La mission de Duet est de « développer, unir, responsabiliser, ensemble ». Et il est évident que les salariés de cette organisation communautaire à but non lucratif, qui vise à aider les enfants et les adultes présentant des déficiences intellectuelles et de développement, incarnent cette mission. Duet a été créé en 1968, grâce à un mouvement social rassemblant des personnes en situation de handicap, leurs familles et des citoyens engagés. C'est le premier prestataire de services de proximité en matière de déficience intellectuelle aux États-Unis. Duet propose des prestations en établissement et ambulatoires, un accompagnement à l'emploi, un plaidoyer communautaire, des services de santé mentale et d'autres prestations. Elle offre des opportunités d'emploi dans trois entreprises : une société de recyclage, une boutique vintage spécialisée dans la restauration de meubles, et un atelier de sciage qui fabrique des piquets pour les entreprises de construction et les géomètres. Duet s'associe également à d'autres entreprises pour ouvrir des postes dans ses centres de jour. Ces initiatives ont pour objectif de permettre à toutes les personnes accompagnées par Duet de gagner un salaire. De plus, les revenus de chaque entreprise viennent s'ajouter aux financements de l'État du Nebraska et aux autres subventions.
Une organisation innovante, mais pas en informatique
Selon la directrice adjointe Sarah Graham, l'approche de Duet était révolutionnaire. Elle a aidé les personnes à quitter les institutions et à retrouver leur indépendance, afin de vivre, travailler et jouer un rôle en toute confiance au sein de leur communauté. « Le fait d'être la première organisation à fournir des services de proximité aux États-Unis signifie que nous avons dû innover à plein de niveaux, explique-t-elle. Cependant, dans nos processus quotidiens, nous n'avons pas su évoluer avec notre époque. » Le précédent directeur général de Duet a pris sa retraite en 2017 après 40 années de service. À cette époque, l'organisation ne disposait que de 50 ordinateurs pour 700 personnes. Résultat : les processus et les workflows étaient essentiellement manuels et sur papier. « Parfois, une feuille de papier pouvait passer entre les mains d'au moins 10 personnes », déclare Sarah Graham. Cela rendait toutes les tâches complexes et chronophages, qu'il s'agisse du paiement des factures et des salariés de Duet ou de la mise en place de services d'assistance. Les systèmes cloisonnés n'ont pas aidé non plus. « Nos équipes Finance, RH et Paie ne comptent que quelques personnes, mais elles encadrent également 200 autres personnes dans nos organisations affiliées, poursuit Sarah Graham. Nous avions trois groupes de personnes qui saisissaient toujours les mêmes informations trois fois. Qualifier cette situation de pénible est un euphémisme. »
Nous avons réduit de deux tiers nos temps de cycle de clôture mensuels grâce à Workday.
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Modernisation de l'informatique et automatisation des processus
Lorsque Debbie Herbel a pris la direction de Duet, l'organisation a entamé la modernisation des systèmes informatiques et l'automatisation des processus et des workflows pour gagner en efficacité. « Nous avons évalué de nombreuses offres logicielles différentes, et plus nous en examinions, plus il était évident que Workday représentait la plate-forme idéale », explique Sarah Graham. Nous avons décidé de déployer toutes nos nouvelles solutions Workday en même temps, avec l'aide d'Avaap, un partenaire de Workday, qui nous a accompagnés à chaque étape du processus ». Le passage des workflows papier à des workflows digitaux a mis le personnel de Duet à rude épreuve. « Comme la plupart des organisations à but non lucratif, nos membres assument de multiples responsabilités. La plupart d'entre eux sont chez nous depuis des dizaines d'années et n'ont jamais utilisé la technologie pour faire leur travail, ajoute Sarah Graham. La courbe d'apprentissage de notre personnel était assez raide, mais la conception intuitive de Workday a permis d'accélérer l'adoption. Le gain de temps réalisé nous permet de nous concentrer davantage sur la prestation de services. » Workday a également unifié les systèmes Finance, RH et Paie de Duet. « Désormais, nos équipes, modestes mais puissantes, en charge des fonctions Finance, RH et Paie, ont remplacé la saisie de données par des tâches plus utiles, comme l'analyse et le suivi des tendances des données, qui sont beaucoup plus fiables dans la mesure où elles proviennent d'une seule source, déclare Sarah Graham. Nous avons réduit de deux tiers nos temps de cycle de clôture mensuels grâce à Workday. Le reporting est également bien plus simple. »
La courbe d'apprentissage de notre personnel était assez raide, mais la conception intuitive de Workday a permis d'accélérer son adoption. Le gain de temps réalisé nous permet de nous concentrer davantage sur la prestation de services.
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Une meilleure transparence a réduit les heures supplémentaires de 30 %
Les salariés polyvalents sont ceux qui utilisent le plus Workday Time Tracking, preuve que cette solution a amélioré la transparence au sein de Duet. Le processus d'approbation des demandes de congés constitue un bon exemple. Les salariés qui posaient des congés reprochaient parfois un certain favoritisme lorsque quelqu'un d'autre obtenait ces mêmes jours et pas eux. « Mais maintenant, les demandes sont approuvées en fonction de l'ordre d'arrivée, et Workday les horodate, éliminant ainsi ce problème. À vrai dire, les demandes de congés en ligne ont contribué à l'adoption de Workday par de nombreux collaborateurs, poursuit Sarah Graham. Nous pouvons également analyser les heures supplémentaires avec Workday, ce qui nous a permis de les réduire de près de 30 %. »
L'accès à distance à Workday, un système Cloud, a grandement facilité les opérations de Duet lorsque la pandémie a frappé en 2020. « Nous avons fermé tous nos services de jour et nos bureaux du printemps à la mi-été, raconte Sarah Graham. Avec nos anciens systèmes, nous aurions dû arrêter notre activité. Mais grâce à Workday, en particulier son libre-service, nous n'avons rien raté. » « Les fonctionnalités de Workday Grants Management se sont également avérées bénéfiques », précise Sarah Graham. L'une des organisations à but non lucratif affiliées à Duet rémunère de nombreux salariés au moyen de subventions. « Désormais, il est possible de lier chaque heure de travail à une subvention spécifique en utilisant Workday, explique-t-elle. Cela aurait été impossible auparavant. »
Nous pouvons également analyser les heures supplémentaires avec Workday, ce qui nous a permis de les réduire de près de 30 %.
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