Als strategische partner én klant zet Cognizant Workday Human Capital Management en Workday Financial Management in binnen al zijn vestigingen over de hele wereld. Als leader van Workday-projecten bij Cognizant Australia was Mitch Collins direct enthousiast toen hij hoorde dat Workday Payroll naar Australië kwam. "We hebben in Australië te maken met complexe werkgeversverplichtingen. Een daarvan is Single Touch Payroll, waarbij bedrijven binnen 24 uur na de payrollverwerking belasting- en pensioengegevens van werknemers rechtstreeks aan de belastingdienst moeten doorgeven", vertelt Collins.
Organisaties die de ingewikkelde wetgeving niet nauwkeurig volgen, riskeren forse boetes en reputatieschade. De payroll in Australië bleek dusdanig complex, tijdrovend en risicovol dat Cognizant deze eerder uitbesteedde.
De introductie van Workday's payrollsoftware voor de Australische markt bood het team de perfecte gelegenheid om payroll weer intern te regelen, alles te automatiseren en de controle terug te krijgen. "We wilden ons payrollteam weer aan het roer zetten en AI-tools inzetten voor betere compliance", zegt Collins.
Versnelde payrollverwerking.
Nu de regie terug is bij het eigen team, heeft Cognizant weer de controle over de payrollprocessen, -data en -kosten. Dankzij slimme berekeningen verloopt de payrollrun soepeler dan ooit – de verwerking duurt nu nog maar twee dagen in plaats van negen.
Collins zegt dat het payrollteam niet meer tussentijds de payrollrun hoeft af te breken. "Door te wachten tot het einde van de periode hoeven we minder achteraf te verwerken en verbeteren we de nauwkeurigheid", legt Collins uit. "Ook hebben we het aantal handmatige rapporten en journalen teruggebracht."
Dit levert enorme besparingen op voor het payrollteam.
Director, Workday Consulting
Met dataconnectiviteit ontstaat er meer transparantie.
Zowel de zichtbaarheid als de gedetailleerdheid van HR-data zijn toegenomen sinds de koppeling van payroll aan andere onderdelen van het Workday-platform. Workday HCM, Workday Absence, Workday Compensation en Workday Time Tracking sluiten volledig aan op payroll, met een complete integratie voor bankzaken, afrekeningen en het grootboek.
We kunnen data veel sneller dan voorheen beschikbaar maken voor onze downstream teams.
Director, Workday Consulting
AI-tools verbeteren compliance.
Collins zet AI in om patronen en trends op te sporen ter ondersteuning van compliance: "We willen inzicht in meerdere payrolls om compliance en consistentie te waarborgen."
Collins beschouwt dit als een goede praktische toepassing voor AI en onderstreept dat verantwoorde AI betekent dat je de technologie om de juiste redenen inzet. "Het is essentieel dat je begrijpt waarom je AI wilt inzetten. Zomaar wat proberen leidt alleen maar tot problemen", aldus Collins. "Bij Cognizant gaan we volop met AI aan de slag voor optimale verwerking en betere beslissingen."