Het budgetproces bij Wake Forest University was altijd arbeidsintensief. Academische en administratieve afdelingen hadden afzonderlijke, handmatige workflows die omslachtig waren. Dit beperkte belangrijke taken en budgetinvoer tot een kleine groep administrators en financiële planners.
Tegenstrijdige, niet-flexibele data in budgetten vereisten heen-en-weer communicatie om de feiten te achterhalen en er werd niet een gestandaardiseerde workflow gehanteerd. De hoeveelheid tijd die nodig was om budgetinformatie aan te maken zorgde ervoor dat deze vaak oud of achterhaald was. Het leggen van verbindingen tussen plannen, personeel en finances was erg arbeidsintensief.
Naadloze realtime budgettering en kapitaalplanning.
Om iedereen samen te brengen en budget- en kapitaalplanning te verbeteren, werd Adaptive Planning door Wake Forest geïmplementeerd. De universiteit beschikte al over Human Capital Management en Financial Management, dus ze beschikten over de fundering voor kant-en-klare data om verbonden workflows voor academische en administratieve afdelingen te ondersteunen.
In plaats van het managen van afzonderlijke silo's en processen, beschikt Wake Forest University nu over één gedeelde databron voor het managen van resources, budgetten en plannen. HCM en Financial Management voeren dat automatisch in Adaptive Planning in. En werknemers hebben een enkelvoudig aanmeldingsproces en een gedeelde en gebruiksvriendelijke ervaring.
Stimuleert brede deelname.
Meer dan 100 besluitvormers uit de hele campus nemen nu deel aan het aanmaakproces voor budgetten. Adaptive Planning was eenvoudig te leren en mensen hebben het vertrouwen dat door tijd te investeren, ze een snellere budgetgoedkeuring voor hun doelen krijgen.
Administrators hebben uitgebreid, realtime inzicht in de gecentraliseerde budgetten voor academische afdelingen evenals in de gedecentraliseerde budgetten voor administratieve Campus Life-afdelingen zoals recreatie, politie en adviesdiensten. Besluitvormers gebruiken hetzelfde platform ook om finances, personeel en planning te managen.
Versnelt efficiëntie en empowert mensen.
Het voorbereiden van Adaptive Planning om de budgetcyclus te implementeren neemt nu één à twee weken in beslag in plaats van twee maanden, en besluitvormers hebben on-demand toegang tot de benodigde informatie. Dankzij de intuïtieve selfservice mogelijkheden van Adaptive Planning, kunnen ze rapportages draaien en data downloaden wanneer ze willen en kunnen ze snel de kosten voor activiteiten aan afdelingen en resources koppelen.
Mensen kunnen voorkomen dat ze meerdere keren handmatige data moeten invoeren omdat informatie automatisch van HCM en Financial Management naar Adaptive Planning wordt overgedragen. En omdat alle data in realtime wordt bijgewerkt, hoeven besluitvormers geen handmatige controles meer uit te voeren. Ze weten dat de resultaten kloppen.
Levert nauwkeurige data.
Het einde van de maand wordt nu in vier dagen met Financial Management afgesloten dankzij de nauwkeurigere data en de snelheid van de voorafgaande processen. De mogelijkheid om meerdere weergaves van bepaalde data te bekijken heeft tijd voor de financeteams vrijgemaakt die ze kunnen gebruiken om zich te richten op uitgaveanalyse. Daarnaast kunnen ze snel data onttrekken ter voorbereiding op audits.
Eindgebruikers zijn in staat om hun eigen facturen in te dienen en kunnen de audit trail door het hele proces heen volgen, omdat tegenwoordig elke transactie wordt getraceerd en elke handeling wordt vastgelegd. Door ownership en verantwoordelijkheid over te plaatsen naar de businessunits, hebben de eindgebruikers de mogelijkheid gekregen om hun eigen toekomst te managen.