Qu’est-ce qu’un SIRH? Comment l’informatique et les ressources humaines évoluent ensemble.
Plus que jamais, les entreprises qui réussissent sont celles où les RH et les TI travaillent de concert. Un système d’information sur les ressources humaines, ou SIRH, est l’outil idéal pour synchroniser ces services.
Dans le nouveau monde du travail, les données sont essentielles. Que vous vous intéressiez à la gestion du capital humain, à la gestion des performances ou à l’expérience d’emploi, les données sur les effectifs sont devenues un facteur décisif pour déterminer la réussite des résultats de l’organisation. C’est pourquoi il est de plus en plus important pour les entreprises de trouver le bon système d’information sur les ressources humaines (SIRH).
Selon cette enquête menée par Human Resource Executive auprès de 500 spécialistes des ressources humaines, 44 % des personnes interrogées pensent que la technologie la plus importante qu’elles utilisent en matière de ressources humaines est leur SIRH. Le SIRH dépasse les technologies RH de base, telles que la paie, le temps et les présences, qui représentent 42 %. Mais qu’est-ce qu’un SIRH et pourquoi les solutions RH sont-elles si importantes pour les entreprises aujourd’hui?
Qu’est-ce qu’un système d’information sur les ressources humaines?
Un système d’information sur les ressources humaines sert principalement de base de données centrale pour de nombreuses responsabilités administratives en matière de ressources humaines, telles que la gestion des absences, l’administration des avantages sociaux et la gestion des rémunérations. Un SIRH intègre diverses fonctions RH dans un système unique conçu pour collecter facilement les données et les partager entre les services.
Dans certains cas, le SIRH est appelé « système SIRH ». Tout comme l’expression « distributeur automatique de billets » (ATM signifie automated teller machine), l’expression « système SIRH » est redondante. Toutefois, il permet de clarifier la signification de l’acronyme, en particulier lorsqu'il s’agit de plusieurs SIRH.
Quels sont les exemples de SIRH?
Le choix d’un SIRH adapté à votre organisation peut s’avérer complexe. En fait, le « Software Path 2022 HRIS Report » a révélé qu’en moyenne, les entreprises consacrent jusqu’à 15 semaines au choix d’un SIRH. Même avec une bonne communication sur le lieu de travail, il peut être difficile de prendre des décisions importantes en matière de logiciels de manière précise et efficace.
Il est important de connaître les besoins de l’entreprise auxquels votre SIRH est censé répondre. Par ailleurs, vous devez vous assurer que vos équipes RH et informatique travaillent de concert pour prendre cette décision. Voici quelques exemples des fonctions qu’un SIRH peut remplir.
SIRH opérationnel : un SIRH opérationnel rassemble les données fondamentales des ressources humaines, telles que les données démographiques des effectifs, les mesures d’évaluation et les détails des postes. Il permet de réduire le temps consacré aux tâches routinières des RH tout en donnant aux gestionnaires les moyens d’embaucher, d’évaluer et de promouvoir les membres de leur équipe avec plus d’assurance.
SIRH stratégique : un SIRH stratégique fournit principalement un contrôle sur les ressources en main-d’œuvre afin de soutenir la planification et la stratégie en matière de main-d’œuvre. Ce contrôle inclut des données telles que la main-d’œuvre disponible, les compétences et la possibilité de comparer ces informations sur les effectifs avec les objectifs à long terme de l’entreprise, ce qui permet aux entreprises de se développer ou de se transformer en toute confiance.
SIRH tactique : Un SIRH tactique informe les décisionnaires sur la manière la plus efficace d’allouer les ressources et le budget. En comparant les données des concurrents, les plans de rémunération existants et les exigences légales locales, les responsables des ressources humaines peuvent plus facilement prendre des décisions à un niveau macroéconomique.
SIRH complet : chaque SIRH ci-dessus a un objectif spécifique, mais un SIRH complet simplifie ces fonctions en un seul système. Les entreprises préfèrent une plateforme SIRH tout-en-un, dont le coût financier est justifié par le gain de temps.
Un SIRH intègre diverses fonctions RH dans un système unique conçu pour collecter facilement les données et les partager entre les services.
Quelle est la différence entre un SIRH, un SGCH et un SGRH?
Selon le livre numérique de Productiv intitulé The State of SaaS Sprawl, l’entreprise moyenne utilise aujourd'hui 254 applications SaaS, ce chiffre passant à 364 pour les grandes entreprises. Comprendre les distinctions entre les différentes solutions RH peut permettre à votre entreprise d’économiser du temps et de l’argent. En outre, il permet de s’assurer que les fonctionnalités de vos solutions existantes ne se chevauchent pas.
Les termes « SIRH », « système de gestion des ressources humaines » (SGRH) et « système de gestion du capital humain » (SGCH) désignant tous des logiciels RH, ils sont souvent utilisés de manière interchangeable. Le système de gestion du capital humain peut également faire référence à la catégorie des technologies des RH de manière plus générale. Cependant, les capacités de chaque système RH varient :
SIRH : un SIRH collecte et stocke les données relatives aux effectifs. Il compile des informations sur les fonctionnalités démographiques du personnel, leur statut professionnel, leurs coordonnées, leur rémunération et d’autres domaines.
SGRH : un SIRH développe les outils de gestion des données d’un SIRH pour inclure une gamme plus large de logiciels et d’utilitaires. Le terme est apparu au début du XXIe siècle pour décrire des suites logicielles de RH prenant en charge la paie, le suivi des candidatures, les avantages sociaux et la gestion des talents.
Système de gestion du capital humain : un système de gestion du capital humain englobe les fonctionnalités d’un SIRH et d'un système de gestion du capital humain tout en prenant en charge un éventail plus large de fonctions des RH, notamment l’expérience d’emploi et les analyses. La gestion du capital humain, en général, se réfère largement aux suites RH conçues avec l’informatique en nuage au cœur, ce qui garantit qu'elles restent adaptables.
Malgré les distinctions exposées ci-dessus, les termes « SIRH », « SGRH » et « SGCH » sont encore utilisés de manière incohérente, ce qui peut rendre l’évaluation des solutions RH difficile. Chez Workday, nous utilisons le terme « gestion du capital humain » pour décrire notre suite RH principale qui englobe la gestion des ressources humaines, l'expérience d’emploi, la gestion de la main-d’œuvre, etc.
Les six composantes des systèmes d’information sur les ressources humaines.
Le livre blanc 2022-2023 HR Systems Survey de Sapient Insights Group a révélé une augmentation de 12 % des résultats commerciaux positifs lorsqu’une entreprise dispose d’une stratégie en matière de systèmes de ressources humaines par rapport à l'absence d'une telle stratégie. Un élément essentiel de cette stratégie consiste à comprendre chaque solution utilisée par vos équipes RH et informatique. Voici les six composants que toutes les plateformes SIRH devraient posséder.
1. Gestion de bases de données.
La fonction principale du logiciel SIRH est de servir de base de données centrale pour les données du personnel. Le SIRH que vous avez choisi doit permettre à votre équipe de saisir, de gérer et de partager facilement les informations relatives aux ressources humaines. De même, un SIRH robuste doit permettre aux spécialistes des ressources humaines d’accéder rapidement à des analyses pour prendre des décisions cruciales pour l’entreprise.
Mais c’est une erreur de considérer votre SIRH comme un coffre-fort auquel seuls les spécialistes des ressources humaines et de l’informatique ont accès. Il doit être aussi facile pour une personne employée d’accéder à ses propres données que pour les ressources humaines. En permettant aux effectifs d’accéder à votre SIRH, vous augmentez non seulement le nombre d’agences, mais aussi la confiance et réduisez le risque d’épuisement professionnel.
2. Planification des horaires et optimisation du travail.
Toute initiative d’optimisation de la main-d’œuvre doit d’abord prendre en compte la ressource la plus précieuse dont dispose une entreprise : le temps du personnel. Vous ne pouvez pas augmenter la productivité sans d’abord savoir sur quels projets vos effectifs travaillent et à quel moment. Un logiciel simple de pointage qui se connecte à votre SIRH favorise l’établissement de feuilles de temps précises et une planification efficace.
Un SIRH permet aussi aux responsables de contrôler facilement la présence des personnes employées dans les différentes fonctions. Les outils de gestion des ressources humaines étant directement connectés à d’autres fonctions RH telles que la paie, les actions des gestionnaires sont automatiquement transférées vers d’autres bases de données. Par exemple, les demandes de congé sont immédiatement répercutées sur le salaire des effectifs.
3. Gestion de la paie et de la main-d’œuvre.
La gestion de la paie et de la main-d’œuvre a toujours été l’un des aspects les plus chronophages de la charge de travail d’un service des ressources humaines. Toutefois, un SIRH réduit considérablement le temps nécessaire à la gestion de la rémunération des personnes employées, en automatisant les processus RH et en reflétant automatiquement les changements apportés par les ajustements des salaires ou des codes fiscaux.
Les logiciels de paie intelligents peuvent aussi fournir des analyses et des informations qui ne seraient pas disponibles autrement. Les entreprises peuvent identifier l’impact des changements de rémunération, en tenant compte de la satisfaction des effectifs et de l’évolution du marché. Prévoir les résultats des décisions financières est primordial dans le paysage économique actuel en constante évolution.
4. Acquisition et conservation des talents.
La gestion des talents est l’un des plus grands défis auxquels sont confrontées les entreprises. Un récent rapport de Workday a révélé que 27 % des membres du personnel risquaient de quitter leur emploi. Pour réduire ce pourcentage, il est important que les entreprises disposent des bons outils pour l’acquisition et la conservation des talents.
Un SIRH facilite l’embauche en permettant aux entreprises de trouver les bonnes personnes pour les bons postes. Il contribue également à promouvoir une expérience d’intégration plus forte, en assurant une cohérence générale en termes de formation tout en s’adaptant aux besoins individuels des effectifs.
5. Interface du personnel.
Lorsque nous parlons de l’avenir des ressources humaines, nous évoquons souvent le libre-service pour les gestionnaires et le personnel. L’avantage d’un SIRH est qu’il simplifie les demandes de ressources humaines en une seule plateforme. Les effectifs peuvent utiliser une solution unique pour consulter les informations concernant leur fonction, effectuer un suivi de base du temps et des dépenses et mettre à jour leurs informations personnelles. Le SIRH est donc un élément essentiel de la prestation de services modernes en matière de ressources humaines.
Lorsqu’il s’agit de choisir l’outil RH le mieux adapté à votre entreprise, il convient d’évaluer la convivialité de l’interface. Les membres du personnel s’attendent de plus en plus à ce que les technologies utilisées sur le lieu de travail soient aussi sophistiquées que leurs appareils intelligents personnels. Fournir une interface conviviale pour votre solution d’information RH peut être un moyen rapide de rehausser l’engagement.
6. Gestion des avantages sociaux.
L’un des changements les plus spectaculaires de l’expérience d’emploi au cours de la dernière décennie concerne les attentes des effectifs, en particulier en matière d’avantages sociaux. Alors qu’auparavant, les personnes employées ne négociaient que leur salaire et leurs congés payés, aujourd'hui, les options sont bien plus nombreuses. Les avantages peuvent aller d’une collation à des journées de bénévolat, en passant par des soins de santé privés.
Avec un SIRH, vous bénéficiez d’une visibilité totale sur chacun de ces avantages, y compris sur le personnel qui a choisi d’y adhérer. Le SIRH lui-même peut également constituer une valeur ajoutée pour les effectifs. Un membre du personnel doit pouvoir consulter son dossier de rémunération avec la même facilité qu’il demande des congés.
L’un des plus grands défis auxquels sont confrontées les entreprises est la gestion des talents. Un récent rapport de Workday a révélé que 27 % des personnes employées risquaient de quitter leur emploi.
Quel est l’avenir des systèmes d'information RH?
Lorsque nous envisageons l’avenir des SIRH, nous devons le faire dans un cadre de collaboration. Les entreprises qui confient les décisions relatives aux logiciels aux services informatiques ou aux ressources humaines auront du mal à obtenir l’adhésion de l’ensemble de la direction. Pire encore, elles n’auront pas de stratégie cohérente à long terme pour leurs systèmes et solutions RH.
Les entreprises se tournent vers les responsables des ressources humaines pour éclairer leurs décisions en matière de main-d’œuvre, et les rôles des RH évoluent pour devenir plus stratégiques. Cependant, le livre blanc de Sapient Insights Group sur l’enquête 2022-2023 sur les systèmes RH a constaté une baisse de 33 % des personnes interrogées ayant plus de 10 ans d’expérience dans le domaine des technologies RH. Il est essentiel d’éviter toute nouvelle rotation, en particulier du personnel expérimenté.
Pour réussir, les entreprises doivent investir dans leur personnel. Votre SIRH doit être en mesure de fournir des données et des analyses en temps réel pour éclairer les décisions de l’entreprise. Mais sans les bons stratèges en place, ces analyses n'ont aucune valeur. Ce n’est qu'en responsabilisant vos collaborateurs et vos collaboratrices que vous vous assurerez d’exploiter la véritable valeur de vos solutions RH.