Southern Cross Health Society had een strategische prioriteit voor de vereenvoudiging van de bedrijfsvoering. Na decennialang afzonderlijke softwaredelen te hebben samengesteld, was met name HR een ingewikkeld gebied dat de organisatie wilde verbeteren.
Grip krijgen op personeelsdata om planningen en besluitvorming te ondersteunen was een belangrijke prioriteit. Met afzonderlijke systemen voor werving, payroll, learning en performance management (plus handmatige spreadsheets voor processen zoals salarisbeoordelingen), vormden zelfs eenvoudige rapportages een zware administratieve last. Executives waren niet in staat om eenvoudig de gegevens te raadplegen die ze nodig hadden om hun teams effectief te managen.
Tijdens de pandemie was Workday essentieel voor ons om normaal en zonder verstoringen te blijven functioneren. De overgang naar werken op afstand verliep naadloos.
Chief People & Strategy Officer
Eenvoud van implementatie en integratie, sterke beveiliging en ondersteuning.
Volgens Chief People & Strategy Officer Vicki Caisley koos Southern Cross Health Insurance voor Workday vanwege de gemakkelijke configuratie, implementatie en integratie, de doorlopende ondersteuning, de beveiliging en de kosten van het runnen en implementeren. Lokaal ondersteunend personeel en data waren ook belangrijk.
"We zochten naar iets dat één halte voor HR zou zijn, een volledige end-to-end-oplossing. We hadden ook een applicatiesuite nodig die eenvoudig kon integreren met ons bestaande payrollsysteem dat door een externe provider wordt gedraaid. We hielden klantvalidaties en hadden ons eigen beveiligings- en digitale team in het selectiepanel. We zagen in dat de selfservice, data en analytics en dashboardfuncties van Workday ontzettend nuttig voor het runnen van ons personeelsbestand zouden zijn."
Een zeer efficiënt en effectief HR-team.
Head of People and Culture Fleur Elliot geeft aan dat Workday de hoeveelheid tijd die HR aan administratie besteedt drastisch heeft verlaagd. "Wanneer ik alleen al aan mijn team denk, hebben we een enorme stapel rapportages verwijderd omdat we die niet meer nodig hadden. Alle rapportages die vroeger voor finance en IT handmatig gedraaid moesten worden, vinden nu op magische wijze op de achtergrond plaats. Daarnaast hoeven we weinig meer aan payroll te doen. Het heeft ons ontzettend veel tijd bespaard."
"Workday heeft ook een enorm verschil gemaakt voor learning en ontwikkeling. Het is nu eenvoudig vast te leggen wie compliancemodules heeft voltooid. Al onze onboarding learning gaat automatisch. Mensen kunnen zelfs tijdens het reizen van en naar het werk op hun telefoon door de modules heen werken. Voor ons is het een proces geworden dat ingesteld kan worden en waar niet meer naar omgekeken hoeft te worden. Een groot verschil met voortdurend iedereen achterna zitten."
Data en analytics informeren executivebeslissingen.
Door in realtime een single source of truth te bieden, produceert data en analytics van Workday het soort inzichten die executives nodig hebben om beslissingen te nemen die resultaten verbeteren. "Dashboard-rapportages blijken ontzettend handig te zijn", legt Vicki uit.
"Tijdens de pandemie werd er bijvoorbeeld minder verlof opgenomen en begonnen onze accruals toe te nemen, dus tegen het einde van het jaar eindigden we met twee tot drie keer onze gebruikelijke verlofopbouw op de balans. Dankzij Workday hebben we dat probleem snel en eenvoudig kunnen managen door executives hun mensen aan te laten sporen om verlof te plannen en boeken. We konden in realtime bekijken hoeveel uur verlof we aan het einde van het jaar zouden hebben. Hiervoor zou het maken van één opbouwrapport vroeger tot zes uur tijd hebben gekost en waren er meerdere mensen bij betrokken. Nu kan ik die informatie met één klik op een knop inzien wanneer ik dat wil."
Zichtbaarheid van het personeel ondersteunt een agile werkmodel.
Naarmate Southern Cross Health Insurance blijft innoveren, brengt het regelmatig wijzigingen aan hun werkmodel aan. "Vóór Workday werkten we handmatig organisatorische grafieken bij en beschikten we niet over een realtime versie van onze structuur", aldus Vicki.
Toen we afgelopen jaar ons bedrijfsmodel opnieuw organiseerden, heeft Workday al die informatie echter binnen handbereik van het HR-team geplaatst. "In een behoorlijk korte tijd kregen we een volledig overzicht van onze vacatures die we snel met Workday voor werving en onboarding konden vullen. Bij voorgaande wijzigingen kan ik me herinneren dat we tot 's avonds laat organisatiegrafieken aan het bestuderen en werknemers aan het vergelijken waren om er zeker van te zijn dat we iedereen hadden opgenomen. Met Workday zijn die dagen voorbij."