Alles over personeelsplanning en de impact ervan op bedrijven.
Bedrijven worstelen vaak met kostbaar personeelsverloop of onverwachte talenttekorten. Het voorspellen van toekomstige personeelsbehoeften is vaak lastig en heeft een negatieve invloed op de business. De bedrijfsomstandigheden veranderen snel, soms van de ene op de andere dag.
Als bedrijven werken met personeelsplanning, is het voor organisaties eenvoudiger om hun talentstrategieën af te stemmen op hun zakelijke doelstellingen. Personeelsplanning elimineert giswerk zodat organisaties over het juiste talent beschikken wanneer dit nodig is.
We kijken naar verschillende soorten strategieën voor personeelsplanning, de voordelen hiervan en enkele praktische implementatiemethoden.
Wat houdt personeelsplanning tegenwoordig in?
'Personeelsplanning' betekent in de kern iets heel eenvoudigs: het is het analyseren, voorspellen en plannen van de vraag en beschikbaarheid van talent in een organisatie.
Dat betekent niet per se dat er altijd werknemers klaar moeten staan om bij te springen wanneer dat nodig is. Het gaat erom dat de organisatie altijd de nodige workforce in huis heeft om alle dagelijkse werkzaamheden aan te kunnen, ongeacht onverwachte behoeften.
Personeelsplanning op de lange termijn is een strategisch proces dat bijdraagt aan de groei of andere doelen van een bedrijf. Personeelsplanning op de korte termijn is meer operationeel, zodat aan operationele behoeften wordt voldaan. Met een mix van strategische personeelsplanning op de lange termijn en een praktische operationele aanpak op de korte termijn vervullen bedrijven proactief alle huidige en toekomstige personeelsbehoeften.
Toch staat of valt strategische personeelsplanning met een aantal onmisbare onderdelen. Dit geldt voor de operationele kortetermijndoelstellingen van een bedrijf. Een brede personeelsplanningsstrategie begint met het in kaart brengen van behoeften en tekorten, en vertaalt die inzichten vervolgens naar een actieplan. Dezelfde data zijn essentieel om de strategie te implementeren en te meten of die werkt.
Strategieën voor personeelsplanning bij Telstra hebben impact gehad op de netto-inkomsten: "We hebben $ 2,7 miljard aan kosten bespaard en het employee engagement flink verhoogd. Inmiddels werken meer dan 17.000 medewerkers agile, waarvan ruim 90% op niveau 3 van agile volwassenheid. Workday ondersteunt dit allemaal."
Strategische vs. operationele personeelsplanning.
Strategische planning is gericht op de langetermijndoelstellingen van een organisatie, terwijl operationele personeelsplanning is gericht op wat een bedrijf nu nodig heeft. Retailers moeten bijvoorbeeld hun salesteam opschalen tijdens het hoogseizoen en afschalen tijdens rustigere perioden.
Door gebruik te maken van strategische personeelsplanning zijn organisaties klaar om aan seizoensgebonden vraag te voldoen en het personeelsbestand in te krimpen wanneer de verkoop terugloopt. De besparingen op operationele kosten zijn vaak aanzienlijk. Bovendien is het bedrijf altijd voorbereid om eventuele onverwachte vraag tegemoet te komen.
Om welke termijnen gaat het bij de verschillende personeelsplanningsstrategieën? Ondernemingen willen immers niet ineens voor een personeelstekort staan. Maar ze willen ook niet betalen voor meer teamleden dan hun organisatie nodig heeft.
Operationele planning beslaat doorgaans een periode van maximaal achttien maanden. Deze kortetermijnstrategie zorgt ervoor dat je niet met personeelstekorten blijft zitten. Een goed voorbeeld hiervan is een winkel die zich voorbereidt op de feestdagen of een speciaal evenement.
Hetzelfde principe is van toepassing op langetermijnstrategieën voor de workforce. Het doel is om voorbereid te zijn op eventuele pieken in de bedrijfsvoering. Aangezien het bedrijf naar een langetermijndoel toewerkt, is het niet ongebruikelijk als het twee tot meer dan vijf jaar duurt om de strategie perfect af te stemmen.
Stel: een zorgorganisatie wil binnen twee jaar een gespecialiseerd operatiecentrum openen. Dan is er planning nodig om gespecialiseerde operatieassistenten, verpleegkundigen en artsen te werven, aan te nemen en op te leiden.
Beide benaderingen helpen een uitgebreide personeelsstrategie te creëren door zowel korte- als langetermijndoelen voor de workforce aan te pakken. Een strategische benadering helpt te garanderen dat een organisatie er klaar voor is wanneer de vraag aantrekt. Door de combinatie met een operationele strategie worden de dagelijkse zakelijke behoeften vervuld zonder details over het hoofd te zien.
Hoe personeelsplanningsmethoden zowel kwantitatieve als kwalitatieve technieken omvatten.
Effectieve personeelsplanningsmethoden maken gebruik van een combinatie van kwantitatieve en kwalitatieve methoden. Enkele effectieve kwantitatieve technieken omvatten workforce-analytics, voorspellende modellering en scenarioplanning.
Vergeet ook de kwalitatieve methoden niet, die helpen voorkomen dat er talenttekorten ontstaan. Dit houdt meestal in dat je regelmatig talentbeoordelingen uitvoert, input van experts vraagt en successie plant. Zelfs teamleden die al jaren aan boord zijn, vertrekken vroeg of laat, en een personeelsplanningsstrategie moet rekening houden met dit onvermijdelijke scenario.
Personeelsplanning omvat het forecasten van de toekomstige talentvereisten van een organisatie om operationele efficiëntie te garanderen. Management zoekt houvast bij het kiezen van de beste personeelsplanningsmethoden afhankelijk van de situatie. Tijdelijke afwezigheid, zoals vakanties van werknemers, vereisen doorgaans tactische kortetermijnoplossingen in plaats van uitgebreide strategische planning.
Omgekeerd vereist het aanpakken van permanente personeelswijzigingen als gevolg van pensionering een grondigere langetermijnbenadering voor talentacquisitie en -ontwikkeling.
De voordelen van personeelsplanning vergroten de agility.
De voordelen van personeelsplanning zijn soms verrassend. Wanneer de juiste mensen op de juiste plaats zitten, zien organisaties de productiviteit richting hun doelen de hoogte inschieten. Bedrijven zien overmatige kosten aan werving en overuren dalen. Ook de kosten van contractanten nemen af, nu het inschakelen van dure tijdelijke krachten niet meer nodig is.
Compliance met branchevoorschriften is cruciaal, ongeacht de aard van je business. Personeelsplanning helpt dit potentiële probleem te elimineren door risico's voor werknemers te verminderen. Je personeel wordt getraind in de best practices van je organisatie. Je helpt ook om kritieke skills gaps binnen je team aan te pakken. Het stroomlijnen van werving, ontwikkeling en retentie van werknemers helpt het algehele talentmanagement te verbeteren.
Door geavanceerde geautomatiseerde en selfserviceprocessen te implementeren, heeft Macquarie University 23 formulieren geëlimineerd en 3 verschillende oplossingen voor urenstaten geconsolideerd.
Aangezien personeelsplanning bedrijven in staat stelt sneller te reageren op veranderende marktomstandigheden, hebben bedrijven alleen al door hun talent te optimaliseren een concurrentievoordeel.
Sterke personeelsplanning helpt bij het anticiperen op groei.
Een framework voor personeelsplanning hoeft niet ingewikkeld te zijn. Als je echter wilt weten hoe je personeelsplanning integreert, is het verstandig om een gestructureerde aanpak te hanteren. Een Excel-sjabloon voor personeelsplanning maakt het eenvoudiger om een aanpak te ontwikkelen die je organisatie ten goede komt.
Neem de volgende stappen op in je personeelsplanningsmodel:
- Afstemming van bedrijfsstrategie en vraaganalyse
- Beoordeling van de huidige capaciteit van de workforce (analyse van aanbod)
- Analyse van tekorten en modellering van de toekomstige workforce
- Ontwikkeling van een actieplan om tekorten aan te pakken
- Implementatie en verandermanagement
- Meting, evaluatie en verfijning
Wil je een effectief framework voor personeelsplanning voor verschillende soorten organisaties maken, dan moet je om te beginnen de belangrijkste planningsstappen op elkaar afstemmen.
De specifieke strategische doelstellingen, het operationele tempo en de marktdynamiek van de organisatie zorgen ervoor dat de complexiteit en tijdshorizon van het framework aansluiten op de omvang en volwassenheid van de organisatie.
Implementeer vervolgens aangepaste metrics en evaluatieprocessen die de unieke KPI's van elk organisatietype weerspiegelen, of het nu gaat om een snelgroeiende start-up, een gevestigde grote onderneming, een overheidsinstantie of een non-profitorganisatie.
Praktische implementatie van personeelsplanning.
Het implementeren van een personeelsplanningsstrategie begint met het samenstellen van het juiste team. Dit omvat meestal executives, operationele managers, finance en HR.
Na het verzamelen van de benodigde data voor een effectieve personeelsplanningsstrategie, ontwikkelt HR een model op basis van bestaande en ontbrekende talentvaardigheden. Jij weet wat je in huis hebt en wat er mogelijk in je organisatie ontbreekt.
Het overwinnen van alledaagse uitdagingen voelt vaak als een flinke opgave. Zo is het moeilijk om personeelsbehoeften nauwkeurig te forecasten. Ook het aanpakken van skills gaps is een uitdaging, zeker als je data handmatig verzamelt in plaats van automatisch. Gelukkig zijn de meeste problemen te voorkomen door vanaf het begin open te communiceren met alle stakeholders.
Enkele best practices voor duurzame personeelsplanning zijn: het welzijn van je werknemers prioriteren, vaardigheden ontwikkelen om in te spelen op veranderende werkomgevingen en ervoor zorgen dat je personeelsplanning is afgestemd op de langetermijndoelstellingen van je bedrijf.
Profiteren van tools en technologie voor personeelsplanning.
Organisaties hoeven niet zelf een sjabloon voor personeelsplanning te maken. Softwareoplossingen zoals Excel bieden uitkomst. Voor kleinere organisaties zijn Excel-sjablonen voor personeelsplanning een eenvoudige en praktische oplossing. Spreadsheets bieden ruimte om alle belangrijke plannings- en implementatiestappen overzichtelijk vast te leggen. Excel is ook uitstekend geschikt voor het beheren van data.
Hoewel Excel een uitstekende optie is, gebruiken organisaties waarschijnlijk liever geen standaardspreadsheet. Gratis sjablonen zijn verkrijgbaar via de serviceprovider van Excel (Microsoft) of externe leveranciers.
Een andere optie is een dashboard voor personeelsplanning. Dit biedt veel flexibiliteit bij het visualiseren en bewaken van de personeelsplanningsstrategie. Grotere organisaties hebben baat bij iets robuusters, zoals platforms voor geavanceerde workforce-analytics. De geavanceerde mogelijkheden maken het volgen van grote hoeveelheden data over meerdere afdelingen of geografische locaties eenvoudiger.
Als functionaliteit voor werkplekplanning en soepele integratie belangrijk zijn, biedt Workday Workforce Planning dit en meer. Met een Workday-sjabloon voor personeelsplanning zijn alle stakeholders met elkaar verbonden en betrokken zodat alle operationele taken worden uitgevoerd, zelfs wanneer de vraag toeneemt.
De beste manier om een effectieve personeelsplanningsoplossing te creëren en te implementeren is een technologie te kiezen op basis van de behoeften van een organisatie.
KPI's en metrics voor succesvolle personeelsplanning.
Bedrijven moeten aandacht besteden aan KPI's voor personeelsmanagement, want zo meten ze de effectiviteit van hun personeelsplanningsstrategie. Een van de metrics die ze beslist in het oog moeten houden, is hoe de retentie zich verhoudt tot het talenttekort. Deze metric geeft een goede indicatie van hoelang werknemers blijven en of je personeelsplanningsstrategie moet zijn gericht op het algehele welzijn van je personeel.
Je kostengerelateerde metrics zijn net zo belangrijk. Deze metrics maken duidelijk hoelang het gemiddeld duurt om een lege vacature in te vullen, wat de kosten van personeelsverloop zijn en wat je voor elke nieuwe werknemer uitgeeft. Zonder deze KPI's is het lastig om een effectieve strategie voor personeelsplanning te creëren of zelfs om te bepalen of aan operationele doelen, zoals personeelskosten, wordt voldaan.
Organisaties doen er goed aan de impact van personeelsplanning op hun business nauwkeurig in de gaten te houden. Of het nu gaat om productiviteit of de gegenereerde omzet per werknemer, deze KPI's geven aan of hun strategie de organisatie vooruithelpt of juist leidt tot hogere operationele kosten.
Bedrijven van elke omvang hebben baat bij een dashboard voor personeelsplanning dat alle personeelsplanningsmetrics weergeeft om executives meer inzicht te geven.
Strategische personeelsplanning is toekomstbestendig.
Opkomende trends in dynamische personeelsplanning zorgen ervoor dat bedrijven klaar zijn voor wat komen gaat. AI en voorspellende analytics helpen bij het forecasten van personeelsbehoeften. Competentiegerichte planning is een leidraad voor traditionele rolgebaseerde benaderingen.
Het draait niet langer alleen om wat traditioneel bij een functie hoort. Personeelsplanning kijkt verder dan een simpele titel. Ook flexwerkers worden meegenomen in strategische personeelsplanning. De toekomst vraagt om flexibelere overwegingen voor de workforce.
Ben jij er klaar voor om je workforce te optimaliseren en talenttekorten aan te pakken? Hanteer een gestructureerde aanpak om je volgende stappen in personeelsplanning te evalueren.
HR continu vooruithelpen.