Comprendre les systèmes de gestion des ressources humaines.

Gestion des ressources humaines et SIRH.

La principale différence entre la gestion des ressources humaines et le SIRH réside dans leur portée. Un système SIRH sert à stocker, à organiser et à traiter les dossiers des employés, ce qui profite généralement davantage aux petites organisations. Un système de gestion des ressources humaines va plus loin en ajoutant des outils qui permettent de gérer les RH et les processus tout au long du cycle de vie des employés, ce qui convient particulièrement aux entreprises qui dépassent le stade de la simple gestion des données des employés.

Gestion des ressources humaines et gestion du capital humain.

La stratégie représente la principale différence entre la gestion des ressources humaines et la gestion du capital humain. Les systèmes de gestion des ressources humaines prennent en charge les tâches essentielles des RH et la gestion de la main-d’œuvre. La gestion du capital humain est plus complexe et relie les RH à la stratégie d’entreprise grâce à des outils d’acquisition de talents, de planification de la relève et de perfectionnement de la main-d’œuvre. Workday est un exemple de solution de gestion du capital humain.

Quelles sont les fonctionnalités essentielles d’un système de gestion des ressources humaines?

Un système de gestion des ressources humaines efficace offre des outils de paie, de planification des horaires et de suivi du rendement qui réduisent les tâches répétitives, assurent la conformité organisationnelle et produisent des rapports clairs et exploitables afin de simplifier la gestion des ressources humaines.

Gestion des données des employés.

Un système de gestion des ressources humaines agit comme une base de données des employés. Tout est regroupé au même endroit, y compris les renseignements personnels, l’historique d’emploi, les contrats et les formulaires I-9. Vous profitez ainsi de mises à jour rapides, de recherches instantanées et de dossiers organisés et faciles à consulter. Même si la gestion des ressources humaines n’offre pas toutes les fonctionnalités de gestion des talents associées à la gestion du capital humain, elle permet tout de même de suivre la formation, l’évolution et le rendement des employés afin de soutenir leur perfectionnement.

Gestion de la paie et des avantages sociaux.

Un système de gestion des ressources humaines moderne s’appuie sur les fonctionnalités d’un système de gestion de la paie autonome, telles que le contrôle des salaires et l’administration des avantages sociaux. Les intégrations permettent d’envoyer des données propres à la comptabilité sans intervention manuelle ni besoin de plusieurs plateformes. Le logiciel d’automatisation des RH intégré vous permet de synchroniser la paie et les avantages sociaux afin de réduire les erreurs, d’accélérer les approbations et de rémunérer les employés avec précision à chaque cycle.

Suivi du temps et des présences.

Un système de gestion des ressources humaines peut enregistrer les heures travaillées, les quarts de travail et les demandes de congés en temps réel afin d’éviter les conflits d’horaires et d’assurer une couverture adéquate. De nombreuses plateformes permettent aux employés d’utiliser leur appareil mobile ou leur ordinateur pour pointer alors que le système suit automatiquement les tendances liées aux présences et aux heures supplémentaires. Des alertes et des rapports vous permettent de suivre la situation en continu afin de contrôler les coûts de main-d’œuvre et d’assurer la conformité.

Portails libre-service pour les employés.

Grâce à l’accès libre-service offert par les systèmes modernes de gestion des ressources humaines, les employés peuvent gérer eux-mêmes une grande partie de leurs données et de leurs demandes. La mise à jour des renseignements personnels, la consultation des avantages sociaux et l’accès aux relevés de paie font partie des fonctionnalités courantes des plateformes de gestion des ressources humaines. Ces outils réduisent le nombre de demandes envoyées aux RH, libèrent le personnel qui peut ainsi effectuer des tâches à plus forte valeur ajoutée et permettent aux employés d’accéder plus rapidement aux renseignements dont ils ont besoin.

Outils de conformité et de production de rapports.

Remplacez une plateforme d’analyse RH cloisonnée par un système unifié de gestion des ressources humaines afin de produire, au besoin, des rapports sur la paie, les heures supplémentaires, les avantages sociaux et les données démographiques de la main-d’œuvre à des fins juridiques et d’audit. Les plateformes de gestion des ressources humaines de calibre entreprise protègent également les dossiers sensibles grâce au chiffrement et à des accès fondés sur les rôles afin d’assurer la conformité des organisations et la sécurité des données des employés.

Pourquoi investir dans un système de gestion des ressources humaines?

Un investissement dans un système de gestion des ressources humaines peut commencer à générer de la valeur quelques mois après sa mise en œuvre. Les équipes des entreprises de taille intermédiaire peuvent souvent effectuer le déploiement en quatre à six mois lorsqu’elles utilisent un programme prédéfini. Quant aux grandes entreprises, elles procèdent généralement par phases sur une plus longue période, ce qui leur permet d’obtenir rapidement un rendement du capital investi après chaque phase.

La mise en œuvre stratégique d’un système de gestion des ressources humaines peut procurer des avantages importants à l’ensemble de votre organisation, notamment une meilleure conformité et une infrastructure solide qui évolue avec l’entreprise.

Plus d’efficacité et d’automatisation.

L’automatisation et le libre-service mobile éliminent les tâches manuelles des équipes RH, ce qui peut accroître l’efficacité et la productivité de votre organisation.

Lorsque Asda a mis en œuvre Workday HCM, l’entreprise a unifié les RH pour 140 000 employés répartis dans plus de 700 établissements. Les dirigeants ont ainsi pu obtenir une visibilité plus claire et en temps réel, en plus d’afficher correctement sur les téléphones des employés les renseignements liés aux congés et à la formation. Les équipes RH ont ainsi pu consacrer plus de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée. « Après le déploiement, notre processus de recrutement est devenu entièrement intégré de bout en bout », a déclaré Loretta Smith, directrice principale de la transformation des RH. « Désormais, les candidats progressent de manière fluide dans le système, ce qui réduit le travail manuel et améliore l’efficacité globale. »

Une meilleure exactitude des données et une conformité renforcée.

Des données exactes réduisent les erreurs de paie et les risques de non-conformité. Les systèmes de gestion des ressources humaines transfèrent directement les données vers la paie, les avantages sociaux et les dossiers des employés afin de réduire les corrections manuelles et les risques qui en découlent souvent.

Lorsque Land O’Lakes a migré sa paie vers Workday, l’entreprise a atteint un taux d’exactitude supérieur à 99,9 %, tout en réduisant les corrections hors cycle et les processus de paie papier, et en renforçant sa conformité réglementaire.

Une meilleure expérience et un engagement accru des employés.

Les systèmes de gestion des ressources humaines intègrent des logiciels de gestion du rendement afin de présenter à chaque employé les tâches, applications et mises à jour les plus pertinentes. Ils personnalisent l’intégration et le perfectionnement professionnel, ce qui peut favoriser un engagement accru et des résultats de formation plus uniformes pour les gestionnaires et les équipes.

Après avoir intégré Workday à ses processus, Sun Life a amélioré sa gestion des connaissances et sa capacité à adapter le perfectionnement professionnel à chaque employé. L’entreprise a ainsi accru l’engagement et la productivité de ses employés à l’échelle de l’organisation.

Une infrastructure évolutive pour les équipes en croissance.

Les systèmes déconnectés atteignent souvent leurs limites lorsque les effectifs augmentent, mais les plateformes unifiées sont conçues pour soutenir la croissance. Un système intégré utilise un seul modèle de données, ce qui permet d’ajouter des personnes et des lieux sans travail supplémentaire.

Lorsque Opteon a utilisé Workday pour harmoniser 31 entreprises acquises au sein d’un seul modèle opérationnel, l’entreprise a connecté l’ensemble de ses données, technologies et processus afin d’aligner ses stratégies commerciales. « Plus nos technologies et nos données sont connectées et intégrées, plus nous aurons de chances de réussir », explique James Harkness, directeur de la stratégie et des finances chez Opteon.

Foire aux questions.

Quelles fonctionnalités rechercher dans un système de gestion des ressources humaines?

Les systèmes de gestion des ressources humaines comprennent généralement les fonctionnalités essentielles pour la plupart des entreprises, notamment la gestion de la paie et des avantages sociaux, ainsi que le suivi du temps et des présences. Les fonctionnalités de conformité et de création de rapports, de même que les outils sécurisés de gestion des données des employés, sont également indispensables. Sans être toujours essentielles, les fonctionnalités libre-service accessibles sur appareil mobile peuvent réduire la charge administrative des RH et améliorer la satisfaction des employés.

Combien coûte la mise en œuvre d’un système de gestion des ressources humaines?

Le coût d’un système de gestion des ressources humaines dépend généralement de la taille de l’entreprise et de ses besoins. Les petites entreprises paient souvent des frais mensuels par employé, tandis que les grandes organisations peuvent débourser des centaines de milliers de dollars par année pour obtenir davantage de fonctionnalités. En plus du coût de l’abonnement, il faut aussi prévoir les coûts en temps et en argent liés à la configuration, à la formation et à la migration des données.

Quel logiciel de RH convient le mieux aux équipes à distance?

Les équipes à distance ont besoin de systèmes accessibles partout, c’est pourquoi de nombreuses organisations axées sur le télétravail privilégient les logiciels infonuagiques. Les employés peuvent se connecter de partout avec leur ordinateur portable ou leur appareil mobile et accéder à leur compte pour demander des congés, mettre à jour leurs renseignements ou consulter leur paie à domicile ou en déplacement.

Quels sont les avantages de l’automatisation des processus RH?

L’automatisation peut simplifier pratiquement tout pour les équipes des RH. Les outils automatisés accélèrent les tâches courantes comme la paie et l’approbation des congés, ce qui réduit le travail manuel des équipes RH. De plus, les employés bénéficient d’une rémunération exacte et de réponses rapides. Les organisations peuvent réinvestir le temps gagné grâce à l’automatisation dans des initiatives stratégiques visant à soutenir leur croissance.

Quelle est la différence entre les systèmes de gestion des ressources humaines, d’information sur les ressources humaines et HCM?

Les systèmes de GRH, les SIRH et les systèmes HCM n’ont pas la même portée. Le SIRH est la solution la plus limitée et sert principalement au stockage et à l’organisation des données des employés. Le système HRM reprend les fonctionnalités d’un SIRH, mais y ajoute des processus comme la paie, la planification et la gestion de base des talents. La solution HCM s’étend à ces deux domaines grâce à des fonctionnalités axées sur la stratégie, telles que l’apprentissage et le perfectionnement et la planification des effectifs.

Quelles sont les fonctionnalités de conformité essentielles dans les systèmes RH ?

Les meilleurs systèmes RH offrent un stockage sécurisé, des journaux d’audit et des rapports fiables pour se conformer aux réglementations et aux audits. Les systèmes devraient également repérer automatiquement les problèmes potentiels, comme l’expiration de certifications ou un nombre excessif d’heures supplémentaires, afin d’intervenir avant qu’ils ne s’aggravent. Si votre entreprise opère sur plusieurs sites, recherchez un système de gestion des ressources humaines qui synchronise ses processus avec l’évolution de la législation du travail et de la fiscalité.