Midtown Athletic Club neemt financieel management en HCM onderhanden.

Luxerestaurants. Wellness. Hectaren aan tennis- en basketbalvelden. Yoga, pilates, krachttraining en meer. Midtown Athletic Club is meer dan een sportcentrum: het biedt zijn leden de voorzieningen van een echt sportresort, van het Amerikaanse Midden-Westen tot Canada. Elke club is een plek waar leden hun fitnessdoelen kunnen stellen, behalen en overtreffen. Zo krijgen ze de kans het beste uit zichzelf te halen en die energie vervolgens mee terug naar huis te nemen, naar hun gezinnen en community's. Onlangs maakte de club zo'n snelle groei door dat hun systemen voor financieel management en Human Capital Management (HCM) tekortschoten. Midtown was al van plan die systemen te upgraden en te stroomlijnen, maar door de drukte van de dagelijkse activiteiten kwamen ze er niet aan toe ... tot de coronapandemie uitbrak.

Scoren terwijl de rest aan de kant zit.

Het begin van de pandemie was moeilijk voor ondernemingen in de fitnessbranche. Hoewel er veel onzekerheid heerste, zagen executives bij Midtown een unieke kans om de operationele prestaties naar een hoger plan te tillen, de verantwoordelijkheidszin van teams te versterken en de bedrijfscultuur door te ontwikkelen. Ze besloten verder te gaan met een al lang geplande inspanning, namelijk het vereenvoudigen van bedrijfsprocessen en het vervangen van onsamenhangende systemen door één oplossing. Het executiveteam maakte van de gelegenheid gebruik om de toekomst van Midtown met Workday opnieuw vorm te geven.

Bedrijfsbrede consensus en verandermanagement.

Midtown wilde snel resultaten boeken en besloot daarom all-in te gaan met Workday door de volledige suite van Workday Financial Management en Workday Human Capital Management tegelijk te implementeren. Leden van het executiveteam zagen in hoe Workday een transformatie teweeg kon brengen en zaten volledig op één lijn over het aansturen van een bedrijfsbreed initiatief voor verandermanagement. Met behulp van de Workday Launch-implementatiemethode kon Midtown de kritieke functionaliteiten voor de go-live vooropstellen en snel functies beginnen te gebruiken.

Toen werknemers naar de clubs terugkeerden, legde het implementatieteam aan iedereen uit wat Workday voor hen kon betekenen. Met Lunch & Learn-evenementen, informele briefings en regelmatige werknemerssurveys over hun percepties en attitudes, kon Midtown zijn personeel klaarstomen en warm maken voor Workday. Courtney Brouse, Learning & Development Manager bij Midtown Athletic Club, zegt: "Een enorm verkooppunt van Workday was dat werknemers hiermee al hun taken in één systeem konden uitvoeren, zonder tien verschillende wachtwoorden voor tien applicaties of vijftig softwaretools voor één workflow."

Dankzij de gezamenlijke inspanning van de organisatie voltooide Midtown in vijf maanden een geheel virtuele implementatie van Workday HCM. "De go-live op Workday liep op rolletjes: er viel die dag niet veel te beleven voor ons IT-team", zegt Brouse. "Dat is een ideaal scenario voor zo'n enorme opgave."

Snel onder de knie. Flexibel waar het ertoe doet.

Voor veel Midtown-werknemers is de mobiele Workday-app het voornaamste toegangspunt tot het systeem. Brouse legt uit: "Onze medewerkers zijn vaak druk in de weer. Wachten om bij een bepaalde terminal in en uit te klokken was een enorme tijdverspilling. Nu kunnen ze gewoon de Workday-app gebruiken. Ze kunnen er ook hun loonstrookjes bekijken, hun rooster zien, en verlof en dienstwijzigingen aanvragen."

Werknemers rekenen voor meer dan alleen dagelijkse activiteiten op Workday. In de app hebben ze zicht op de zakelijke doelstellingen en kunnen ze hun eigen aansluitende doelen invoeren. Alle Midtown-trainings gaan via Workday Learning in plaats van een apart systeem voor learningmanagement. Werknemers en teamleaders beheren de prestaties en later dit jaar wordt via Workday prestatiebeloning geïmplementeerd. "Met Workday creëren we een bedrijfscultuur met meer verantwoordelijkheid en individualiteit", zegt Brouse. "Het systeem biedt een oplossing voor uitdagingen rondom talentmanagement waar de hele branche mee worstelt."

In plaats van formulieren te printen, ondertekenen, scannen en mailen, voeren nieuwe Midtown-werknemers en hun hiring managers nu alle onboardingsactiviteiten vlot en veilig uit in Workday. Nieuwe werknemers kunnen zich bij Workday aanmelden om te zien welke trainingen aan hen zijn toegewezen en wat de verwachtingen zijn. Brouse merkt op: "Met Workday kunnen we nieuwe Werknemers meteen de juiste kant op wijzen, zodat ze zich tot tevreden en productieve Midtown-medewerkers kunnen ontplooien, of ze nu fulltime of parttime in de clubs of in het bedrijfskantoor werken."

Finance maakt grote sprongen naar meer efficiëntie en strategisch inzicht.

Vlak na de implementatie van Workday waren er enkele welkome veranderingen in financieel management. Het aantal fouten in de eerste payrollverwerking via Workday was met minder dan 1% lager dan ooit. Midtown stroomlijnde ook de beloning van werknemers. In plaats van mensen op 20–50 verschillende manieren te betalen, standaardiseerde en vereenvoudigde het bedrijf het beloningsproces op alle 8 locaties.

Voor Midtowns financeteam maakte Workday het leven niet alleen eenvoudiger, maar ook interessanter. Met Workday Payroll kon het team de payrollverwerking automatiseren en vereenvoudigen. Ze gingen van negen aparte handmatige processen naar één geautomatiseerd proces, waardoor payroll nu niet meer in dagen, maar in uren wordt afgerond. Aan de hand van de data die Workday beschikbaar stelt, kunnen teamleden analytische vragen stellen en strategischere beslissingen nemen.

Midtown is nog bezig met het integreren van alle financiële data en processen in Workday en kijkt uit naar nog meer positieve veranderingen. Het team verwacht dat ze hun inzichtengedreven besluitvorming met Workday naar een nog hoger plan zullen tillen.