Après sa création en 2003, BNB est rapidement devenue une ETI. Il s'agit aujourd'hui d'une importante entreprise de consulting technologique qui possède des filiales en Argentine, en Italie, au Mexique, en Espagne, en Suisse et au Royaume-Uni. Au fil des années toutefois, la demande croissante pour ses solutions a affecté son agilité, sa capacité à prendre des décisions et la qualité de l'expérience client.
À mesure que BNB s'est développé et implanté dans de nouvelles zones géographiques, les systèmes Finance et RH de l'entreprise, déconnectés les uns des autres, ont en effet rendu de plus en plus complexes le suivi des performances, l'implication d'un nombre croissant de collaborateurs et les transformations nécessaires pour suivre le rythme du changement imposé par les clients.
Le catalyseur du changement
La nécessité de transformer la gestion de projets a été le principal moteur du changement. Face à l'augmentation du nombre de clients et de consultants en services aux entreprises, BNB avait besoin d'une vision plus riche et précise dans des domaines tels que la gestion de projets et des ressources, le suivi des temps et des dépenses, sans oublier l'analytics.
« Nous nous appuyions sur des systèmes manuels distincts pour suivre les contrats facturables aux clients et avions très peu de visibilité opérationnelle sur chaque contrat », explique Javier Delgado, Managing Partner chez BNB. « Il était parfois difficile d'allouer des ressources à un projet client ou de déterminer la marge sur un projet, et les estimations étaient établies manuellement, ce qui pouvait entraîner des erreurs. En cas de litige concernant le nombre d'heures de travail d'un consultant sur un contrat, par exemple, nous n'avions aucun moyen de valider le temps réel et cela entraînait inévitablement une perte de revenus. »
Mais cela ne s'arrête pas là, car la planification des fonctions Finance et RH s'effectuait aussi manuellement à l'aide de feuilles de calcul, tandis que la collecte des données à partir de différents systèmes pour le reporting nécessitait beaucoup de temps et de ressources. En outre, les questions relatives à la qualité des données créaient souvent des retards dans l'élaboration de budgets, la planification et les prévisions.
« Il n'y a pas de place pour l'autosatisfaction dans le contexte actuel où tout évolue très rapidement », explique Javier Delgado. « Afin de continuer sur notre lancée, nous avions besoin d'innover grâce à des solutions Cloud modernes pour transformer notre entreprise, devenir plus agiles, et assurer la qualité de notre service client. Un système unifié de gestion financière, RH et d'automatisation des services professionnels (PSA) permet répondre à tous ces points. »
Un seul système pour la Finance et les RH
BNB a comparé Workday à d'autres solutions et rapidement conclu que ce système offrait la vision, les fonctionnalités et la flexibilité dont l'entreprise avait besoin. « Nous n'en croyions pas nos yeux quand nous avons vu Workday. Leur système unifié pour les fonctions Finance et RH nous offre une visibilité complète sur l'ensemble de l'entreprise », confirme Javier Delgado. « Nous pouvons interagir avec tous nos collaborateurs, où qu'ils se trouvent dans le monde et quel que soit leur appareil. De plus, le système s'adapte rapidement à n'importe quelle nouveauté. Cela change tout. »
Javier Delgado explique que « le PDG et le conseil d'administration de BNB soutenaient totalement l'adoption de Workday et souhaitaient que le système soit opérationnel le plus rapidement possible ». Une fois la décision prise, l'équipe a travaillé sans relâche pour déployer Workday Financial Management, Workday Human Capital Management (HCM) et Workday Professional Services Automation (PSA) en quelques mois seulement. « Le projet s'est bien déroulé et nous avons dépensé un quart seulement du budget alloué au déploiement de Workday. Tout a été très fluide », ajoute encore Javier Delgado
BNB constate déjà les avantages d'un système unifié pour les fonctions Finance et RH. Ses professionnels des RH disposent par exemple d'un seul système pour la planification stratégique des effectifs et la gestion des talents, ce qui leur donne une visibilité totale sur le personnel de BNB. La priorité accordée au personnel de l'entreprise permet à BNB d'améliorer le recrutement, la préparation et la formation des collaborateurs. Et ces mêmes collaborateurs profitent d'une expérience utilisateur intuitive et stimulante, accessible à partir de leur appareil préféré.
Des décisions financières plus rapides et plus précises
Workday Financial Management, qui fait partie d'un seul système avec Workday HCM, fournit à BNB des informations sur les transactions, la comptabilité et les analyses, le tout au même endroit. La direction peut désormais prendre des décisions plus rapides et plus éclairées, fondées sur une vue complète de l'entreprise. « Notre mode de fonctionnement est déjà en train de changer, explique Javier Delgado. Grâce en particulier à l'analyse approfondie des transactions en temps réel, des relevés de compte et d'autres données financières, nos décisions sont plus rapides et pertinentes. »
Workday PSA a également eu un impact important sur les projets clients facturables de l'entreprise. Toutes les activités liées aux projets font désormais l'objet d'un suivi, ce qui accélère la saisie des heures et le remboursement des notes de frais. BNB dispose par ailleurs d'informations clés pour prévoir les besoins en ressources, ce qui permet d'optimiser leur utilisation et de rentabiliser les projets.
« La marge d'un projet est essentielle, mais nous ne disposions pas de ce type d'analyse auparavant. Grâce à Workday, nous voyons désormais le montant précis de marge et pouvons prendre des décisions sur la base de ces informations, explique Javier Delgado. Si la marge chute en dessous d'un certain seuil, par exemple, le chef de projet en est informé et peut prendre les mesures appropriées. De ce point de vue, il ne fait aucun doute que Workday contribue à accroître la rentabilité de BNB. »
Quant aux autres collaborateurs de BNB, ils sont tout aussi enthousiastes que Javier Delgado à propos de Workday. Ils ont gagné en autonomie et en responsabilité, tandis que les managers se sentent davantage encouragés. L'équipe dirigeante est particulièrement satisfaite et apprécie la capacité de reporting instantané et les fonctionnalités mobiles. « Le niveau de satisfaction à l'égard de Workday est très élevé ici chez BNB, conclut Javier Delgado. Et nous sommes ravis de pouvoir encore bénéficier des avantages de Workday à l'avenir. »