In der KI-Ära des Finanzwesens bietet eine Checkliste für die Audit-Bereitschaft ein Framework, um das Vertrauen in automatisierte Finanz-Workflows zu sichern.
Blaise Radley
Editorial Strategist
Workday
KI, Automatisierung und vernetzte Systeme sind inzwischen tief im Finanzwesen verankert. Die Audit-Bereitschaft hängt deshalb zunehmend davon ab, ob Unternehmen umfassende Transparenz in Bezug auf die technologiegestützten Workflows bieten können, die ihre Finanzergebnisse generieren.
Die Akzeptanz steigt schnell, doch die Kontrollfunktionen hinken hinterher. Die KPMG-Studie „Global AI in Finance 2026“ belegt, dass die aktive Nutzung von KI im Finanzwesen in den letzten zwei Jahren von 30 % auf 75 % gestiegen ist. Dennoch sind nur 42 % der Unternehmen vollständig auf Audits für KI-gestützte Finanzprozesse eingestellt und können Audit-Nachweise effizient erbringen und erklären, wie Ergebnisse generiert wurden.
Diese Lücke in der Bereitschaft wird besonders zu Beginn eines Audits deutlich. Nachweise sind oft über verschiedene Systeme verstreut, die Verantwortlichkeit für Kontrollen ist unklar und ungelöste Probleme aus früheren Zeiträumen können fortbestehen. Wenn Auditoren Informationen anfordern, kämpfen Finanzteams oft schon gegen die Zeit.
Eine Checkliste für die Audit-Bereitschaft macht die Audit-Vorbereitung zu einer koordinierten, ganzjährigen Disziplin und unterstützt die kontinuierliche Planung. Sie hilft Finanzteams, Lücken früher zu erkennen, die Verantwortlichkeit zu stärken und Audit-Anforderungen zuverlässig zu erfüllen.
Studie
Die Nutzung von KI im Finanzwesen ist in den letzten zwei Jahren von 30 % auf 75 % gestiegen, doch nur 42 % sind vollständig auf Audits für KI-gestützte Finanzprozesse vorbereitet.
Audit-Bereitschaft beschreibt die kontinuierliche Vorbereitung einer Organisation auf eine externe oder interne Prüfung. Um als „auditbereit“ zu gelten, müssen die Finanzunterlagen, Compliance-Daten und internen Kontrollen eines Unternehmens korrekt, aktuell und in Echtzeit leicht zugänglich sein. So wird sichergestellt, dass ein Audit ohne Verzögerung beginnen kann.
Da Finanz-Workflows zunehmend automatisiert werden, ändern sich auch die Kriterien für Audit-Nachweise. Gemäß den aktualisierten Anforderungen einer PCAOB-Grundsatzerklärung von 2025 müssen Auditoren, die externe elektronische Informationen eines Unternehmens bewerten, Einblick in deren Quelle und in die Prozesse erhalten, mit denen die Informationen empfangen, verwaltet und verarbeitet werden. Sie müssen auch die Informationen selbst und/oder die entsprechenden Kontrollen prüfen.
Ein automatisierter Feed, eine KI-generierte Empfehlung oder ein vom System erstellter Bericht können nicht allein deshalb als zuverlässig gelten, weil sie von einer etablierten Plattform stammen. In diesem Umfeld bedeutet Audit-Bereitschaft, eine lückenlose und belastbare Nachweiskette über alle Finanz-Workflows hinweg aufrechtzuerhalten, die Folgendes belegt:
Dies verändert den Zeitplan der Audit-Vorbereitung. Nachweise müssen bereits während des Prozesses generiert und aufbewahrt werden, da Genehmigungen, Systemstatus und Ausnahmeverläufe später oft schwer zu rekonstruieren sind. Die Audit-Bereitschaft wird somit zu einem kontinuierlichen Test, ob das Finanzwesen den Pfad hinter seinen Zahlen offenlegen und zeigen kann, dass die Kontrollen von den Quelldaten bis zum abschließenden Reporting wirksam waren.
Eine herkömmliche Audit-Checkliste beginnt oft mit Dokumenten, die der Auditor erwartungsgemäß anfordert. In einem KI-gestützten Finanzumfeld reicht das nicht mehr aus. Die Checkliste muss auch erfassen, wie Finanzinformationen durch das Unternehmen fließen, welche Technologien sie prägen, wo Kontrollen greifen und wie Menschen das Ergebnis überwachen.
Finanzteams sind somit gefragt, die Checkliste anhand relevanter Workflows statt einzelner Dateien zu erstellen. Jeder Workflow sollte von den ursprünglichen Daten über die Verarbeitung und Prüfung bis zum abschließenden Reporting nachvollziehbar sein. Die folgenden sechs Schritte erzeugen diese Struktur:
1. Erfassung wesentlicher Finanz-Workflows
2. Identifizierung von Nachweispunkten für jeden Workflow
3. Definition belastbarer Nachweise
4. Zuweisung der Verantwortlichkeit im gesamten Unternehmen
Beginnen Sie mit den Prozessen, die wesentliche Salden, Transaktionen und Angaben in den Finanzabläufen generieren. Priorisieren Sie Bereiche, die ein hohes Maß an Urteilsvermögen erfordern, hohe Transaktionsvolumen aufweisen, mit neuen Technologien arbeiten oder für die frühere Audit-Ergebnisse vorhanden sind.
Erfassen Sie jeden Prozess vom Ursprungsereignis über die Systeme, Transformationen, Kontrollen und Genehmigungen bis zum abschließenden Reporting. Wenn KI eine buchhalterische Klassifizierung, Schätzung oder eine andere Entscheidung unterstützt, sollten Sie diese Aktivität einbeziehen. Die daraus resultierende Übersicht definiert den Pfad für die Finanzfunktion, den die Checkliste unterstützen muss.
Bestimmen Sie, wo Nachweise aufbewahrt werden müssen, während die Daten die einzelnen Workflows durchlaufen. Konzentrieren Sie sich auf die Momente, in denen Informationen transformiert werden, eine Kontrolle greift, eine Ausnahme auftritt oder professionelles Urteilsvermögen das Ergebnis beeinflusst.
Jeder Nachweispunkt sollte mindestens ein Element der zuvor definierten belastbaren Kette belegen: Datenherkunft, Systemlogik, Umsetzung von Kontrollen, menschliche Aufsicht oder abschließendes Reporting.
Verknüpfen Sie jede Anforderung mit einem konkreten finanziellen Risiko, einer buchhalterischen Beurteilung, einer Kontrolle oder einem gemeldeten Ergebnis, damit die Teams verstehen, warum der Nachweis erforderlich ist.
Geben Sie genau an, was bereitgestellt werden muss, bevor jedes Checklistenelement als abgeschlossen gelten kann. Ersetzen Sie allgemeine Anforderungen wie „Unterstützung bei der Ertragsrealisierung bereitstellen“ durch spezifische Ergebnisse, wie z. B. eine Transaktionspopulation, eine Abstimmung, ein Genehmigungsprotokoll oder ein Vertragsmuster.
Erfassen Sie für jedes Element die Reportingperiode, das Quellsystem und den Speicherort. Systemgenerierte Nachweise sollten genügend Informationen enthalten, um das Ergebnis zu reproduzieren. Für einen KI-gestützten Prozess sollte die Dokumentation die verwendete Technologie und die Quelldaten, das generierte Ergebnis sowie die Art der Validierung für dieses Ergebnis ausweisen.
Eine Workday-Studie ergab, dass 71 % der Unternehmen, die intelligente Automatisierung nutzen, Finanzabschlüsse in sechs oder weniger Tagen abwickeln – im Vergleich zu 23 % mit minimaler Automatisierung.
Weisen Sie jeweils eine Person zu, die ein Element generiert und eine andere, die es prüft. Die Verantwortlichkeit sollte dem Workflow angepasst sein, anstatt jede Anforderung standardmäßig der Finanzfunktion zu überlassen.
Das Finanzteam kümmert sich möglicherweise um das buchhalterische Fazit, während die IT die Zugriffs- oder Konfigurationsunterlagen verwaltet. Die Geschäftsteams verwalten möglicherweise die zugrunde liegende Transaktion, und Datenteams managen die Integrationen zwischen Systemen.
Unterscheiden Sie bei automatisierten Prozessen zwischen der Person, welche die Technologie verwaltet, und der Person, die für die Validierung des finanziellen Ergebnisses verantwortlich ist. Fügen Sie Fristen und einen Eskalationsweg hinzu, damit ungelöste Anforderungen vor der Feldarbeit ans Licht kommen.
Trennen Sie Nachweise, die während der gesamten Berichtsperiode erfasst werden können, von der Arbeit, die von den endgültigen Salden abhängt. Zugriffsüberprüfungen, Kontrolltests, Konfigurationsüberwachung und die Klärung von Ausnahmen können oft kontinuierlich erfolgen. Dies reduziert die Notwendigkeit, Nachweise später zu rekonstruieren.
Automatisierung kann diesen Prozess durch standardisierte Genehmigungen, automatisierte Abgleiche und integrierte Audit-Trails unterstützen. Eine Workday-Studie ergab, dass 71 % der Unternehmen, die umfassende intelligente Automatisierung nutzen, ihre Bücher in sechs oder weniger Tagen schließen – im Vergleich zu 23 % mit minimaler Automatisierung.
Die Checkliste sollte zudem sicherstellen, dass bei jeder Änderung einer Systemintegration, eines Modells oder einer Konfiguration eine Überprüfung ausgelöst wird. Auf diese Weise führen Transformationsphasen nicht zu systemischem Chaos.
Testen Sie die fertige Checkliste, indem Sie eine wesentliche Transaktion, einen Saldo oder eine Kontrolle von der ursprünglichen Quelle bis zum abschließenden Finanzreporting verfolgen. Die Unterlagen sollten die Grundlage für das endgültige gemeldete Ergebnis für einen unabhängigen Prüfer klar erkennbar machen.
Wenn der Prüfer dem Weg ohne zusätzliche Erklärungen nicht folgen kann, suchen Sie nach der Ursache für diese Lücke. Das Problem liegt möglicherweise in der Checkliste, den aufbewahrten Nachweisen oder dem zugrunde liegenden Workflow. Klären Sie das Problem vor der Feldarbeit und nutzen Sie dann die während des Audits aufgeworfenen Fragen, um den Prozess für die nächste Berichtsperiode zu stärken.
Eine Checkliste für die Audit-Bereitschaft integriert die Erfassung von Nachweisen in Finanz-Workflows, sodass Teams Ergebnisse nachvollziehen und belegen können, ohne sie bei Beginn eines Audits rekonstruieren zu müssen.
Eine Checkliste für die Audit-Bereitschaft integriert die Erfassung von Nachweisen in Finanz-Workflows, sodass Teams Ergebnisse nachvollziehen und belegen können, ohne sie bei Beginn eines Audits rekonstruieren zu müssen.
Dieselbe Transparenz, welche die Feldarbeit vereinfacht, unterstützt auch schnellere Abschlüsse und ein zuverlässigeres Finanzreporting. Sie bietet Führungskräften eine stärkere Grundlage für die Einführung von Automatisierung und KI im Finanzwesen.
Da Finanz-Workflows immer komplexer werden, hängt das Vertrauen von der Fähigkeit der Organisation ab, zu erklären, wie Informationen generiert wurden, und nachzuweisen, dass auf dem Weg dorthin die richtigen Kontrollen effektiv waren.
Eine Checkliste, die auf dieser lückenlosen Beweiskette aufbaut, hilft Finanzteams, diesen Standard zu erfüllen, während sie gleichzeitig Audit-Disruptionen reduziert und die Kontrolle über die Finanzabläufe stärkt.
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