L'accès instantané aux données permet à Coventry Building Society de prendre de meilleures décisions

Une société de crédit britannique donne à son personnel les moyens d'être autonome et de se concentrer sur les intérêts de ses membres.

Désactivation de 23 processus manuels dès le premier jour

Amélioration radicale de l'autosuffisance des collaborateurs

Traitement simple des modifications et des approbations pour les managers

Accès instantané aux données en direct via des tableaux de bord en temps réel

Défis

Coventry Building Society, la deuxième plus grande société de crédit du Royaume-Uni, utilisait un système traditionnel obsolète et surchargé qui ne pouvait tout simplement plus faire face à la demande. Il y avait de nombreux problèmes. La gestion des salaires était effectuée à l'aide de « centaines et centaines » de feuilles de calcul Excel. Le traitement des paiements était impossible tous les mois pendant deux semaines. Il aurait été plus coûteux de mettre à jour le système que de le remplacer. Et surtout, la paie allait bientôt ne plus être prise en charge, la justification finale pour une nouvelle solution.

La décision d'investir dans un nouveau système a représenté un grand pas en avant pour notre personnel.

Chief People Officer

La connaissance du produit inspire une confiance totale.

Le choix d'un nouveau partenaire était une décision importante et un investissement subséquent pour la Coventry Building Society et, à ce titre, le processus d'appel d'offres était extrêmement détaillé. L'équipe de Workday a été la seule à se présenter et elle a pu répondre immédiatement à toutes les questions posées. Le panel de sélection inclusif de l'entrée, composé de membres de l'équipe de direction, ainsi que de spécialistes en informatique, de managers et d'utilisateurs finaux, a trouvé cela extrêmement rassurant.

La solution Workday s'est également distinguée. Selon Lucy Becque, Chief People Officer, de la Society, « l'intégration parfaite de la sécurité qui est assurée tout au long du processus, les informations clés destinées aux managers, l'expérience utilisateur étonnante de l'interface, la configuration facile que nous pouvons effectuer nous-mêmes, tout cela a rendu la décision en faveur de Workday absolument unanime. C'était très différent de tout ce que j'avais vu auparavant. »

Le fort soutien à la décision s'est poursuivi après la nomination. « Nous avons fait de nombreuses démos et, à chaque fois, nous avons apprécié de voir la réaction du personnel et leurs exclamations lorsqu'ils ont pu voir la différence avec notre ancien système », témoigne Lucy Becque.

Nous avons mis hors service 23 processus manuels dès le premier jour, ce qui nous a permis d'abandonner le papier.

Chief People Officer

Transformation totale dès le départ

Dès le premier jour, l'équipe a désactivé 23 processus manuels, amorçant ainsi un nouveau chapitre sans aucun papier qui a révolutionné la façon de travailler de l'équipe RH et ses interactions avec les collaborateurs et les managers. Les collaborateurs ont trouvé l'utilisation de Workday si intuitive qu'ils ont à peine utilisé les guides produits pour les aider. Les processus ont été simplifiés à l'extrême. Les formulaires signés et contre-signés, par exemple, ont été remplacés par une seule soumission digitale, ce qui économise du temps et des efforts. Ces gains, ainsi que d'autres, permettent aux gens d'être plus autonomes et productifs, libérant ainsi du temps de gestion. Il s'avère facile de modifier le système pour offrir aux utilisateurs de nouvelles fonctionnalités, afin que chacun dispose à tout moment de ce dont il a besoin.

Nous pouvons maintenant traiter les charges dans Workday tous les quinze jours, plutôt que tous les mois, ce qui est excellent pour l'expérience collaborateur.

Chief People Officer

Amélioration de l'information et de la prise de décision

Le risque d'erreur manuelle a été en grande partie éliminé, ce qui a considérablement augmenté la confiance dans les données au sein de la Society. Désormais, le personnel a la possibilité d'accéder à ses données et de les gérer. Les managers disposent des informations dont ils ont besoin pour prendre de bonnes décisions et sont autorisés à agir en conséquence.

Il est également beaucoup plus facile de voir les tendances et les modèles au sein des effectifs, ce qui simplifie le suivi des objectifs de diversité et d'inclusion, par exemple, ou la quantification de l'absentéisme COVID-19 en appuyant sur un bouton. Selon Lucy Becque : « Nous venons de terminer notre première révision salariale. Je pouvais littéralement voir en temps réel quelles décisions étaient prises et comment le tableau se construisait. Chaque anomalie a été joliment signalée et simplifiée. Ce fut une véritable transformation. »

L'expérience de tous a été transformée, ils savent maintenant exactement où en est chaque processus, sans avoir à perdre du temps à rechercher, antidater ou effectuer des paiements intermédiaires.

Chief People Officer

« Faire les choses différemment et mieux... »

La pandémie de COVID-19 a considérablement accéléré la réponse de la Society à la digitalisation, motivée par la nécessité que toute la communication, la gestion et l'engagement soient virtuels. Pour l'équipe RH, Workday a agi comme un puissant catalyseur pour trouver de nouvelles façons d'automatiser les processus. Comme le dit Lucy Becque : « Avant la pandémie, nous n'avions jamais eu plus de 200 personnes travaillant à domicile. Puis nous avons soudainement eu 1 600 personnes travaillant à distance. Avec Workday, nous avons pu nous mettre au défi de penser et de faire les choses différemment et mieux, plutôt que de faire ce qui était familier mais inutile.

On peut dire que Workday est un système qui a été construit à partir de rien, et non de pièces disparates qui ont été bricolées ensemble. De ce fait, il nous a offert une expérience extrêmement simplifiée et efficace.

Chief People Officer


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