Een biologische boerderij in Kauai. Een internationale bank. Een opkomend technologiebedrijf. Ze maken allemaal deel uit van het uitgebreide klantenbestand van Cushman & Wakefield. Cushman & Wakefield, een wereldspeler in onroerend goed, levert vastgoed-, faciliteiten- en projectmanagement in 60 landen voor klanten over de hele wereld.
Alleen al het verwerken van $ 1,5 miljard aan salarisbetalingen en meer dan 100.000 facturen per jaar is een gigantische en ingewikkelde taak. Om aan de eisen van klanten te voldoen, zijn tijdige en nauwkeurige facturen, financiële overzichten en andere transactiedocumenten essentieel.
Dat is geen gemakkelijke opgave. "Onze methoden zijn afgestemd op de unieke en uitdagende behoeften van onze klanten", zegt Michelle Sinn, Director of Global Non-Brokerage Billing. "We verwerken enorme hoeveelheden data: ongeveer zeven miljoen transacties per jaar."
Veranderingen in een handomdraai.
Cushman & Wakefield schakelde de hulp in van Workday Services-partner Intercrowd om een app te ontwikkelen voor een effectievere afhandeling van deze transacties.
Met behulp van Workday Extend heeft Intercrowd nauw samengewerkt met het team van Cushman & Wakefield om Journal Line Reclassification te implementeren. Hiermee kunnen gebruikers automatisch fouten in het boekhoudproces herstellen en boekingen achteraf corrigeren. Ook is het mogelijk om bulkcorrecties en ad-hocaanpassingen door te voeren zonder duizenden spreadsheetregels handmatig te doorzoeken. Het bedrijf kan nu ter plekke journaalregels aanpassen of kosten splitsen over meerdere werkgroepen op basis van percentages, uren of bedragen.
De voordelen waren overduidelijk en direct merkbaar. Omdat Cushman & Wakefield al met andere applicaties van Workday werkte, waren alle data direct beschikbaar. Hierdoor hoefden leaders geen 6 tot 8 mensen meer in te zetten voor het bijwerken van journaalregels, wat een jaarlijkse besparing van $ 1 miljoen opleverde. Met de nieuwe app werd ook de tijd voor het bijwerken van journaalregels teruggebracht van 45 naar 4 minuten. Het aantal fouttickets daalde met 75% binnen 75 dagen na de implementatie.
"De informatie is veel nauwkeuriger", zegt Sinn. "Als je data uit spreadsheets knipt en plakt zoals we voorheen deden, komen er altijd fouten voor. Dit is voor ons een enorme stap vooruit."
Alles wat je nodig hebt, vind je op één plek in het uniforme Workday-systeem. We hoeven geen nieuwe tool te configureren.
Global Director of Finance Systems
Nauwkeurige data.
Cushman & Wakefield heeft 13.000 werknemers buiten kantoor (ongeveer een kwart van het bedrijfspersoneel) die wekelijks urenstaten indienen waarin ze aangeven waar en hoe ze hun werktijd hebben besteed.
Volgens Sinn vergeten werknemers soms in hun urenstaten te vermelden dat ze op een andere locatie hebben gewerkt, waardoor het accountingteam dit later handmatig moet aanpassen via spreadsheets. "Het corrigeren van urenstaten nam veel tijd in beslag."
Maar nu? "Je drukt op de bewerkknop om uren naar een ander project te verplaatsen en het gaat vanzelf", aldus Sinn.
Snel zoeken.
Met de app kunnen werknemers snel een regel vinden om te wijzigen of bij te werken zonder tientallen spreadsheetregels door te hoeven nemen.
Als werknemers bijvoorbeeld naar een bepaald bedrijf in de VS willen zoeken, kunnen ze filteren met aanvullende criteria zoals 'VS' om sneller te vinden wat ze zoeken.
Het is ook mogelijk om met een datumbereik een vergadering van jaren geleden op te zoeken, zodat je kunt achterhalen wie erbij was. Of wie de rekening betaalde bij een zakenlunch om te achterhalen welk kantoor werd gefactureerd en daarna een deel van de kosten door te schuiven naar andere afdelingen. Je kunt ook zoeken op een specifieke projectfase. En zo zijn er nog veel meer mogelijkheden.
Het wordt allemaal in één keer vlekkeloos afgehandeld. Alles is nauwkeuriger en duidelijker voor de eindgebruikers.
Director of Global Non-Brokerage Billing
Opschalen en uitbreiden.
Het softwareontwikkelingsteam van Cushman & Wakefield is nu verantwoordelijk voor het bijwerken en beheren van de app.
"Intercrowd heeft de basis voor ons gelegd", zegt Sinn. "Maar nu ons interne technische datateam de app beheert, kunnen onze werknemers deze verder ontwikkelen en verbeteren." Extra rapportage- en sorteermogelijkheden zijn voorbeelden van enkele van de verbeteringen die zijn doorgevoerd.
Het bedrijf gebruikt Workday Extend ook om nieuwe apps te ontwikkelen. "We hebben zojuist onze eerste applicatie intern ontwikkeld en ons team heeft het geweldig gedaan", zegt Sinn. "Het is echt ongelooflijk."
En dit is pas het begin voor Sinns collega's. "We staan nog maar aan het begin van onze reis met Workday Extend", zegt Sinn. "Als bedrijf zijn we altijd op zoek naar manieren om op te schalen en uit te breiden."
Gerelateerde content