Zoals veel Thaise bedrijven gebruikte Bangchak papieren documenten, Microsoft Excel-spreadsheets en geconfigureerde IT-systemen van verschillende leveranciers om de werknemersdata te managen. De uitvoeringsketen was lang en ingewikkeld, zodat zelfs eenvoudige verzoeken dagen in beslag namen. Wanneer executives bijvoorbeeld een dynamisch rapport over de headcount wilden, moesten de HR-teams het aan IT vragen, die vervolgens de leverancier van dat systeem benaderde om het rapport te maken. Overlappende systemen met conflicterende interfaces resulteerden in frequente bugs die moeilijk te traceren en te verhelpen waren.
De CEO van Bangchak wilde dat HR strategischer zou werken en als voorbeeld zou dienen voor digitale transformatie. Hij pleitte voor een gestandaardiseerd systeem dat werknemers in staat zou stellen beter contact te maken en overal vandaan te werken.
Een cloudgebaseerd systeem maakt werken op afstand mogelijk.
Bangchak koos voor Workday Human Capital Management omdat het voor 100 procent in de cloud zit, met twee keer per jaar automatische updates. Werknemers hebben direct toegang tot data en HR kan zelfstandig rapporten maken. Hierdoor zijn ze minder afhankelijk zijn van IT en externe leveranciers. Apiradee Pravinvongvuth, senior HR-specialist, zegt: "Het systeem van Workday heeft een geweldige look en feel. Het is heel gemakkelijk te gebruiken en te begrijpen."
Executives hebben contact gezocht met bestaande Workday-klanten in Thailand, die graag hun succesverhalen over het gebruik van het systeem wilden delen. Sindsdien bestaat er een community van Workday-gebruikers in het land die vaak met elkaar in contact komen om best practices te delen. HR waardeert ook het 24-uurs supportmodel van Workday.
Data-driven beslissingen nemen.
Met Workday hebben werknemers op alle niveaus bij Bangchak overal toegang tot data over de organisatie en hun collega's.
Bovendien heeft Bangchak de complexiteit en de kosten verminderd door zijn IT-leveranciers te stroomlijnen. Met één gestandaardiseerd systeem voor Human Capital Management van Workday zijn de fouten geëlimineerd die de organisatie teisterden en kostbare tijd verspilden. Executives hebben realtime updates binnen handbereik om op basis van data beslissingen te nemen over personeelsaantallen, successieplanning en compensatie. Enkele resultaten:
- 95 procent mobiele adoptie en 100 procent pc-adoptie bereikt met Workday
- Communicatie versterkt en eigen loopbaanontwikkeling versneld
- Tijd benodigd om grote veranderingen in het systeem aan te brengen teruggebracht van vijf naar twee dagen
Het geeft ons een gevoel van veiligheid dat we altijd bij Workday terecht kunnen. We hoeven niet meer te wachten tot verschillende leveranciers tijd vrijmaken om naar onze systemen te komen kijken.
Senior HR-specialist
Een cultuur van werken op afstand bereiken.
De mogelijkheid om werkdata te bekijken heeft de werknemers van Bangchak meer flexibiliteit gegeven, wat van cruciaal belang is gebleken tijdens de COVID-19-crisis. Vroeger moesten de werknemers van de raffinaderij naar kantoor komen en in de rij wachten bij gemeenschappelijke computers om hun loonstrookjes te controleren en hun verlofpapieren in te vullen. Nu kunnen ze veilig formulieren openen en verzenden vanaf hun mobiele telefoon. Managers kunnen nu ook via hun mobiele apparaten berichten naar hun teams sturen om realtime updates te geven.
Met Workday in de cloud hebben werknemers de tools die nodig zijn om voor 100 procent vanuit huis te werken. Bangchak heeft zijn kantoren tijdens de COVID-19-pandemie volledig gesloten en in die periode heeft HR geen telefoontjes of meldingen van problemen met het gebruik van het systeem ontvangen. "De toegang tot HR-informatie op Workday is van onschatbare waarde geworden in deze uitdagende tijden", zegt Pannasarn Suthitivanich, senior HR-specialist.
Digitalisering van het werving- en selectieproces.
Dankzij Workday Recruiting kunnen werknemers van Bangchak direct interne vacatures bekijken en hierop solliciteren, waardoor ze zelf hun eigen loopbaan kunnen bepalen in plaats van HR om hulp te vragen.
Pravinvongvuth en het HR-team zijn nu bezig met het ontwerpen van dashboards voor executives en manieren voor werknemers om 'meer plezier met het systeem te hebben' met onboarding- en mentoringtools. Ze zegt: "Omdat Workday transformatie binnen HR bevordert, is het team nu strategischer en onafhankelijker."
Door gebruik te maken van een cloudgebaseerd HR-systeem zoals Workday, hebben we een goede positie om ons aan te passen aan voortdurende veranderingen en gebeurtenissen zoals de COVID-19-crisis.
VP of HR Management