Na de recente fusie tussen Tieto en EVRY gebruikte het grotere HR-team van het bedrijf afzonderlijke HR-systemen, wervingsoplossingen, portalen en workflows. Dit had invloed op de mogelijkheid om een personeelsbestand te managen bestaande uit 24.000 mensen met verschillende achtergronden, werkmethoden en organisatieculturen. Dit was een drempel om de grotere bedrijfsagility en het schaalvoordeel te behalen die nodig waren voor het succes van het nieuw vormgegeven bedrijf.
Uniforme datakern en verbeterde bedrijfsagility.
Matthew Hanwell, TietoEVRY’s Head of HR Technology, geeft aan: "Bovenal wilden we vier dingen. We waren ten eerste op zoek naar een enkelvoudig algemeen HR-systeem waarmee we als één bedrijf efficiënt konden werken. Ten tweede hadden we de behoefte aan algemene internationale processen, gestroomlijnde en soepele besluitvorming, workflows en goedkeuringen. Als derde hadden we een effectief wervingsproces voor Scandinavische afgestudeerden nodig. Het laatste dat we nodig hadden, was dat de data en inzichten eenvoudig toegankelijk zijn voor managers. We hebben al deze doelen behaald en meer."
Workday was vóór de fusie met succes geïmplementeerd aan de Tieto-kant van het bedrijf en daardoor wist het verandermanagement-team dat ze hierop konden verder bouwen en een uniforme bron aan personeelsinformatie en snelle implementatie konden leveren. Het team was ook overtuigd dat ze binnen de strakke tijdsschema's de training konden leveren aan voormalige EVRY-werknemers.
Ondanks dat het hoogseizoen was in Scandinavië, maakte 96% van managers die afkomstig was van xEVRY in de eerste maand al gebruik van Workday.
Head of HR Technology
Implementatie in slechts vijf maanden ondanks de coronapandemie.
Training en communicatie tijdens de implementatie was lastig omdat meer dan de helft van het personeel bekend was met Workday, terwijl de andere helft het nog nooit had gezien. Het was belangrijk om de balans voor beide groepen goed te hebben. Daarnaast hadden de twee bedrijven voorheen een verschillende aanpak voor systemen. De pandemie betekende dat het leveringsproject volledig op afstand moest worden uitgevoerd, waardoor er een andere aanpak nodig was met meer persoonlijke aandacht van de betrokkenen. Ondanks deze uitdagingen en de enorme omvang van de operatie, werd er voldaan aan het krappe tijdsschema van vijf maanden. Dit werd gevolgd door een stabilisatieperiode om te garanderen dat de synergievoordelen van de geoptimaliseerde technologie kon worden gevolgd, begrepen en gemaximaliseerd.
We zagen op die eerste dag dat letterlijk duizenden mensen zich aanmeldden en hun taken voltooiden.
Head of HR Technology
Draagvlak krijgen bij belangrijke groepen belanghebbenden.
Workday heeft het nieuw gefuseerde TietoEVRY geholpen bij het bundelen van hun krachten. Managers hebben effectieve en gestroomlijnde toegang tot hun teams verkregen, waardoor efficiënte dienstverlening en transacties mogelijk zijn gemaakt. Andere belanghebbenden zoals finance ontvangen nu data uit een algemene bron. Algemene regie en controles zijn geïmplementeerd voor voorbeeldgoedkeuringen en -workflows zoals goedkeuringen voor vacatures. En doordat we hetzelfde systeem gebruiken, zijn we beter in staat om snel te reageren op de veranderende omgeving als dat nodig is.
Hoewel de headcount met 66% na de fusie toenam, hebben we niet het internationale ondersteuningsteam van Workday hoeven te vergroten.
Head of HR Technology
TietoEVRY tot leven wekken als één organisatie.
Toen Workday werd gelanceerd in de gefuseerde organisatie was dat een fundamentele stap bij het samenbrengen van TietoEVRY als een volledig geïntegreerde entiteit. Tot die tijd bestond het bedrijf meer in theorie dan in de praktijk, oftewel in organisatorische grafieken en PowerPoint-presentaties. De lancering vertegenwoordigde de eerste keer dat mensen konden zien waar ze thuishoorden in de organisatie, wie hun teamleden waren en aan wie ze moesten rapporteren. Managers konden op dezelfde manier informatie over hun werknemers bekijken, ongeacht waar deze vandaan kwamen. Over het algemeen is TietoEVRY nu in staat om als een uniform bedrijf met een samengevoegd overzicht van hun personeel tot bloei te komen.