La antigua plataforma on-premise de Land O’Lakes hacía que el proceso de nómina fuese extremadamente complicado. Todo el papeleo relacionado con las nuevas contrataciones y las rescisiones de contratos se realizaba de forma manual, y el cumplimiento normativo era también un punto crítico.
Por ejemplo, el equipo de nóminas tenía que presentar en papel todos los datos de los formularios W4 y los ingresos directos, así como la información sobre cualquier bonus o retenciones. Procesar manualmente las auditorías de cumplimiento normativo requería demasiado tiempo y podía dar lugar a errores.
Antes de Workday, registrábamos manualmente en papel los formularios W4, la información sobre los ingresos directos y los bonus.
Payroll and Compliance Manager
Una plataforma de gestión de nóminas internacional con un buen soporte
Land O’Lakes, una empresa internacional que opera en 50 países, consideró que el sistema basado en tecnología cloud Workday Human Capital Management y su módulo Workday Payroll Management eran los sucesores perfectos para su sistema de nómina on-premise obsoleto. Esta nueva alternativa acababa con todas las operaciones manuales, ya fuera automatizándolas (especialmente en el caso de las auditorías) o trasladándolas a un portal de autoservicio para el empleado. La introducción de la información relacionada con los formularios W4 y los ingresos directos es un ejemplo de esto último. Los mánagers, por su parte, usan el portal para pagar los bonus a los empleados.
La nueva plataforma de gestión de nóminas de Workday informa continuamente sobre la actualización de las normativas para garantizar que la empresa cumple con ellas en todo el mundo. La comunidad Workday, una organización formada por otros usuarios de Workday, llamó especialmente la atención de Land O’Lakes, ya que ofrece tanto una sólida red de experiencia y conocimientos como una fuente importante de formación y soporte. Como participante activo de esta comunidad, Land O’Lakes puede aprender a sacar el máximo partido de su nueva plataforma gracias a otras personas.
Optimización del proceso de nómina.
Con Workday Payroll, el equipo de gestión de nóminas de Land O’Lakes podía automatizar los procesos para eliminar todos los cálculos manuales y ahorrar tiempo. "Antes, el cierre de ejercicio era una pesadilla, pero, con Workday, se ha convertido en un acontecimiento sin mayor relevancia", afirma John Gardner, Payroll and Compliance Manager.
De hecho, su equipo ha multiplicado la precisión de las nóminas hasta más de un 99,9 %, al mismo tiempo que ha reducido un 50 % los pagos fuera de ciclo. La plataforma de Workday también ha dado más visibilidad sobre los datos de las nóminas mediante tableros de mando que se actualizan en tiempo real, lo que ha mejorado la colaboración con otros departamentos. También gracias a Workday, la empresa ha reducido el uso de papel, algo que contribuye a proteger el medioambiente, ahorrar tiempo y evitar errores.
Antes, el cierre de ejercicio era una pesadilla, pero, con Workday, se ha convertido en un acontecimiento sin mayor relevancia.
Payroll and Compliance Manager
Automatización de las auditorías de cumplimiento normativo
Con las auditorías inteligentes, se reduce el número de auditorías que debe realizar Land O’Lakes para supervisar el negocio. Workday también respalda mejor el cumplimiento normativo y ayuda a la empresa a hacer frente de forma proactiva a las últimas reglas y normativas internacionales sobre nóminas.
El equipo de expertos especializados de Workday supervisa constantemente la legislación e investiga cualquier actualización para informar a todos sus clientes a la vez, ya que todos usan la misma versión de Workday. Por ejemplo, en un año de actividad, Workday ofreció 510 actualizaciones sobre cumplimiento o normativas en los EE. UU., con una media de dos al día.
Gracias a la frecuencia de estas actualizaciones, Land O’Lakes se asegura de cumplir con las normativas en todo el mundo. De esta forma, la empresa evita cometer errores relacionados con la auditoría de nóminas y la contabilidad que podrían suponer una infracción de normativas como la Fair Labor Standards Act (FLSA), por la que se regulan el salario mínimo, las horas extraordinarias y las nóminas.
Durante la pandemia, hemos trabajado totalmente en remoto mediante Workday, lo cual habría sido imposible con una solución on-premise.
Payroll and Compliance Manager
Acceso remoto seguro
Desde que se empezó a trabajar desde casa por la pandemia, el equipo de gestión nóminas de Land O’Lakes pudo hacer su trabajo en remoto sin problemas gracias a las soluciones basadas en tecnología cloud de Workday. Con este sistema, los miembros del equipo pueden acceder de forma segura y en cualquier momento y lugar a todos los datos de nóminas que necesiten. Así, se garantiza que los cheques de pago y los ingresos automáticos lleguen a tiempo a sus destinatarios. Según Gardner, eso era algo imposible con el antiguo sistema on-premise de la empresa.