De basis: wat is een studenteninformatiesysteem voor het hoger onderwijs?
Ontdek hoe moderne studenteninformatiesoftware voor het hoger onderwijs leaders helpt studiesucces te stimuleren, effectievere bedrijfsprocessen te ontwikkelen, diepere inzichten in de hele organisatie te verwerven en door een veranderend landschap te navigeren.
Instellingen voor hoger onderwijs staan onder toenemende druk. De instroom in het hoger onderwijs vertoont al een decennium een dalende lijn, met een terugval van 15% in het aantal bachelorstudenten tussen 2010 en 2021.
Studenten kijken steeds vaker naar andere onderwijsopties, zoals carrièrepaden die verder reiken dan de traditionele cursussen en klassikaal leren. En met de afnemende instroom van scholieren die de overstap maken vanuit het voortgezet onderwijs, staat het hoger onderwijs voor de uitdaging om zowel de inschrijvingsstrategie als de vertrouwde bedrijfsmodellen volledig op de schop te nemen.
"We wisten al dat demografische trends invloed gingen hebben op de instroom in het hoger onderwijs en de samenstelling van de studentenpopulatie. En toen kwam de pandemie", zegt Joellen Shendy, Product Strategy Director, Workday Student. "Nu zien we niet alleen een versnelling van die trends, maar ook een verandering in de verwachtingen. We hebben zaken als hybride leren en 24/7 toegang tot diensten geïntroduceerd. Deze nieuwe flexibiliteit is de toekomst."
Dit vraagt van hogescholen en universiteiten dat ze optimaal presteren om studenten tevreden te houden, financieel gezond te blijven en zich te kunnen aanpassen aan wat de toekomst brengt.
Nu meer dan ooit hebben instellingen voor hoger onderwijs flexibiliteit en wendbaarheid nodig: niet alleen om hun groei optimaal te sturen, maar ook om hogescholen en universiteiten directe en gemakkelijk toegankelijke inzichten te verschaffen in hun studenten, docenten en bedrijfsvoering.
Wat is een studenteninformatiesysteem voor het hoger onderwijs?
Hoewel onderwijsinstellingen uiteenlopende software en technologieën gebruiken, verwijst software voor hoger onderwijs meestal naar een informatiesysteem voor het hoger onderwijs of een studenteninformatiesysteem (SIS). Onderwijsinstellingen beheren met deze programma's data en processen tijdens het onderwijstraject van studenten: toelating, inschrijving, academische dossiers, academisch advies, curriculumbeheer, financiële hulp en meer.
Een andere manier om hiernaar te kijken: bedrijven hebben een HR-systeem om de 'employee lifecycle' van medewerkers te beheren. Dit omvat processen zoals aanstelling, onboarding, ontwikkeling van vaardigheden en meer. Hogescholen en universiteiten hebben ook een systeem nodig om het end-to-end onderwijstraject van studenten te beheren: van aanmelding en toelating tot het afstuderen en daarna.
Waarom hebben instellingen in het hoger onderwijs een studenteninformatiesysteem nodig?
De meeste softwaresystemen bij onderwijsinstellingen werden geïnstalleerd voordat e-mail, sociale media en internet ook maar enigszins mainstream waren, dus instellingen zijn voortdurend bezig geweest met het updaten van softwareplatforms voor het hoger onderwijs om te integreren met de nieuwste technologieën. Maar deze vaak samengeraapte, hybride systemen staan onder extra druk door de veranderende digitale behoeften van studenten, waaronder niet-traditionele studenten en nieuwe vormen van onderwijs.
Instellingen voor hoger onderwijs erkennen dat organisatorische agility de sleutel is tot groei op de lange termijn en digitale innovatie.
Aangezien leertrends en de demografie van studenten blijven verschuiven, zullen scholen steeds meer bij studenten betrokken willen blijven gedurende hun hele academische loopbaan. Ook willen ze toegang hebben tot informatie om studenten te helpen bij het vinden van cursussen, co-curriculaire activiteiten, adviseurs, mentoren en meer. Een gestroomlijnde studentenervaring is de beste studentenervaring. Met alle data op één plek ontsluiten instellingen en studenten inzichten waar en wanneer ze die nodig hebben.
Uiteindelijk moet software voor het hoger onderwijs het succes van studenten bevorderen. Om dat te doen, hebben beheerders, docenten en studenten een systeem nodig dat even intuïtief en gebruiksvriendelijk is als de andere technologieën die ze elke dag gebruiken.
Wat zijn de voordelen van een modern studenteninformatiesysteem voor het hoger onderwijs?
De legacysystemen in het hoger onderwijs zijn onsamenhangend, verouderd en niet geschikt voor de manier waarop onderwijsinstellingen vandaag de dag werken. Veel belangrijke functies die vandaag de dag deel uitmaken van onderwijsinstellingen, bestonden 20 tot 30 jaar geleden simpelweg nog niet toen de huidige systemen werden gebouwd.
Daarnaast weet elke hogeschool en universiteit dat organisatorische agility belangrijk is voor groei op de lange termijn en digitale innovatie. Maar dat wil nog niet zeggen dat de wereld van het hoger onderwijs op het punt staat het examen van digitale transformatie af te leggen. Volgens een internationale survey van Workday 'De acceleratiekloof dichten: op weg naar duurzame digitale transformatie' zegt 60% van de leaders in het hoger onderwijs dat het tempo van de digitale transformatie is vertraagd in vergelijking met een jaar geleden, of ze verwachten dat dit in de toekomst zal vertragen.
Het onderzoek suggereert dat veel hogescholen en universiteiten worstelen met uitdagingen rond digitale transformatie die door de pandemie zijn verergerd. Ze slagen er niet in strategieën adequaat te ontwikkelen. Om dit probleem aan te pakken, evenals de onderliggende hiaten in hun digitale strategie, moeten instellingen eerst een meer fundamentele stap zetten. Dat betekent dat er een datastrategie moet worden opgesteld en uitgevoerd. Slimme digitale investeringen zijn echter alleen mogelijk met de juiste data om beslissingen te onderbouwen.
Hoe helpt een studenteninformatiesysteem met data?
Campussen en instellingen voor hoger onderwijs zijn net kleine steden, met veel bewegende delen, die allemaal invloed hebben op elkaar. Wie universiteitsactiviteiten en studenten echt goed wil begrijpen, heeft diepere inzichten en tracking nodig. Dat begint met data. Spreadsheets gebruiken om zinvolle data te verkrijgen op het vereiste gedetailleerde niveau is moeilijk en tijdrovend. En zelfs als een systeem moderner is, ligt de uitdaging in het extraheren van al deze data uit vele verschillende bronnen. In het beste geval krijgen leaders in het hoger onderwijs inzichten achteraf.
Door hun technologie-infrastructuur te moderniseren en fragiele, gefragmenteerde systemen te vervangen door een platform dat data naadloos en veilig binnen de hele instelling samenbrengt, maken leaders in het hoger onderwijs realtime toegang tot nauwkeurige, actiegerichte data mogelijk.
Het hoger onderwijs moet data omvormen tot een strategische asset, zodat instellingen optimaal inspelen op de behoeften van studenten, budgetten, docenten en faciliteiten, vandaag en in de toekomst.
Compleet inzicht in alle data stelt instellingen in staat te bepalen welke programma's kostenposten zijn en welke inkomsten genereren om de data vervolgens per studieprogramma te analyseren.
Met een agile platform zijn leaders in het hoger onderwijs in staat om het succes van studenten te verbeteren, effectievere bedrijfsprocessen te ontwikkelen, diepere inzichten te verwerven in de hele organisatie en door een veranderend landschap te navigeren.
Wat is het studenteninformatiesysteem (SIS) van Workday: Workday Student?
De software van Workday voor het hoger onderwijs heet Workday Student. Dit is één cloudgebaseerd systeem dat eenvoudig samenwerkt met Workday Human Capital Management en Workday Financial Management. Met Workday brengen instellingen voor hoger onderwijs hun hele organisatie onder op één modern, wendbaar en gebruiksvriendelijk platform.
Workday heeft software voor het hoger onderwijs ontwikkeld die is ontworpen voor de huidige generatie studenten. Onze onderwijspartners vertelden Workday dat de huidige studentensystemen onsamenhangend en verouderd zijn en niet aansluiten bij de manier waarop er vandaag de dag wordt gewerkt. Workday Student is ontwikkeld vanuit het inzicht dat beheerders, docenten en studenten een systeem nodig hebben dat net zo intuïtief en handig is als de andere technologieën die ze elke dag gebruiken.
Het SIS dat Workday heeft gecreëerd, biedt studenten een moderne ervaring. Het geeft studenten en beheerders de flexibiliteit om altijd en overal taken uit te voeren, of dat nu op een laptop in de bibliotheek of op een smartphone op het strand is.
Workday Student is een systeem dat in nauwe samenwerking met inzichten van ontwerppartners onder onze klanten is gebouwd, om zo een echt modern studenteninformatiesysteem te leveren: het enige end-to-end studentenproduct dat al bij klanten in gebruik is.
Hoe verschilt Workday Student van andere studenteninformatiesystemen?
De meeste instellingen werken met een SIS dat minstens 20 jaar geleden is ontwikkeld; een systeem dat ouder is dan de gemiddelde student. Deze instellingen worstelen met verouderde systemen en willen overstappen op een cloudgebaseerde oplossing die een consistente, gebruiksvriendelijke digitale ervaring biedt met meer gepersonaliseerd engagement. Deze oplossing moet studenten in staat stellen zich in te schrijven voor cursussen, hun werk-studie-uren te volgen, financiële steun te beheren en een adviesgesprek aan te vragen, allemaal via een mobiel apparaat. We bereiken studenten echt waar ze zijn en dat voordeel is belangrijker dan ooit.
Bij Workday vinden we dat de basis van moderne software voor het hoger onderwijs een compleet beeld is van alle data (finance, HR en studenten) in één cloudgebaseerd systeem, om volledige data-analyse en eenvoudige toegang tot informatie mogelijk te maken.
Met alle data op één plek ontsluiten instellingen en studenten inzichten waar en wanneer ze die nodig hebben.
Een modern managementsysteem voor hoger onderwijs, zoals Workday Student, maakt het mogelijk dashboards te gebruiken en te delen om inschrijftrends te volgen, de vraag naar een specifieke cursus te peilen, open faculteitsvacatures te beheren, inkomsten per programmagebied bij te houden en een oogje op cursusinschrijvingen te houden om tijdig personeel aan te trekken.
Studenten gebruiken dashboards om zich online in te schrijven voor lessen, meldingen over inleverdata te ontvangen, onmiddellijk feedback te krijgen of de inschrijving voor een les is gelukt en hun academische weg naar het afstuderen te volgen. Met behulp van rijke data uit studentenprofielen beveelt het Workday Student-platform academische ondersteuningsprogramma's aan om de student experience te verrijken.
Compleet inzicht in alle data stelt instellingen in staat te bepalen welke programma's kostenposten zijn en welke inkomsten genereren om de data vervolgens per studieprogramma te analyseren. Met Workday Student profiteren instellingen van datagedreven inzichten in zaken zoals de kwaliteit van hun aanmeldingspool, studententrends en opleidingsvraag om nu en in de toekomst goed gefundeerde beslissingen te nemen.
Ontdek meer over Workday Student Management-software.