De Duitse economie is een wonder, dankzij de hoogopgeleide, bekwame en technisch onderlegde beroepsbevolking. Duitsland heeft het op drie na grootste BBP ter wereld en staat wat export betreft op de derde plaats na China en de VS. De wetten voor werknemersbescherming, die betrekking hebben op salaris, vrije tijd, veiligheid en andere werknemersrechten, behoren tot de strengste ter wereld.
Zoals alle Duitse bedrijven moet DATEV eG werken met ondernemingsraden die toezien op de naleving van deze voorschriften. Het bedrijf moet ook de privacy van de gegevens van elke werknemer waarborgen, zoals bepaald in de wet General Data Protection Regulation (GDPR) van de Europese Unie (EU).
Michael Goller is de technische architect voor Workday bij DATEV en kent deze werknemersvoorschriften goed. Zorgen dat het bedrijf aan de regels voldoet, is een groot deel van zijn werk. Dat geldt ook voor het bieden van veilige, op rechten gebaseerde toegang tot HR-data, of het nu gaat om persoonlijke gegevens van werknemers of bedrijfsdata waarmee het management weloverwogen zakelijke beslissingen kan nemen. Hij is ook betrokken bij het waarborgen van de dataprivacy.
Tijd om te moderniseren.
Vroeger bewaarde DATEV zijn HR-informatie in complexe systemen voor dataopslag die 20 jaar geleden zijn gebouwd. Om de data te combineren met informatie uit andere systemen voor het uitvoeren van analyses en genereren van rapporten, moesten de data bij een datawarehouse worden afgeleverd via een complex extractie-, transformatie- en laadproces (ETL). "We kozen voor het moderniseren van ons HR-datasysteem voor Workday om de crossfunctionele datatoegang, -beheer, -analyse en -rapportage eenvoudiger te maken", aldus Goller.
Helaas stuitte DATEV op een enorm obstakel. "Alles waarvoor historische HR-data nodig waren, was praktisch onuitvoerbaar. En als het al kon, was het een onvoorstelbaar omslachtige en tijdrovende klus", legt Goller uit. "Om onze volledige geschiedenis vanuit onze vorige HCM-software in Workday te laden, zou te veel tijd hebben gekost."
Tegenwoordig zijn al onze historische data volledig toegankelijk en staan al onze relevante data op één plek, dankzij Workday Prism Analytics. En met Workday hebben we ook selfservice voor gebruikers mogelijk gemaakt.Technisch architect
Eenvoudige toegang tot historische HR-data was cruciaal om te zorgen voor volledige en nauwkeurige DATEV-personeelsprofielen en om te voldoen aan de Duitse voorschriften voor werknemersbescherming. Toen ontdekte Goller Workday Prism Analytics. Deze oplossing kon DATEV voorzien van een datahub om grote hoeveelheden uiteenlopende historische en operationele data samen te brengen met vertrouwde Workday-data in één uniforme, veilige bron. "Door Prism Analytics toe te voegen aan onze Workday-setup hadden we een oplossing voor ons enorme probleem van hoe we toegang konden krijgen tot onze historische HR-data", zegt hij. "Uiteindelijk hebben we het oude datawarehouse buiten gebruik gesteld, wat ons tijd en kosten heeft bespaard."
Kerst in juli.
Kort nadat DATEV live ging op Workday, begon de klok te tikken voor Goller. Hij moest een zeer tijdgevoelig project in de nieuwe omgeving uitvoeren, namelijk kerstbonussen. "We hadden de implementatie vroeg in de zomer voltooid en moesten het bonusmodel al eind oktober klaar hebben", zegt hij. "Hiervoor waren data uit veel bronnen nodig, waaronder historische data, en voor elke werknemer moesten unieke berekeningen worden uitgevoerd. Elke vertraging zou veel frustratie opleveren. Maar we haalden onze streefdatum met de datahub van Workday Prism Analytics, die al onze data naadloos op één plek samenbracht."
Goller is ook vol lof over een deskundige Workday-consultant die zijn team goed aan de slag heeft geholpen en Prism Analytics op de best mogelijke manier aan het werk heeft gezet. "We hebben een valse start vermeden die onze deadline in gevaar zou hebben gebracht", zegt hij. "We hebben alle juiste data-elementen naadloos in ons model opgenomen, met succes getest en vervolgens probleemloos in ons salarisadministratiesysteem ingevoerd."
Insolventieverzekering: een stap in de richting van selfservice.
In Duitsland kunnen werknemers meerdere jaren met sabbatical gaan. DATEV biedt de mogelijkheid om maximaal drie jaar verlof te nemen. Voorafgaand aan dit verlof bouwt de werknemer een financiële claim op die in de verlofperiode wordt opgenomen. "Elk bedrijf moet dit geld verzekeren. En dit kan oplopen tot een aanzienlijke balanspost, die door auditors zorgvuldig wordt gecontroleerd. Zo werkt het ook bij DATEV," zegt Goller. "Elk jaar in december moeten we een rapport opstellen voor onze verzekeringsmaatschappij, die haar dekkingsvergoeding aanpast aan het totale bedrag dat we op onze balans hebben gereserveerd. We moeten ook eenmaal per jaar de bedragen aan elke werknemer rapporteren."
We hebben onze bedrijfsprocessen veel meer kunnen verrijken dan voorheen door datarapporten op te nemen die zijn gegenereerd door Workday Prism Analytics.
Technisch architect
Met behulp van de datahub van Workday Prism Analytics om ongelijksoortige data voor deze rapporten samen te brengen, kon Goller het rapport voor de verzekeringsmaatschappij en de individuele rapporten voor werknemers in december leveren, geheel volgens de richtlijnen. "Hiervoor waren ook historische data uit ons oude systeem nodig en het uploaden ging vrij snel", zegt hij. "Nu het een Prism-rapport is, waarbij het grootste deel van de verwerking binnen Workday wordt gedaan, kunnen werknemers hun eigen rapporten bekijken. Momenteel omvat onze selfservice de beveiligde toegang van een persoon tot de eigen urenstaten, salarisgegevens en andere persoonlijke gegevens."
Goller hoeft niet langer complexe datatransformaties te doorstaan om verschillende rapporten samen te stellen. "Ik ben niet bijzonder technisch, dus integraties uitvoeren in Workday met behulp van de Prism Analytics-datahub is veel eenvoudiger dan voorheen", zegt hij. "Je bouwt een rapport in Workday, haalt de data in Prism op en combineert die vervolgens met data uit het externe systeem. Vervolgens verzamel en integreer je de data en je rapport is klaar. Mocht je een fout zien, dan is die heel eenvoudig te verhelpen."
GDPR waarborgt databescherming en -naleving.
De GDPR-regels van de EU zijn ingewikkeld en overtreding kan veel geld kosten. Een van de vereisten is dat bedrijven de data van een persoon moeten wissen als ze niet langer nodig zijn of als dit het specifieke verzoek van een werknemer is. "We kunnen tijdschema's instellen om specifieke HR-data te archiveren of te verwijderen met behulp van Prism binnen onze Workday-omgeving", besluit Goller. "In combinatie met de ingebouwde functies voor databeveiliging in Workday helpt deze extra mogelijkheid ons de data van onze werknemers te bewaken en onze compliance met GDPR te waarborgen. Deze zijn beide essentieel voor het management en de ondernemingsraden van DATEV."