Het Zweedse technologiebedrijf Saab AB is een toonaangevend defensie- en beveiligingsbedrijf dat grotendeels is gevestigd in het thuisland Zweden, maar ook actief is in andere landen over de hele wereld.
Enkele jaren geleden stond Saab voor grote uitdagingen met betrekking tot hun HR-systemen. Merin Dalmo, Head of People Digital Solutions bij het bedrijf, verwoordde het zo: "We hadden één systeem dat de tand des tijds niet had doorstaan. Het bestond uit vele afzonderlijke integraties, er was onvoldoende harmonisatie, we hadden geen overzicht en de selfservice-mogelijkheden voor managers waren zeer beperkt." Maar wat vooral ontbrak, was de mogelijkheid voor verbetering.
Kiezen voor de koploper in transformatie.
Zo begon de zoektocht naar een nieuwe oplossing, een oplossing die, in de woorden van Dalmo, "ons zou helpen gelijke tred te houden met de snelle transformatie van HR, met name in het digitaliseren van onze processen." Dalmo voegt hieraan toe: "We wilden vooral meer transparantie en de mogelijkheid om verschillende bedrijfsonderdelen en landen beter op elkaar af te stemmen. De nieuwe oplossing moest ook toekomstbestendig zijn met een duidelijk ontwikkelingspad en de mogelijkheid om Saabs eigen transformatie te ondersteunen."
Na een gedetailleerd RFP-proces koos Saab voor Workday. Dalmo zegt: "Workday en zijn reputatie en trackrecord als pionier in HR-transformatie, automatisering en digitalisering gaven ons het vertrouwen een toekomstgerichte investering te doen."
Het beste van Workday is dat alles nu in dezelfde Human Capital Management-suite zit, waardoor we de end-to-end ervaring nu op één plek hebben.
Merin Dalmo, Head of People Digital Solutions
Tijd om waarde toe te voegen.
Saab zette de toon voor snelle vooruitgang na hun eerste Workday-implementatie. "We zagen meteen veel voordelen. Zo hoefden we niet langer processen voor prestatiebeloning of performance op papier uit te voeren", zegt Dalmo. "We hadden ook volledige controle over data, waardoor we sneller en effectiever analyses en rapportages konden uitvoeren."
En dat waren niet de enige gebieden waarop we winst behaalden. "Een ander groot voordeel was dat onze managers (onze belangrijkste klanten) nu direct betrokken waren bij de processen die betrekking hebben op hun werknemers", aldus Dalmo. "De implementatie van Workday betekende ook dat we ons geen zorgen meer hoefden te maken over upgrades, zoals bij een traditionele on-premise oplossing. Dit heeft ons de ruimte gegeven om ons te richten op waardevolle gebieden zoals digitalisering en automatisering."
Voor Dalmo was het grootste winstpunt van Workday het vermogen verschillende disciplines en functies in dezelfde Workday Human Capital Management Suite te centraliseren. "Dit biedt onze medewerkers een echte end-to-end ervaring, vooral omdat we nieuwe elementen blijven toevoegen, zoals de Workday Peakon Employee Voice-oplossing voor continu luisteren en Prism Analytics", zegt Dalmo.
"We zien duidelijk hoe we de overstap maken van een overwegend transactionele HR-functie naar een meer datagedreven en dus intelligentere functie", voegt Dalmo toe.
Betere en meer doordachte beslissingen voor elke manager.
Dergelijke verbeteringen hebben een grote, positieve impact op de dagelijkse werkwijzen binnen de hele groep. Dalmo noemt in het bijzonder de verhoogde efficiëntie van HR en betere besluitvormingsprocessen voor managers in de hele business.
"Onze HR-businesspartners hebben nu gewoon een uitstekend systeem om managers organisatiebreed te ondersteunen. Datatoegang en geavanceerde tools stellen managers op elk managementniveau bovendien in staat kwalitatief betere en snellere besluiten te nemen", zegt Dalmo.
"We werken er ook continu aan de adoptie onder managers te verhogen door hen bij projecten te betrekken, zoals het herzien van onze secundaire arbeidsvoorwaarden, en hen voortdurend redenen te geven Workday te bezoeken, zoals nieuwe dashboards en rapporten", voegt Dalmo toe.
Dalmo is van mening dat de introductie van Workday Learning in 2021 een wereld van verschil heeft gemaakt voor de werkervaring van medewerkers. "We hebben destijds het hele personeelsbestand bereikt en verandermanagement gestimuleerd met methoden variërend van webinars, nieuw instructiemateriaal tot trainingssessies", aldus Dalmo.
We hebben een roadmap. We hebben een plan. We weten op welke gebieden we ons moeten richten. En nu hebben we een hoop tools om die weg te bewandelen.
Merin Dalmo, Head of People Digital Solutions
Een toekomst aangestuurd door automatisering en intelligente processen.
Dalmo kijkt vol verwachting naar de toekomst, waar AI steeds meer een onmisbaar onderdeel van belangrijke processen wordt. "De opkomst van AI in diverse sectoren biedt enorme voordelen naarmate het gebruik ervan toeneemt en eenvoudiger wordt", zegt Dalmo.
"Het is bijvoorbeeld niet meer van deze tijd om een wervingsproces van 15 stappen te hebben. Zeker niet als je als manager 20 vacatures moet zien te vullen", voegt Dalmo toe. "Er zal een sleutelrol voor AI zijn weggelegd bij het filteren van vacatures, scannen van kandidaten en andere zaken die het proces stroomlijnen. Ik heb gezien waar Workday toe in staat is en denk dat we niet lang op die mogelijkheden hoeven te wachten."
Dalmo verwacht verdere winst in automatisering en intelligente processen bij Saab en heeft op basis daarvan duidelijk advies voor andere bedrijven die erover nadenken Workday te implementeren. "Wees dapper, slim en open-minded", zegt Dalmo. "Om een modern systeem optimaal te benutten, moet je soms even door de zure appel heen bijten. Maar vergeet niet: het is verstandiger om in een vroeg stadium de moeilijke keuzes te maken bij verandermanagement dan om later de zaken om te moeten gooien."