Nociones básicas sobre sistemas HRM

HRM frente a HRIS

La principal diferencia entre HRM y HRIS radica en el ámbito de aplicación. Un sistema HRIS almacena, organiza y procesa los registros de los empleados, algo que suele beneficiar más a las empresas pequeñas. Un sistema HRM se basa en eso y añade herramientas para gestionar personas y procesos a lo largo del ciclo de vida del empleado, algo ideal para empresas que quieren algo más que la gestión básica de los datos de los empleados.

HRM frente a HCM

La estrategia es la principal diferencia entre HRM y HCM. Los sistemas HRM se encargan de las tareas del Core de RRHH y la administración de la fuerza laboral. Los HCM son más complejos, ya que vinculan RRHH con la estrategia empresarial mediante herramientas para la selección de talento, la planificación de la sucesión y el desarrollo de la fuerza laboral. Workday es un ejemplo de solución HCM.

¿Cuáles son las principales funcionalidades de un sistema HRM?

Un sistema HRM sólido proporciona herramientas de nómina, calendario y desempeño de una manera que elimina el trabajo innecesario; garantiza el cumplimiento normativo en la empresa; y genera informes claros y útiles para que RRHH funcione mejor.

Gestión de datos de empleados

Un sistema HRM funciona como una base de datos de empleados. Toda la información se encuentra en un mismo lugar, incluidos datos personales, historiales de puestos, contratos y formularios I-9. Las actualizaciones son rápidas, las búsquedas instantáneas y los registros están bien organizados y optimizados. Aunque carece de las funciones exhaustivas de gestión del talento de HCM, HRM es capaz de hacer el seguimiento de la formación, la progresión y el desempeño de los empleados, para apoyarlos en su desarrollo.

Gestión de nóminas y beneficios

Un sistema HRM moderno se basa en las funcionalidades de un sistema independiente de gestión de nómina, como la supervisión de salarios y la gestión de beneficios. Las integraciones envían datos limpios a la función de contabilidad, sin necesidad de intervenciones manuales ni uso de múltiples plataformas. El software de automatización de RRHH integrado permite sincronizar entre sí la nómina y los beneficios para reducir errores, agilizar las aprobaciones y pagar a los empleados con precisión en cada ciclo.

Seguimiento de tiempo y asistencia

Un sistema HRM puede registrar las horas trabajadas, los turnos y las solicitudes de vacaciones o permisos en tiempo real, para evitar conflictos de calendarios y garantizar una cobertura adecuada. Muchas plataformas permiten a los empleados fichar desde sus dispositivos móviles u ordenadores portátiles, mientras que el sistema de back-end realiza un seguimiento automático de los patrones de asistencia y las horas extra. Las alertas y los informes mantienen al tanto a la empresa en todo momento, para controlar los costes de mano de obra y garantizar el cumplimiento normativo.

Portales de autoservicio para empleados

Los empleados pueden gestionar gran parte de sus propios datos y solicitudes con modernos sistemas de gestión de RRHH que permiten el autoservicio. En las plataformas de HRM son comunes las funciones de actualización de datos personales, consulta de beneficios y visualización de nóminas. Estas herramientas reducen el número de consultas a RRHH, liberan al personal para hacer trabajo de mayor valor y proporcionan a los empleados un acceso más rápido a la información que necesitan.

Herramientas de cumplimiento normativo e informes

Sustituya una plataforma de analytics de RRHH inconexa por un sistema HRM unificado para generar informes de nómina, horas extra, beneficios y datos demográficos de la fuerza laboral siempre que sean necesarios para fines legales y de auditoría. Las plataformas HRM también protegen los registros confidenciales mediante cifrado y acceso basado en roles, para garantizar el cumplimiento normativo de las empresas y la seguridad de los datos de los empleados.

¿Por qué invertir en un sistema HRM?

Una inversión en HRM puede empezar a generar valor a los pocos meses de la implementación. La puesta en marcha en empresas medianas suele tardar de cuatro a seis meses cuando los equipos utilizan un programa predefinido. Las empresas grandes generalmente implementan el sistema por fases durante un periodo más largo, pero pueden conseguir un ROI rápido al final de cada fase.

La implementación estratégica de su sistema HRM puede generar beneficios significativos generalizados, como un mayor cumplimiento normativo y una infraestructura sólida que crece con la empresa.

Mayor eficacia y automatización

La automatización y el autoservicio móvil eliminan el trabajo manual de los equipos de RRHH, lo que puede aumentar la eficiencia y la productividad en toda la empresa.

Cuando la cadena de supermercados Asda implementó Workday HCM, unificó la función de RRHH para 140 000 empleados en más de 700 ubicaciones. Eso ayudó a proporcionar a los líderes una visibilidad más clara, en tiempo real, y permitió mostrar correctamente la información sobre formación y vacaciones y permisos en los móviles de los empleados. De ese modo, el departamento de RRHH cuenta con más tiempo para centrarse en trabajo de mayor valor. "Tras la puesta en marcha, nuestro proceso de reclutamiento se convirtió en un proceso integral", afirmó Loretta Smith, Senior Director, HR Transformation. "Ahora los candidatos utilizan el sistema sin complicaciones, lo que reduce el trabajo manual y mejora la eficiencia en general".

Mayor precisión y cumplimiento normativo de los datos

Los datos precisos reducen los errores en la nómina y disminuyen el riesgo en materia de cumplimiento normativo. Los sistemas HRM conectan los datos directamente a la información de nómina, beneficios y datos de los empleados, lo que permite reducir las correcciones manuales y el riesgo que suelen conllevar.

Cuando Land O'Lakes migró su nómina a Workday, logró aumentar la precisión por encima del 99,9 % y reducir las correcciones fuera de ciclo y la utilización de papel para las nóminas. También se reforzó el cumplimiento normativo.

Mejor experiencia e implicación del empleado

Los sistemas HRM integran software de gestión del desempeño para ofrecer a cada empleado las tareas, aplicaciones y actualizaciones adecuadas. Personalizan la incorporación y el desarrollo, lo que puede conllevar una mayor implicación y resultados de formación más coherentes para mánagers y equipos.

Tras la implementación de Workday en los procesos de Sun Life, la empresa mejoró su gestión de los conocimientos y su capacidad para adaptar el desarrollo profesional a cada empleado. Como consecuencia, aumentaron la implicación y la productividad de los empleados en toda la empresa.

Infraestructura escalable para equipos en crecimiento.

Los sistemas inconexos suelen experimentar problemas cuando aumenta el headcount, pero las plataformas unificadas están diseñadas para gestionar el crecimiento. Un sistema integrado utiliza un único modelo de datos, por lo que puede añadir personas y ubicaciones sin necesidad de repetir trabajo ya realizado.

Cuando Opteon utilizó Workday para armonizar en un único modelo operativo 31 empresas adquiridas, conectó todos los datos, la tecnología y los procesos para alinear las estrategias en toda la empresa resultante. "Cuanto más conectada e integrada esté nuestra tecnología, y más datos haya a nuestra disposición, más posibilidades de éxito tendremos", afirmó James Harkness, Chief Strategy and Finance Officer de Opteon.

Preguntas más frecuentes

¿Qué características debo buscar en un sistema de gestión de recursos humanos?

Los sistemas HRM suelen incluir funciones imprescindibles para la mayoría de las empresas, como la gestión de nómina y beneficios, y el control de horarios y asistencia. Las funciones de cumplimiento normativo y de informes, así como las herramientas seguras de gestión de datos de los empleados, también son necesarias. Si bien no siempre es crucial, un sistema que ofrece herramientas de autoservicio para el empleado con acceso móvil puede reducir la carga administrativa de RRHH y aumentar la satisfacción de los empleados.

¿Cuánto cuesta implementar un sistema de gestión de RRHH?

El coste de un sistema HRM generalmente depende del tamaño de la empresa y de sus necesidades. Las empresas pequeñas suelen pagar una cuota mensual por empleado, mientras que las grandes pueden llegar a pagar cifras de seis dígitos al año por más funcionalidades. Además del coste de suscripción, se deben presupuestar el tiempo y el coste monetario relacionados con la instalación y configuración, la formación del personal y la migración de datos.

¿Qué software de RRHH es más adecuado para equipos remotos?

Los equipos remotos necesitan sistemas que funcionen en cualquier lugar, por eso muchas empresas en las que predomina el trabajo remoto priorizan el software en entornos cloud. Los empleados pueden conectarse desde cualquier lugar utilizando sus ordenadores portátiles o dispositivos móviles, y acceder a sus propias cuentas para solicitar vacaciones y permisos, actualizar sus datos o consultar su salario desde casa o mientras viajan.

¿Cuáles son las ventajas de los procesos de RRHH automatizados?

La automatización puede simplificar prácticamente todo para los equipos de RRHH. Las herramientas automatizadas agilizan las tareas rutinarias, como las de nómina y aprobación de permisos, reduciendo así el trabajo manual de RRHH. Además, los empleados reciben remuneraciones precisas y respuestas rápidas. Las empresas pueden reinvertir el tiempo ahorrado gracias a las herramientas automatizadas en la elaboración de estrategias de soporte para el crecimiento.

¿Cuál es la diferencia entre HRM, HRIS y HCM?

HRM, HRIS y HCM tienen ámbitos diferentes. HRIS es el sistema más específico y se centra principalmente en el almacenamiento y la organización de los datos de los empleados. HRM ofrece funciones disponibles en HRIS, pero además añade procesos como los de nómina, planificación y gestión básica del talento. HCM va más allá que esos dos sistemas, con funciones centradas en la estrategia, como el aprendizaje, el desarrollo y la planificación de la fuerza laboral.

¿Qué funcionalidades de cumplimiento normativo son esenciales en los sistemas de RRHH?

Los mejores sistemas de RRHH ofrecen almacenamiento seguro, registros de auditoría e informes fiables para cumplir con las normativas y los requisitos de auditoría. Los sistemas también deberían buscar e identificar automáticamente problemas como certificaciones a punto de caducar o exceso de horas extra, para permitir actuar antes de que se agraven. Si su empresa opera en varias ubicaciones, busque un sistema de RRHH que sincronice los procesos con los cambios en las leyes laborales y fiscales.