Die Berliner Verkehrsbetriebe (BVG) sind das größte Nahverkehrsunternehmen Deutschlands und sorgen täglich dafür, dass Berlin mit Bussen, Straßenbahnen, U-Bahnen und Fähren in Bewegung bleibt.
Mit rund 16.000 Mitarbeitenden ist die BVG nicht nur unverzichtbar für das öffentliche Leben der Hauptstadt, sondern auch eine der bekanntesten Marken Berlins. Für eine Organisation dieser Größenordnung und Sichtbarkeit ist Personalarbeit keine reine Back-Office-Funktion, sondern ein integraler Bestandteil des Arbeitsalltags ihrer Mitarbeitenden (insbesondere ihrer Fahrer*innen) und Führungskräfte.
Eine Transformation: Projekt Herzstück
Das bisherige HR-Kernsystem der BVG war über zwei Jahrzehnte im Einsatz und hat sich seitdem über Eigenentwicklungen immer mehr verschachtelt. So war das Unternehmen vor der Workday-Einführung noch von manuellen Prozessen und Papierformularen belastet, wodurch sich die HR-Arbeit häufig leider eher auf die Verwaltung als auf die Menschen konzentrieren konnte.
Der Vorstand der BVG wusste, dass die Personalabteilung eine grundlegend neue Basis brauchte, um die 16.000 Mitarbeitenden wirklich zu unterstützen – die meisten von ihnen unterwegs in der Hauptstadt und nicht am Schreibtisch sitzend. Diese Basis heißt fortan Workday.
"Wir wollen unsere BVG effizient und reibungslos für die Zukunft aufstellen und Workday hilft uns dabei."
Marko Müller, Geschäftseinheitsleitung, Service Center Personal, BVG
Die Einführung von Workday Human Capital Management lief unter dem Namen Projekt Herzstück – ein bewusstes Signal dafür, dass es sich nicht nur um ein Technologieprojekt handelte, sondern um eine grundlegende Transformation des HR-Serviceverständnisses und der Unternehmenskultur.
HR soll nicht länger primär als Verwaltungseinheit wahrgenommen werden, sondern als moderner, digitaler Servicebereich, der Beschäftigte und Führungskräfte unmittelbar unterstützt.
"Wir wollen es mit Workday allen einfacher machen und den HR Service direkt greifbar, ganz transparent und intuitiv gestalten, damit unsere Fahrer und Fahrerinnen da draußen, aber auch unsere Führungskräfte möglichst viel im Self-Service machen können."
Sven Kandalowski, Teamleitung, Digitale HR Transformation, BVG
Geschwindigkeit und ein Playbook für den öffentlichen Sektor
Als öffentliches Unternehmen in einem stark regulierten Sektor musste die BVG zunächst einen gründlichen Beschaffungsprozess durchlaufen, bevor man sich kurz vor den Weihnachtsfeiertagen für Workday entschied.
Nach neun Monaten Projektarbeit folgte das technische Go-Live und einen Monat später wurde Workday für das gesamte Unternehmen geöffnet – pünktlich und im Rahmen des gesetzten Budgets.
Von Anfang an konzipierte das Herzstück-Team das Projekt für die Zeit nach dem Go-Live. Auf Grundlage agiler Prinzipien und des Scrum-Frameworks definierte die BVG neue Rollen – Product Owner sowie in den Fachbereichen eingebettete HR-Prozess-Manager*innen – und einen Rhythmus von zweiwöchentlichen Deployments.
Das Ergebnis: Workday ist kein einmalig installiertes System, sondern eine Plattform, die innerhalb der BVG lebt und kontinuierlich optimiert wird.
"Der Kern ist es, wirklich Effizienzen zu heben und so viel wie möglich zu automatisieren. Und Workday hilft uns dabei, wirkliche Veränderungen in der gesamten BVG voranzutreiben."
Marko Müller, Geschäftseinheitsleitung, Service Center Personal, BVG
Echte Veränderung für 16.000 Menschen
Die ersten Erfolge wirken auf den ersten Blick unspektakulär – automatische Benachrichtigungen sowie Genehmigungen und mehr Self-Service. Doch hinter diesen scheinbar kleinen Veränderungen steckt mehr. Sie ersetzen manuelle E-Mails, Übergaben und sogar Papierformulare, die bis dahin bei der BVG zum Arbeitsalltag gehörten.
Prozesse, die früher von der Personalabteilung initiiert werden mussten, können nun direkt von Führungskräften oder Mitarbeitenden selbst gestartet werden.
Dieser Wandel bildet das Herzstück der Transformation: mehr Effizienz, mehr Automatisierung und ein nachhaltiger kultureller Wandel für Beschäftigte im Betrieb und in der Verwaltung.