Condé Nast, ein führendes globales Medienunternehmen, das für Kultmarken wie Vogue, GQ und The New Yorker bekannt ist, ist in über 10 Ländern mit einem Portfolio von 36 Marken tätig. Um seine komplexen Finanzgeschäfte in unterschiedlichen Märkten zu managen, entschied sich Condé Nast dafür, seinen weltweiten Personal- und Finanzbedarf mit Workday Human Capital Management (HCM) und Workday Financial Management zu vereinheitlichen.
Automatisierung und Workday Illuminate™
Zur Optimierung der Prozesse und Steigerung der Effizienz setzt Condé Nast die Automatisierungs- und KI-Funktionen von Workday ein. Leistungen wie die OCR-Funktion für Lieferantenrechnungen und Produkte wie Workday Expenses, das Regeln für die automatische Weiterleitung und den Zahlungsabgleich umfasst, reduzieren den manuellen Aufwand und ermöglichen es den Finanzteams, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.
„Einer der größten Vorteile von Workday sind für uns die zahlreichen Automatisierungsmöglichkeiten“, so Jonas Bonkamp, Manager of Accounting Systems bei Condé Nast.
Globale Standardisierung und Prozesseffizienz
Dank Workday Financial Management konnte Condé Nast seine Finanzprozesse weltweit standardisieren und die Nutzung einer einheitlichen ERP-Lösung in allen Märkten harmonisieren. Durch diese Standardisierung wurden die Herausforderungen im Bereich Reporting und Analyse gelöst, sodass das globale Unternehmen nun einheitlicher auftreten kann.
„Wenn wir in einem Markt wie Deutschland eine neue Marke einführen möchten, können wir uns an Prozessen orientieren, die wir in anderen Märkten und bei anderen Marken bereits erprobt haben“, so Bonkamp. „Das macht vieles einfacher, da viele Prozesse bereits einsatzbereit sind und wir bei der Frage, wie man sie in Angriff nehmen sollte, auf lange Erfahrung zurückblicken können.“
Flexibilität für lokalen Anforderungen
Globale Standardisierung ist das A und O. Doch dank der Flexibilität von Workday Financial Management kann Condé Nast auch spezifische lokale Anforderungen erfüllen. Diese Anpassungsfähigkeit ist von entscheidender Bedeutung, um die unterschiedlichen Steuervorschriften, Reporting-Anforderungen und Geschäftspraktiken in verschiedenen Ländern zu bewältigen.
Datengestützte Erkenntnisse und Analysen
Condé Nast verfügt nun über eine Single Source of Truth für Finanzdaten, die umfassende Reporting- und Analysefunktionen über alle Märkte hinweg ermöglicht. Diese zentrale Datenquelle bietet tiefere Einblicke in die finanzielle Performance des Unternehmens, zeigt Trends auf und ermöglicht fundierte Entscheidungen.
„Wenn wir unseren Cashflow oder das Zahlungsverhalten in verschiedenen Märkten analysieren möchten, sind all diese Informationen direkt in der Lösung abrufbar“, erklärt Bonkamp. „Wir können problemlos Vergleiche anstellen. Das hilft uns dabei, Rückschlüsse darauf zu ziehen, welcher Markt tatsächlich besser abschneidet, welche Trends sich abzeichnen und welche Best Practices wir in anderen Märkten übernehmen möchten.“
Nahtlose Lösung zur Spesenerfassung
Mitarbeiter profitieren von Workday Expenses, insbesondere dank der optischen Zeichenerkennung. Mit der mobilen App können sie ihre Spesen aus Reisen viel einfacher erfassen als früher, indem sie einfach die Belege scannen. Die entsprechenden Formulare werden dann automatisch ausgefüllt.
Kontinuierliche Verbesserungen
Im Rahmen der halbjährlichen Releases von Workday erhält Condé Nast Zugriff auf neue Funktionen und Verbesserungen, sodass die Lösung ständig optimiert und an neue geschäftliche Anforderungen angepasst werden kann. So bleibt das Unternehmen über die neuesten technologischen Innovationen auf dem Laufenden.
Eine Basis für globales Wachstum
Dank der soliden und dennoch agilen Workday-Basis ist Condé Nast in der Lage, seine komplexen finanziellen Strukturen effektiv zu managen und seine aktuellen ebenso wie seine künftigen Wachstumsbestrebungen zu fördern.
„Workday Illuminate hilft uns, den Zeitaufwand für die manuelle Erfassung wichtiger Informationen zu verringern, sodass wir mehr Zeit haben, uns auf erstklassigen Journalismus zu konzentrieren.“
Manager, Accounting Systems