Flix SE, der weltweit führende Reise-Tech-Anbieter hinter den ikonischen grünen Marken FlixBus und FlixTrain, agiert in einer Welt ständiger Bewegung. Mit einer Präsenz in 44 Ländern und einem Netzwerk, das sich über 8.000 Reiseziele erstreckt, ist das Ausmaß ihrer Koordination immens.
Vor der Einführung von Workday Adaptive Planning hatte die interne Finanzplanung des Unternehmens Schwierigkeiten, mit der rasanten globalen Expansion Schritt zu halten.
Die „Excel-Planungswüste“
Vor Workday verließ sich Flix auf ein fragmentiertes System aus über 70 Excel-Dateien. Dieser manuelle Ansatz war fehleranfällig und machte eine Zusammenarbeit in Echtzeit nahezu unmöglich. Fabian Becker, Head of Controlling Intelligence bei Flix, beschreibt den früheren Zustand als „Excel-Planungswüste“.
Die Notwendigkeit eines robusten, zentralisierten Tools für die Finanzplanung wurde unbestreitbar, als das Unternehmen seine Aktivitäten in Europa, Nordamerika und darüber hinaus ausweitete.
“Planung ist globale Kooperation und Zusammenarbeit zwischen vielen verschiedenen Menschen, damit wir unsere Geschäftsziele erreichen können.”
Head of Controlling Intelligence
Effizienzsteigerung durch treiberbasierte Modelle.
Der Übergang zu Workday Adaptive Planning handelte nicht nur davon, Daten zu verschieben; es ging darum, die Art und Weise, wie Flix über sein Geschäft denkt, neu zu erfinden. Durch die Einführung treiberbasierter Modelle entfernte sich das Team von manuellen Eingaben hin zu einem dynamischen System, bei dem Änderungen in einem Bereich – wie zum Beispiel beim Umsatz – automatisch die damit verbundenen Kosten aktualisieren.
Mit dem neuen System erreichte Flix einen viel höheren Grad an Automatisierung. „Sobald Planer ihre Planungseingaben vorgenommen hatten, konnten wir sofort die GuV und die Cashflows berechnen“, sagt Becker. Diese Verschiebung ermöglicht es dem Team, ihren Prognoseprozess von Excel zu einem genaueren Modell zu verlagern, das die tatsächlichen Zahlen mit den Prognosen überlagert und nach jedem Quartal eine klarere Aussicht bietet.
Eine einheitliche Vision für eine globale Belegschaft.
Das Verwalten sensibler Daten in 25 globalen Niederlassungen erfordert Präzision. Workday bot Flix die Möglichkeit, flexible, benutzerdefinierte Zugriffsrechte zu implementieren und sicherzustellen, dass sensible Informationen wie Gehälter eingeschränkt bleiben, während gleichzeitig funktionsübergreifende Teams effektiv zusammenarbeiten können.
Was diese Datenintegrität unterstützt, ist auch die Verbindung von Workday Adaptive Planning mit Workday Human Capital Management. „Wir nutzen Workday auch für unsere Personalprozesse und Daten. Von dort aus können wir FTE-Daten besser von Workday mit Adaptive Planning synchronisieren“, erklärt Becker.
Eine der stolzesten Errungenschaften für Flix ist die Gründung eines dedizierten „Controlling Intelligence“-Teams. Durch den Aufbau von internem Fachwissen sind sie nicht mehr auf externe Berater angewiesen, um ihre Planungsmodule anzupassen. „Wir haben im Grunde interne Entwickler, die das gesamte System warten können, was uns viel Flexibilität und Anpassungsfähigkeit gibt“, erklärt Becker.
„Workday Adaptive Planning hat uns geholfen, mehrere Planungsschritte zu automatisieren, und wir haben definitiv die Effizienz im Planungsprozess gesteigert, was uns mehr Zeit für Analysen lässt.“
Head of Controlling Intelligence
Ausblick: Die 4.0-Evolution.
Flix legt weiter an Tempo zu. Das Team arbeitet derzeit an „Adaptive 4.0“, einer vollständigen Neugestaltung der Planungsinstanz, um einen langfristigen Horizont von fünf bis zehn Jahren zu unterstützen. Diese nächste Phase zielt darauf ab, den Berechnungsaufwand zu eliminieren und die Performance weiter zu beschleunigen, während das Netzwerk weiter wächst.
Für diejenigen, die noch in Excel feststecken, empfiehlt Becker, bestehende Prozesse zu hinterfragen, bevor sie den Umstieg wagen. „Ich denke, es ist sehr wichtig, zuerst die bestehenden Prozesse zu hinterfragen, denn nur so kann man das Beste aus dem Tool herausholen“, sagt er.