Les établissements d'enseignement supérieur apprécient l'individualité. Chaque institution est différente, et toutes possèdent des établissements et des départements qui se distinguent les uns des autres. Cependant, la recherche d'efficacité est toujours de mise, surtout en cette période de diminution des ressources. Comment combiner les besoins décentralisés d'une université avec la nécessité d'un fonctionnement plus efficace ?
Pour Cornell University, les solutions Workday Human Capital Management et Payroll sont la réponse.
« Nous sommes l'une des plus grandes universités de recherche privées du pays, avec sept établissements de premier cycle sur le campus d'Ithaca et trois établissements professionnels, déclare Mary Opperman, Vice President of Human Resources and Safety Services.
Nous ne fonctionnons pas comme une entreprise. Nos innovations proviennent du corps enseignant et des collaborations interdisciplinaires. Nous avons besoin de systèmes administratifs qui le comprennent, capables de s'adapter très rapidement et qui n'entravent pas le travail des enseignants », explique-t-elle. Il était nécessaire de rationaliser les fonctions administratives afin de libérer des ressources et de les affecter aux missions prioritaires de l'université.
« Nous sommes très décentralisés et nous savons que nous faisons les choses de différentes manières pour des raisons très importantes, poursuit-elle. La flexibilité doit être à la hauteur de notre démarche académique. C'est possible grâce à Workday. »
Nous sommes très décentralisés et nous savons que nous faisons les choses de différentes manières pour des raisons très importantes. La flexibilité doit être à la hauteur de notre démarche académique. C'est possible grâce à Workday.
VP of Human Resources and Safety Services
Workday prépare l'avenir
La décision de faire appel à Workday s'inscrivait dans le cadre d'une initiative plus globale, appelée « Reimagining Cornell », visant à repenser l'université et ses fonctions administratives. Ce projet comportait deux volets. Tout d'abord, il s'agissait de s'assurer que l'université faisait tout pour rationaliser les opérations administratives. Ensuite, d'aligner les personnes et les ressources sur les objectifs à long terme en matière d'enseignement, de recherche et de service. Dans le cadre de la réforme administrative, une équipe novatrice dirigée par le doyen des sciences de l'information a suggéré d'utiliser la technologie Cloud.
« Workday semblait vraiment correspondre à la manière dont nous fonctionnons », précise Mary Opperman. Le personnel et les responsables de l'université peuvent effectuer leurs propres transactions courantes, ce qui permet à l'équipe des RH de réduire ses coûts et de consacrer une plus grande partie de ses ressources au travail stratégique du service. Et l'interface utilisateur de Workday étant particulièrement conviviale, les collaborateurs la trouvent facile à utiliser. « Les responsables de nos départements universitaires ont examiné l'application de bureau et la trouvent très intuitive », déclare-t-elle.
Workday Payroll et ses nouvelles améliorations
Pour Cornell University, le fait de combiner la paie au système RH a été un atout majeur. « De nombreux aspects de l'enseignement supérieur évoluent très rapidement, explique Mary Opperman. Le dynamisme du personnel n'est pas toujours évident. Dans notre département de recherche, par exemple, lorsque nous recevons une bourse conséquente, nous devons procéder à de nombreuses embauches très rapidement. Il est important que les systèmes soient connectés pour disposer de cette bourse très, très rapidement », poursuit-elle.
« Dès le début, nous avons décidé que les modifications à apporter au système de paie des RH seraient déterminées par la communauté, déclare Mary Opperman. C'est une grande décision, et il fallait la prendre ensemble. » L'université a demandé aux responsables de département, aux dirigeants des établissements d'enseignement supérieur, au personnel informatique, aux spécialistes de la paie et au personnel des RH d'examiner le système. Résultat : « nous nous en réjouissons tous », affirme Mary Opperman.
Semblable, mais différent
Avec Workday, Cornell University pourra automatiser les processus d'approbation tout en les rendant spécifiques aux établissements et départements individuels. « Cette fonctionnalité constitue un argument de vente très important pour nous, déclare Mary Opperman. En ce moment, nous travaillons sur de nombreux processus de gestion pour nous assurer que lorsque nous pouvons nous uniformiser, nous nous engageons à le faire ensemble, car c'est la méthode la plus efficace. Mais lorsqu'il est logique que les établissements d'enseignement secondaire et supérieur aient des processus ou des procédures d'approbation différents, le système nous le permet également », précise-t-elle.
« Workday nous laisse beaucoup de possibilités sur le plan des ressources humaines, auxquelles nous n'étions pas habitués jusqu'à présent, poursuit Mary Opperman. L'un des principaux avantages est que nous pouvons avancer plus rapidement. Nous ne sommes plus freinés par des mises à jour complexes et chronophages. » Workday permet à l'université de décider des fonctionnalités à activer à chaque mise à jour.
« C'est également un système très efficace en termes de possibilités d'achat et d'exploitation », indique-t-elle. La réduction des coûts de maintenance et de la complexité ont été des facteurs décisifs.