Broward College améliore sa flexibilité pour favoriser la croissance et la réussite des étudiants

En passant de 40 systèmes complexes à une seule plateforme agile, Broward College obtient la flexibilité requise pour s'adapter au changement et la visibilité nécessaire à la prise de décisions pertinentes.

La vocation de Broward College est de fournir à ses 68 000 étudiants les moyens d'atteindre leurs objectifs de formation et de carrière. « Les étudiants peuvent accéder à leur parcours éducatif, où qu'ils soient », déclare J. David Armstrong, President de l'établissement.

Mais l'engagement de Broward College en matière d'accès ne s'arrête pas à ses élèves. Depuis le déploiement de Workday, le personnel administratif dispose de tous les outils et données indispensables à un fonctionnement plus stratégique. Ainsi, l'établissement a pu consacrer davantage de ressources à son objectif le plus important, la réussite des étudiants.

Workday nous aide à mobiliser nos ressources en faveur des étudiants et de leur réussite, plutôt qu'en faveur des technologies.

Executive Director for HR

Une façon plus efficace d'évoluer et de s'adapter

« Nous sommes une institution très académique et axée sur les étudiants, déclare J. David Armstrong. Mais fondamentalement, nous gérons des personnes. Nous rencontrons des problèmes RH, comme tout le monde. Avant Workday, nous utilisions un ancien système ERP conçu avec un certain nombre d'autres établissements. Or, nous savions depuis un certain temps que nous avions besoin d'un système plus efficace. »

Auparavant, l'établissement utilisait plus de 40 logiciels différents. L'ancien système était si difficile à utiliser que J. David Armstrong estime que seul un tiers des collaborateurs pouvait l'utiliser.

« Le système a été créé à la fin des années 1980 et au début des années 1990 », selon le docteur Denese Edsall, Executive Director for Human Resources and Equity. « Il était très transactionnel, et il était difficile de créer des rapports ou d'extraire des données pour prendre des décisions de gestion. » Broward College a réalisé qu'il devait prendre un virage pour soutenir sa croissance rapide.

L'établissement s'est mis à la recherche d'un nouveau produit Cloud qui offrirait la souplesse nécessaire pour s'adapter aux changements futurs, faciliterait le partage des informations et favoriserait la mobilité, soit un accès optimal, pour la réalisation de transactions à partir de n'importe quel appareil. Workday a été la réponse.

Le service informatique était particulièrement intéressé par un système proposant flexibilité et adaptabilité. « Nous recherchions une solution réellement configurable et sur laquelle nous pouvions garder le contrôle sans avoir à procéder à de nombreuses personnalisations », explique Patti Barney, Vice President of Information Technology de l'établissement. Lorsqu'elle s'est intéressée à Workday, elle a été impressionnée par les analyses intégrées et les commandes.

« Les applications sont basées sur des processus de gestion. La possibilité de définir ces règles de gestion et d'être flexible était primordiale pour nous. Nous voulions un produit Cloud configurable, pour éviter d'embaucher des programmeurs ou de consacrer beaucoup de temps au codage », précise-t-elle.

« La réglementation évolue sans cesse et nous devons nous adapter. Nous devons réagir rapidement, ce qui n'était évidemment pas facile avec notre système traditionnel. Workday a changé la donne, déclare-t-elle. De plus, notre stratégie technologique nous amène à chercher des moyens de simplification en recourant à un seul fournisseur, afin de pouvoir laisser la charge de personnalisation et de développement d'applications à un tiers. »

Les données au service de la mission

L'équipe de Broward College voit de multiples avantages à pouvoir accéder à des informations sur les fonctions Finance et RH en temps réel dans une base de données unifiée.

« Workday étant un système intégré et fonctionnant en temps réel, nous pouvons saisir des données à tout moment, explique Tom Olliff, Senior Vice President of Administration de l'établissement. Nous pouvons voir où nous en étions le trimestre dernier, mais aussi où nous en sommes aujourd'hui. Nous pouvons prendre des mesures pour nous adapter en cours de route, sans avoir à attendre la fin d'une période définie. En cas de manque d'inscription ou de nombre d'inscriptions nettement plus élevé, nous pouvons procéder aux ajustements nécessaires dans l'instant. »

L'année dernière, Broward College a pu réaffecter d'importantes ressources à ses étudiants grâce aux informations obtenues avec Workday Financial Management. « Cela nous a permis d'examiner les ressources non utilisées au cours de l'année et de les consacrer à des domaines plus productifs, explique Tom Olliff. Ainsi, nous avons pu transférer près de 9 millions de dollars du pôle administratif au pôle académique l'année dernière. Ce qui nous a permis de consacrer beaucoup plus de ressources à nos initiatives en matière de réussite universitaire. »

Workday Financial Management aide également l'établissement à faire face aux budgets généralement serrés de l'État. « Les informations provenant de Workday nous ont permis de cibler spécifiquement les domaines pour lesquels nous devions réduire le budget, tout en sachant que cela n'aurait pas d'impact sur la réussite des étudiants », ajoute-t-il.

« L'important, c'est que davantage d'étudiants obtiennent leur diplôme et trouvent un emploi adapté, et que le corps enseignant consacre moins de temps à l'administration et plus de temps et de talent à l'enseignement, déclare-t-il. Broward a pour mission de changer la vie des étudiants. Nous estimons que les informations clés et les indicateurs dont nous disposons avec Workday nous permettront de mieux y parvenir. »

Le président J. David Armstrong en convient et affirme que Workday a amélioré la capacité de l'établissement à prendre des décisions stratégiques. « Je pense que le succès de toute organisation dépend en partie de l'accès à l'information à tout moment et de la pertinence des décisions de gestion. Workday sera de plus en plus puissant pour notre entreprise et ce, au plus haut niveau, car nous serons en mesure de prendre des décisions plus rapidement avec des informations plus complètes. »

Workday sera de plus en plus puissant pour notre entreprise, car nous serons en mesure de prendre des décisions plus rapidement avec des informations plus complètes.

President

Conception de Workday Student

Non seulement Broward College utilise les applications Workday pour son corps enseignant et son personnel, mais il est également un partenaire de conception de Workday Student, et collabore au développement d'un système d'information Cloud pour les étudiants, ce qui, selon J. David Armstrong, aurait dû être fait depuis longtemps. « Aucun nouveau système d'information pour les étudiants n'a vu le jour depuis plus de 15 ans. Comme vous pouvez l'imaginer, les systèmes traditionnels ne permettent pas de satisfaire les besoins actuels de nos étudiants », souligne-t-il.

« Je ne connais personne d'autre qui conçoive un tout nouveau produit susceptible de nous aider à engager, à interagir et à mieux gérer nos étudiants, mais aussi à aider ces derniers à gérer leur propre vie, notamment en planifiant leurs cours et en restant sur la bonne voie pour atteindre un objectif professionnel ou universitaire, explique-t-il. Le pays tout entier se concentre sur la manière dont nous pouvons aider davantage d'étudiants à atteindre leurs objectifs universitaires et pédagogiques. Ce système favorisera la réussite de nos élèves. »

Workday Student comprend une solution de recrutement, Workday Student Recruiting, et une solution d'admission, Workday Student Admissions, qui exploitent toutes deux les capacités mobiles de Workday. Comme le dit J. David Armstrong, « Avant Workday, notre système de recrutement était constitué de documents papier, de crayons et de feuilles de calcul Excel ». Il poursuit : « Désormais, nos recruteurs peuvent se rendre dans un lycée avec leurs appareils mobiles et utiliser les données préalablement chargées lorsqu'ils s'adressent aux étudiants. »

Accompagnement au développement et à la réussite des étudiants

Denese Edsall a été impressionné par la façon dont Workday a aidé l'établissement à gérer sa croissance. « Même si notre université est en pleine expansion, nous n'avons pas embauché davantage de professionnels des RH. Je remercie Workday pour cela, car je pense que si nous étions restés avec l'ancien système, j'aurais réclamé plus de salariés à l'heure actuelle. Nous n'aurions pas été en mesure de gérer la charge de travail », dit-elle.

« Lorsque nous avons initié le déploiement de Workday, nous étions convaincus que si nous pouvions soulager les campus d'une partie de leurs responsabilités, à savoir le recrutement, les déplacements et les demandes d'achat, ils pourraient se concentrer davantage sur la réussite des étudiants, qui est la raison d'être de Broward College. Et cela s'est avéré être le cas », poursuit-elle.

« Nous avons pu faire progresser notre entreprise de 15 ans par rapport à sa situation initiale en matière de reporting et d'indicateurs pour guider les décisions. Voilà ce qui ressort de notre expérience avec Workday. »

Le président J. David Armstrong partage cet avis. « Nous pensons que Workday, en particulier Workday Student, va nous aider à atteindre davantage d'étudiants et à les mettre sur la voie d'un parcours professionnel brillant. Mais plus important encore, cette solution facilitera l'accès des habitants des communautés de toute l'Amérique à un enseignement secondaire ou supérieur susceptible de déboucher sur une carrière réussie. »

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