Al 35 jaar werkt Planet samen met zijn klanten aan oplossingen om toeristen belastingvrij te laten winkelen in talrijke regio's wereldwijd, handelaren te helpen hun omzet te verhogen en nieuwe inkomstenstromen te ontwikkelen, en acquirers, waaronder banken en andere financiële instellingen, te helpen hun afwikkeling te stroomlijnen.
Na een aantal grote internationale overnames heeft het bedrijf de naam 'Planet' meer dan verdiend. Met een internationaal team van meer dan 1500 mensen in 70 landen en een indrukwekkend portfolio van producten en diensten heeft het bedrijf een leidende positie in deze markt.
Het bedrijf wordt alom erkend als marktleider en dé betalingsprovider in een zeer concurrerende markt. Enkele partners zijn bekende internationale merken als Gucci, Giorgio Armani, Marriott en Hilton. Het bedrijf blijft streven naar verdere groei en heeft in 2019 en 2020 twee grote overnames afgerond. De groeistrategie komt in een stroomversnelling door de recente aankondiging van een nieuwe investering door Advent International, die heeft ingestemd met mede-eigendom met Eurazeo.
De noodzaak om de controle in handen te krijgen
Een dergelijke groei brengt uitdagingen met zich mee. Janice Donaghue, VP People Operations, zegt: "We waren een snel groeiend bedrijf, maar hadden weinig structuur in onze systemen om duurzame groei te ondersteunen."
Door een gebrek aan gecentraliseerde controle was er weinig zicht op onze werknemers, waar ze zich bevonden, wat hun functie was, wat ze betaald kregen of met welke klanten ze werkten. En dit was nog voor de twee recentste overnames, die zorgden voor heel wat nieuwe werknemers. En dit was ook voor de uitbraak van de coronapandemie, die in vele markten tot disruptie leidde in de vorm van verlofregelingen en thuiswerk.
De mogelijkheid om met Workday data te bekijken en tot in detail te analyseren was voor ons een echte gamechanger.
VP People Operations
Planet zag in dat het tijd was voor verandering en organiseerde een aanbestedingsprocedure voor oplossingen voor HR en financieel management die zouden zorgen voor accurate, realtime informatie over de hele operatie. Workday werd geselecteerd om één gecentraliseerd systeem te leveren dat ook zou kunnen voldoen aan toekomstige behoeften. Planet ging live met Workday op het moment dat de eerste overname werd afgerond. "Dat was een behoorlijk spannend moment", zegt Janice Donaghue.
Voortdurende verandering en verbetering.
Planet koos Workday met toekomstige groei in gedachten. In de woorden van Janice Donaghue: "Workday beschikt over groeimogelijkheden en wij kunnen meegroeien." Direct na de eerste internationale implementatie van de HR-oplossing kwamen er al voordelen aan het licht, zoals directe toegang tot realtime informatie.
Het executive leadership team kan nu bijvoorbeeld op eenvoudige wijze dashboards met belangrijke personeelsdata bekijken. En werknemers in de hele organisatie kunnen veel zelfstandiger werken. Ze zoeken bijvoorbeeld zelf informatie op, zonder hiervoor op iemand anders te hoeven wachten. Deze verbeteringen bleken bijzonder waardevol in de tijd vlak na de twee overnames, toen het bedrijf nieuwe werknemers en vestigingen ging integreren.
Daarnaast werken HR en finance nu veel nauwer samen. Zo sloegen de teams bijvoorbeeld de handen ineen om een nieuwe kostencentrumstructuur op te zetten, met een gezamenlijke aanpak voor het ontwikkelen van oplossingen op basis van 'shared services'.
Sinds de go-live met de Financial Management-module is het financeteam samenwerking echt op waarde gaan schatten.
VP People Operations
Onderdeel van een internationale community.
Het team bij Planet maakt actief gebruik van de Workday Community. Deze community, die al meer dan 150.000 leden telt, is een bron van informatie en resources van peers, partners en experts en biedt een plek waar gebruikers feedback en nieuwe ideeën kunnen delen. Fiona Gurr, HRIS Manager, zegt: "We hebben er al zoveel uit gehaald. Ik zie andere bedrijven iets doen en besef dat wij dat ook kunnen. Ik hoef niet veel onderzoek te doen, we vinden er gewoon alles wat we maar kunnen bedenken."
Om een voorbeeld te geven van deze praktische ondersteuning: Fiona sprak onlangs met een ander lid uit de community over hun ervaring met het implementeren van Workday Discovery Boards. "Het is echt nuttig om van anderen te kunnen leren", zegt ze.
We halen veel voordeel uit de Workday Community: de 'Coffee Mornings' en alle andere dingen maken mijn werk stukken eenvoudiger.
HRIS Manager
Omgaan met COVID-19.
Hoewel het behoorlijk uitdagend was om nieuwe werknemers die werken op afstand te onboarden, is Janice Donaghue van mening dat de verbeterde interne communicatie via Workday dit proces heeft gestroomlijnd.
En Fiona weet ook zeker dat het bijhouden van verlofregelingen in meerdere landen veel gemakkelijker is geworden met Workday. "We hebben een verlofplan opgesteld om te laten zien waar mensen buiten het bedrijf waren en waar ze minder uren werkten. Vroeger hadden we hiervoor met spreadsheets moeten rommelen en dan hadden we waarschijnlijk nog mensen over het hoofd gezien!"
Met Workday hebben we toegang tot accurate, actuele data over waar en hoe mensen werken en hoe ze worden beloond. Alles is veel eenvoudiger geworden.
HRIS Manager