Gedeelde en toegepaste kennis leidt tot oplossingen die van de wereld een betere plek maken. Dit principe leidt de missie van Iowa State University (ISU) en stimuleert de innovatie bij de universiteit. ISU is niet alleen de geboorteplaats van 's werelds eerste elektronische digitale computer en een virtual reality-lab met hoge resolutie, maar staat ook in de top 100 van universiteiten over de hele wereld voor Amerikaanse patenten.
Decennia lang hield ISU zijn administratieve budgetten bescheiden door gebruik te maken van op mainframe-gebaseerde applicaties en papieren workflows. De universiteit zag echter in dat zijn legacysystemen en operationele modellen in plaats van geld te besparen de doelstellingen begonnen te hinderen en de kosten opdreven. Voor elke kleine wijziging in de rapportage of applicatie moest een programmeur worden gevonden die de schaarse COBOL-vaardigheden had. En omdat mensen geen verouderde technologieën willen leren, was het een uitdaging om dergelijke programmeurs te vinden.
Bovendien versterkten de silo-systemen de afdelingsgerichte strategieën en weerstand tegen verandering. Kristen Constant, Chief Information Officer bij ISU, zegt: "Onze branche probeert altijd meer te doen met minder, maar de afgelopen jaren hebben we gezien dat agility nog een kritieke vereiste is geworden. De behoeften van studenten en afdelingen veranderen nu zo snel dat we, om strategisch en efficiënt te zijn, een operationeel samenwerkingsmodel moesten gaan gebruiken dat gemakkelijk bij te werken was."
Met Workday kunnen we het systeem gemakkelijk aanpassen aan hoe we willen werken.
Chief Information Officer
Cyclones bouwen momentum op met één cloud.
De universiteit besteedde meer dan een jaar aan het evalueren van IT-oplossingen en koos voor Workday Financial Management, Workday Human Capital Management (HCM) en Workday Adaptive Planning. "Workday biedt een naadloze, cloudgebaseerde basis voor universitaire werkzaamheden", zegt Constant. "En in tegenstelling tot onze vorige systemen die rigide waren, stelt Workday ons in staat om het systeem gemakkelijk aan te passen aan hoe we willen werken."
We konden snel onze finance- en HR-operaties opnieuw afstemmen . . . met Workday.
Vice President of University Human Resources
De big bang.
In plaats van de nieuwe oplossing langzaam uit te rollen, koos ISU voor een duidelijke overstap naar het nieuwe holistische model voor shared services en implementeerde Workday Financial Management en Workday HCM tegelijkertijd. Pam Cain, senior vice-president Operations en Finance bij ISU, zegt: "Alle processen hebben met elkaar te maken dus alles in één big bang was goed voor ons."
Om een samenhangende set vereisten vast te stellen, had elke afdeling een team voor implementatieplanning met een vertegenwoordiger van finance, HR en IT. Cain legt uit: "We gebruikten de mogelijkheden binnen Workday om effectief workflows op te zetten die onze nieuwe finance- en HR-processen coördineerden met onze nieuwe structuren voor shared services."
Ik kan niet eens inschatten hoeveel extra weken en maanden we nodig zouden hebben gehad om de begroting aan te passen... zonder ons nieuwe systeem.
Senior Vice President of Operations and Finance
Een les in aanpassingsvermogen.
Nu digitale workflows gemakkelijk te wijzigen zijn, past ISU de manier waarop mensen werken snel aan. Hierdoor kunnen nieuwe behoeften en strategieën beter worden ondersteund. Tot de wijzigingen die door het finance-team zijn aangebracht, behoren de toevoeging van meer dan 44.000 nieuwe COVID-19-gerelateerde uitgaven. Cain legt uit: "In de twee maanden voor de pandemie waren we begonnen met de implementatie van een nieuw budgetsysteem met Workday Adaptive Planning. Dit automatiseert handmatige processen voor honderden budgetten en maakt de vereiste controles en rapportages mogelijk. Ik kan niet eens inschatten hoeveel extra weken en maanden we nodig zouden hebben gehad om de begroting aan te passen tijdens de pandemie, zonder ons nieuwe systeem."
Over de flexibiliteit van HR tijdens de pandemie zegt Kristi Darr, vicepresident van University HR bij ISU: "We konden snel onze finance- en HR-activiteiten aanpassen, dankzij de rapportagemogelijkheden die we met Workday hebben toegevoegd. We hebben onmiddellijk nieuwe soorten uitgaven bijgehouden met worktags, de manier veranderd waarop we verlof van werknemers afhandelen in verband met de nieuwe COVID-vereisten en het managen van externe werknemers gestroomlijnd."
Op koers blijven met gemakkelijke aanpassingen.
ISU blijft andere processen verfijnen, zoals de toevoeging van nieuwe goedkeuringen aan bepaalde workflows en het schrappen van onnodige stappen in procurement. "Het realiseren van al deze veranderingen zou met legacysystemen een veelvoud van het aantal uren hebben gekost", concludeert Cain. "De mogelijkheid om onze digitale workflows snel aan te passen naarmate we de zichtbaarheid en samenwerking van finance, HR en IT verbeteren, helpt ons om ons model voor shared services verder te ontwikkelen."