Mit der richtigen Strategie werden die externen Mitarbeiter zu einer wertvollen Talent-Ressource, die Unternehmen dabei hilft, agil, innovativ und zukunftsfähig zu bleiben.
Sara Braun
Editorial Strategist, HR
Workday
Die Ära der dynamischen Belegschaft hat begonnen. Was einst als „Nice-to-have“ galt, ist heute eine zentrale strategische Priorität. Aufgrund von wechselnden Marktanforderungen und unvorhersehbaren wirtschaftlichen Turbulenzen schreiben Unternehmen ihre Talentstrategien neu. Das Ergebnis? Eine dynamische, vielfältige Personallandschaft, in der Vollzeitmitarbeiter, unabhängige Auftragnehmer und flexible Talente gemeinsam Innovationen vorantreiben.
Insbesondere externe Mitarbeiter rücken zunehmend in den Fokus – 65 % der Unternehmen wollen in den kommenden zwei Jahren verstärkt auf externes Personal setzen. In der Regel wird dieses durch Dritte, wie z. B. Zeitarbeitsfirmen oder EOR-Dienstleister als Arbeitgeber, vermittelt. Externe Mitarbeiter sind direkt in den Systemen und Teams eines Unternehmens tätig, um die Kapazität oder Kompetenzabdeckung zu erweitern.
Angesichts der starken Zunahme externer Arbeitskräfte geht es für Führungskräfte nicht mehr darum, ob sie diese Talente einsetzen, sondern wie sie ihr Potenzial maximieren. Wenn diese Einstellungspläne isoliert umgesetzt werden, bleibt ein großer Teil der Chancen ungenutzt. Um echte Agilität, Top-Kompetenzen, größere finanzielle Freiheit und Kontrolle zu erhalten, müssen Unternehmen flexible Talente und externe Arbeit direkt in die DNA ihrer übergreifenden Personalstrategie integrieren.
65 % der Unternehmen planen, in den kommenden zwei Jahren verstärkt externe Mitarbeiter einzusetzen.
Studie
Durch eine gezielte Einbindung in die strategische Personalplanung (Strategic Workforce Planning) werden flexible Talente zum Erfolgsmultiplikator für das gesamte Unternehmen. Dieser einheitliche Ansatz für das Management von festangestellten und befristet beschäftigten Mitarbeitern bietet Unternehmen beispiellose Agilität. Diese wird benötigt, um sofort zu skalieren und spezialisiertes Fachwissen auf Abruf zu sichern. So lassen sich kritische Kompetenzlücken füllen, ohne langfristige Verpflichtungen einzugehen.
In Zeiten rasanten Wandels kann diese Flexibilität darüber entscheiden, ob Chancen verpasst oder Wettbewerbsvorteile gesichert werden. Die Vorteile einer starken Belegschaft aus externen Mitarbeitern zeigen sich deutlich in vier Bereichen:
„Externe Talente sind mittlerweile eine entscheidende Quelle für Kapazität, Kompetenzen und Fachwissen im Unternehmen“, so Dave Wachtel, General Manager, HCM Products bei Workday. „Wird externes Personal unter diesem Gesichtspunkt gemanagt und als Kernbestandteil der Personalstrategie verstanden, können Unternehmen Talente schneller und intelligenter einsetzen und die vorhandenen Kompetenzen besser nutzen.“
Um diese Vorteile zu realisieren, ist jedoch ein strukturiertes, kontinuierliches Management erforderlich. Zudem braucht es klare Maßnahmen, um externe Mitarbeiter optimal einzubinden und zu unterstützen. Kurzfristige Nachfragespitzen mit externen Mitarbeitern abzufedern, kann sich als effektiv erweisen. Die strategische Planung sollte jedoch deutlich langfristiger angelegt sein.
Wird externes Personal unter diesem Gesichtspunkt gemanagt und als Kernbestandteil der Personalstrategie verstanden, können Unternehmen Talente schneller und intelligenter einsetzen.
Dave Wachtel
General Manager, HCM Products bei Workday
Viele Unternehmen sind bereits in hohem Maß auf externe Mitarbeiter angewiesen, nutzen jedoch bisher nur einen Bruchteil des potenziellen Mehrwerts. Fragmentierte Prozesse und mangelnde Transparenz erschweren Einblicke darin, wer wo arbeitet, wie hoch die Kosten sind und wie das Ergebnis aussieht.
Das Resultat? Das Management beobachtet steigende Kosten, doch der tatsächliche Nutzen ist kaum greifbar. Um das zu ändern, benötigen Sie einen Plan. Mit diesen einfachen Schritten gelingt das Management externer Mitarbeiter:
Verschaffen Sie sich zunächst einen klaren Überblick über den bisherigen Einsatz externer Talente. Mit einem fokussierten Audit schaffen Sie die Grundlage für fundierte Entscheidungen und können externes Personal gezielter in Ihre Strategie integrieren. Stellen Sie dabei folgende Fragen:
Ein solches Audit bietet Ihnen einen konkreten Ausgangspunkt für jeden weiteren Schritt. Sie erkennen leichter, welche Rollen dauerhaft extern besetzt werden sollten, für welche Rollen Festanstellungen oder gemischte Modelle sinnvoller wären und wo sich Risiken oder Doppelbesetzungen einschleichen.
Mit detaillierten Einblicken in Ihre aktuellen externen Mitarbeiter können Sie die damit verbundenen Investitionen quantifizieren. Werten Sie die Daten zu Ihrem externen Personal über einen Zeitraum von 12 bis 18 Monaten aus. Gruppieren Sie diese nach Kriterien wie Geschäftseinheit, Standort, Art der Rolle, Vermittler, Vergütung und Beschäftigungsdauer. Achten Sie auf bestimmte Muster in diesen Daten, u. a.:
Zeigen Sie anschließend Prioritätsbereiche auf, in denen Verbesserungen bei Design, Sourcing oder Governance die Ergebnisse optimieren können – zum Beispiel eine Standardisierung der Raten für externe Mitarbeiter in Rollenkategorien mit hohen Ausgaben oder eine Konsolidierung der Arbeit durch weniger, aber leistungsstärkere Vermittler.
Wie Sie externe Rollen anfragen, hat direkten Einfluss auf die Kosten, das Risiko und eine einheitliche Umsetzung. Nutzt jedes Team einen anderen Prozess – etwa direkte E-Mails an Vermittler, schnelle Telefonate mit Kontakten oder das Kopieren alter Vorlagen –, verliert man schnell den Überblick über den wahren Bedarf und einheitliche Standards rücken in weite Ferne.
Etablieren Sie einen zentralen, klar strukturierten Anfrageprozess, der die folgenden Punkte erfasst:
Durch die zentrale Erfassung dieser Daten wird Ihr Bedarf an externem Personal transparent und besser nachvollziehbar. Anfragen lassen sich gezielt an bevorzugte Vermittler steuern, während HR und Finanzabteilung das Rollenprofil prüfen und bei Bedarf schärfen können.
Ohne einheitliche Regeln können Beschäftigungsverhältnisse externer Mitarbeiter hinsichtlich Qualität und Kosten variieren. Definieren Sie klare Leitlinien für das Management externer Mitarbeitender. So schaffen Sie ein verlässliches und vollständig regelkonformes Modell. Achten Sie bei der Erstellung dieser Regeln explizit auf diese Aspekte:
Zahlreiche Unternehmen lagern das Personalmanagement für externe Mitarbeitende an Dienstleister aus, um hohe Standards sicherzustellen. Diese externen Spezialisten verbessern die Compliance, nutzen Benchmarks bei Tarifverhandlungen und prüfen die Vermittler-Performance. Zudem stellen sie meist passende Lösungen für externe Mitarbeitende bereit, um die definierten Regeln unternehmensweit einheitlich anzuwenden.
Zu guter Letzt sollten Entscheidungen über externe Mitarbeitende als fester Bestandteil Ihrer umfassenden Talentstrategie verankert sein. HR, Talentakquise, Beschaffung und Finanzen sollten sich regelmäßig abstimmen, um den gesamten Kompetenzbedarf – für feste wie externe Positionen – zentral im Blick zu behalten.
Definieren Sie für die wichtigsten Funktionen den idealen Mix aus externen und festen Talenten. Arbeiten Sie mit einem RPO oder einem ähnlichen Partner zusammen? Dann sollten Sie dessen Einstellungsdaten auch in Ihren Systemen für externe Mitarbeitende erfassen, damit alle ein einheitliches Bild der gefragten Kompetenzen haben.
Bei richtiger Ausführung entsteht so ein nahtloses Erlebnis für Mitarbeitende, die zwischen externen und internen Rollen wechseln. Zugleich schaffen Sie eine solide Grundlage für die strategic workforce planning.
Dank klarer Strukturen und einer durchdachten Strategie schöpfen Unternehmen die Vorteile externer Mitarbeitender voll aus und treffen fundiertere Entscheidungen.
Machen wir uns nichts vor: Die Belegschaft der Zukunft wird immer diverser. Zu den Gewinnern von morgen werden nur Unternehmen zählen, die flexible Talente als wesentlichen Wachstumstreiber begreifen, anstatt sie als Nebensache zu behandeln.
Gerade wenn die Marktnachfrage stark schwankt, liefern diese agilen Profis exakt jene Kompetenzen, die Sie in dem Moment dringend benötigen. Mit einer durchdachten Einstellungsstrategie und einer klaren langfristigen Ausrichtung sind Sie mit einem gemischten Team aus Festangestellten und flexiblen Auftragnehmern für praktisch jede geschäftliche Herausforderung gut aufgestellt.
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Studie
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