
La consolidation des systèmes accroît le pouvoir d'action des RH
Le principal avantage apporté par Workday à Evotec est la migration de nombreux systèmes traditionnels vers une seule solution mondiale.
Auparavant, les RH dépendaient fortement du service IT pour ajuster et déployer ces systèmes complexes. Workday a réduit cette dépendance, permettant ainsi à ces deux services de se concentrer sur des tâches stratégiques.
L'amélioration de l'efficacité et la centralisation ont permis d'accélérer le processus de reporting et de limiter le travail manuel. Il est désormais possible d'assurer le suivi de toutes les tâches et approbations. Par exemple, le temps nécessaire à la préparation et à la consolidation dans le cadre du processus de rémunération au mérite est passé de quatre semaines à 2,5 heures.
Workday offre également aux équipes la possibilité de concevoir leurs propres processus et a renforcé la sécurité des données en remplaçant l'utilisation de fichiers Excel par des solutions plus modernes, fiables et durables.
Mais avant tout, Workday fournit un seul processus mondial pour plusieurs départements de l'entreprise, qui permet de favoriser l'alignement des équipes, rationaliser les activités, réduire les délais et d'améliorer les relations.
Réduction du temps d'intégration administrative de 2 mois à 2 semaines
Auditabilité complète des approbations des changements
Rapidité, précision, cohérence des données et alignement des processus : voilà ce que nous a apporté Workday.
Head of Global HRIS
Des avantages concrets pour l'entreprise
Grâce à Workday, Evotec dispose désormais d'un système qui prend en charge des processus auparavant manuels ou basés sur Microsoft Excel. Les dirigeants disposent d'un accès mobile, et 60 % d'entre eux consultent régulièrement Workday sur leur téléphone portable. Les responsables ont moins de documents papier et de fichiers Excel à gérer puisqu'ils peuvent travailler en déplacement.
L'entreprise a réalisé d'importantes économies de temps et d'argent. Grâce à un seul système de gestion des données d'origine, la quantité de travail transactionnel a considérablement diminué. Par exemple, les délais de reporting des effectifs sont passés d'environ une semaine à cinq minutes.
Le processus de rémunération au mérite prenait des semaines, les dirigeants se communiquant des feuilles de calcul pour prendre des décisions. Cela ne prend plus que deux ou trois jours. Cet aspect est particulièrement important car il permet aux dirigeants de gagner un temps précieux.
En adoptant Workday Recruiting, le processus de recrutement a également évolué de façon spectaculaire, avec la rationalisation de la mise en conformité au RGPD et des échanges avec les candidats. De ce fait, les coûts de recrutement sont restés stables pendant une période d'embauche intense.
Workday permet aux RH de fonctionner de manière beaucoup plus stratégique, augmentant ainsi la valeur apportée à l'entreprise.
Head of Global HRIS
Amélioration de la prise de décision
Il a toujours été difficile de quantifier les données relatives aux heures supplémentaires, car seuls les salariés avaient accès à des feuilles de calcul de suivi. Désormais, ces données sont complètement auditables.
Evotec a également utilisé Workday pour créer de nouveaux motifs d'absence et de nouveaux systèmes pendant le COVID-19, permettant de calculer facilement l'impact des coûts pour l'entreprise. Ces nouvelles pratiques profitent aux collaborateurs tout en réduisant les risques et les dépenses pour l'entreprise.
Par ailleurs, la visibilité sur les absences et les heures supplémentaires permet à Evotec de définir des alertes sur ces dernières et de prendre des décisions pertinentes. Workday favorise l'accélération de l'intégration et de la création de rapports, de sorte qu'Evotec peut identifier les canaux de recrutement les plus efficaces.