Ondanks de internationale omvang en de complexiteit van de organisatie, werkte de Freudenberg Group voorheen met diverse gefragmenteerde HR-systemen en verouderde en tijdrovende handmatige processen.
De organisatie wilde dit veranderen en ging in 2018 op zoek naar een nieuwe oplossing. Volgens Sarah O'Hare, Global Head of HR, sprong er al snel één kanshebber uit.
Een echt formatieve oplossing implementeren.
"Workday was onze eerste keuze", zegt O'Hare. "Het werd snel duidelijk dat Workday begreep wat we nodig hadden. En we zagen dat één bron van waarheid in masterdata, met alles op één plek, een echt transformatief alternatief bood voor wat in feite een verzameling systemen was die in de loop der tijd aan elkaar waren gekoppeld.
"We keken vooral uit naar de implementatie van Workday's uitstekende mobiele ervaring. Het is over de hele linie een groot succes, vooral wat betreft efficiëntie: wat eerder weken of zelfs maanden kostte én de nodige moeite van onze 800 HR-professionals, is nu letterlijk in 30 seconden gepiept met Workday. Soms zelfs in 5 seconden!"
Wat eerder weken of zelfs maanden kostte én de nodige moeite van onze 800 HR-professionals, is nu letterlijk in 30 seconden gepiept met Workday. Soms zelfs in 5 seconden!
Sarah O'Hare, Global Head of HR
De HR-visie van Freudenberg realiteit maken.
De HR-visie van de Freudenberg Group draaide om het maximaliseren van de positieve impact van werknemers.
O'Hare stelt: "Talent aantrekken, binnenhalen en een eersteklas ervaring aanbieden, daar hechten we enorm veel belang aan.
"We hebben twee doelen voor ogen: werknemers die hun eigen carrière aansturen; en HR-partners, onze managers, die het systeem gebruiken om hun netwerken en communicatievaardigheden uit te breiden. En dat is precies wat Workday voor ons doet."
Integratie met de ondernemingsraad.
De ondernemingsraad was van groot belang voor het succes van het bedrijf met Workday. Jessica Vollmer, manager Corporate Data Protection & HR Projects, stuurde deze integratie aan en zei: "Ik ondersteunde de onderhandelingen met de ondernemingsraad en was bijzonder nauw betrokken bij de implementatie van verandering, communicatie en training. Onze relatie met de ondernemingsraad is heel belangrijk. Die speelde al een rol voordat we officieel voor Workday kozen. We creëerden samen een specifieke groep voor elke werkstroom, zoals talent en prestaties, compensatie en HCM."
Vollmer vervolgt: "Training van de ondernemingsraad in Workday en de bijbehorende voordelen was integraal voor een geslaagde implementatie. We definieerden verschillende rollen voor de ondernemingsraad met diverse transparantieniveaus voor werknemers."
Een uniforme look en feel creëren voor de externe markt.
De ondernemingsraad was een jaar na de eerste Workday-implementatie bij Freudenberg ook betrokken bij de implementatie van Workday Recruiting. "Het sollicitatieproces werd voorheen op papier afgehandeld, maar dit kon nu voor het eerst digitaal", zegt Vollmer.
Het is een gamechanger geweest. O'Hare: "Het is uitzonderlijk, omdat we nu één uniforme uitstraling hebben van de externe markt naar de Freudenberg Group. Sollicitaties van kandidaten komen nu naadloos bij onze managers en in het wervingsproces terecht. Dat was voorheen simpelweg onmogelijk."
Sinds de go-live vergaderen Workday, de ondernemingsraad en het team regelmatig met elkaar. "We komen elke zes weken samen en praten over verschillende onderwerpen en nieuwe functies. Het is een sterke, transparante relatie", aldus Vollmer.
We hebben alles bereikt wat ik wil bereiken als we een geweldige employee experience bieden en een plek waar iedereen zijn potentieel vervult.
Sarah O'Hare, Global Head of HR
Meer diversiteit creëren in organisaties.
Workday draagt ook aanzienlijk bij aan de diversiteitsstrategieën voor de workforce van de Freudenberg Group.
Aldus O'Hare: "We richten ons met Workday nu op metrics om duidelijkheid te scheppen en te ontdekken waar de verbeterpunten liggen. We weten dat de meeste topfuncties in onze organisatie in handen zijn van mannen."
Workday bracht deze inzichten bij de Freudenberg Group aan het licht en doet er nu alles aan om deze situatie te verhelpen. "Ons werk wordt gestroomlijnd om het geringe aantal vrouwen in senior functies binnen 10 jaar te verbeteren van 5% naar 20%", zegt O'Hare. "Met onze voormalige gefragmenteerde aanpak zou het heel lastig zijn geweest om deze analyse uit te voeren. Om nog maar te zwijgen over het opstellen en implementeren van een effectief programma voor verandering."
Training van de ondernemingsraad in Workday en de bijbehorende voordelen was integraal voor een geslaagde implementatie.
Jessica Vollmer, Manager Corporate Data Protection & HR Projects