Avago was oorspronkelijk de halfgeleiderdivisie van Hewlett Packard. Met zijn wortels diep in Silicon Valley heeft het bedrijf een eigen plek op het wereldtoneel veroverd. De producten worden gebruikt in smartphones, consumentenelektronica, enterprise-storage en -servers, en industriële elektronica. De klanten variëren van LG en Samsung tot Cisco en Siemens.
Het bedrijf is actief in meer dan een twaalf landen over de hele wereld en heeft nu twee hoofdkantoren, één in Singapore en één in San Jose, Californië, om zijn internationale bereik te managen. De wens om zijn internationale personeelsbestand beter van dienst te zijn, heeft Avago naar Workday geleid.
De zoektocht naar een kosteneffectieve, internationale oplossing.
Chong Yee Lin, Global HRIS Senior Manager bij Avago, herinnert zich de reis die begon in 2008, kort voordat het bedrijf naar de beurs ging.
"We waren op zoek naar een zakelijke cloudservice die internationale afstemming van processen zou bieden", zegt ze. "We wilden selfservice voor managers en werknemers. We wilden ook een gemakkelijk te gebruiken en intuïtief systeem om internationaal uit te rollen."
De twee legacy-ERP-systemen van Avago misten niet alleen selfservice, ze moesten ook continu op elkaar afgestemd worden. Data uit het ene systeem werden met de hand in het andere ingevoerd. Omdat het HR-team uit geen van beide systemen volledige data kon verkrijgen, maakte het gebruik van een rapportagetool van derden. "Het was veel handwerk", herinnert Yee Lin zich.
Het bedrijf wilde een systeem dat gemakkelijk te wijzigen en updaten was zonder het lange, dure proces dat hun legacysystemen vereisten. Gebruiksgemak was een andere belangrijke overweging. "We hebben een eindgebruikerstest gedaan en mensen de systemen laten beoordelen", zegt Yee Lin. "Ze gaven de voorkeur aan Workday. Het was intuïtiever dan de anderen qua look en feel."
Maar het Avago-team wilde vooral een kosteneffectieve oplossing. "Het doel was het meest robuuste en economische platform van de geëvalueerde platforms te kiezen", zegt Yee Lin.
Hoewel Avago naar recente versies van hun legacy-ERP-systemen keek, realiseerden het bedrijf zich al snel dat het met een cloudoplossing geld zou besparen. "Een van de belangrijkste overwegingen was dat Workday Software-as-a-Service is. Bij een vergelijking met on-premise implementaties waren de kostenbesparingen van SaaS overduidelijk", zegt Yee Lin.
Implementatie in recordtijd, met soepele integraties.
Toen het team eenmaal voor Workday had gekozen, rees de vraag hoe snel het door het hele bedrijf kon worden ingevoerd. Het doel? Zeven maanden voor een volledige implementatie.
"We vroegen ons af of dat wel mogelijk was", zegt Yee Lin. "In die tijd was het bedrijf iets kleiner en actief in 16 landen. Maar we hadden 12 valuta's en wat taalvereisten. Workday was in staat om met ons samen te werken en zei dat binnen zeven maanden zeker haalbaar was. De andere concurrerende applicaties zouden ons een jaar hebben gekost, of zelfs meer. Dus we hebben onze doelstellingen gehaald."
Het Workday-systeem van updates, die meerdere malen per jaar worden verstrekt, betekent dat de applicaties van Avago voortdurend up-to-date zijn met de laatste innovaties. Het team van Yee Lin had een lange lijst met wijzigingsverzoeken voordat Workday werd ingevoerd. "De tijd om te implementeren was op twee jaar gesteld", zegt ze. Maar met elke update, werd de achterstand kleiner.
"We ontdekten dat we veel dingen die we leuk of zelfs belangrijk vonden, gemakkelijk konden inschakelen", zegt ze. "Sommige werden gewoon bij de release geleverd en andere moesten worden geconfigureerd. Dus we hadden die keuze, plus de flexibiliteit om te beslissen welke we konden afhandelen. We kunnen binnen ons team beslissen wanneer we de functies aanzetten"
Zoals bij elk complex, internationaal opererend bedrijf, heeft Avago meerdere systemen die integratie vereisen. Het vermogen van Workday om het integratieproces soepel te laten verlopen was een ander belangrijk verkoopargument.
"Een van de implementatiedoelen om live te gaan was dat de interfaces niet verbroken mochten worden", zegt Yee Lin. "We hadden een lijst van bijna 20 bedrijfsinterfaces die naar verschillende delen van de organisatie gaan. De belangrijkste interfaces waren uitgaand naar ons ERP-systeem om te zorgen voor de bevoorradingslogistiek en procurement. We hadden ook interfaces die naar de authenticatie en SSO-creatie in andere delen van de organisatie leidden. Maar de primaire interface die niet verbroken mocht worden was de payrollinterface."
Over het algemeen verliep de implementatie vanuit functioneel HR-oogpunt en vanuit interface-oogpunt soepel, zonder dat er interfaces stuk gingen. Dit gold ook voor de kritieke integratie met lokale salarissystemen.
Van veel naar één.
Na drie en een half jaar heeft het werken van Avago met Workday een aantal belangrijke voordelen opgeleverd.
Yee Lin zegt dat het bedrijf bij de start van de implementatie financiële voordelen zag. Avago ervaart ook de voordelen van het vervangen van veel systemen door één. "Het onderhoudsgemak en het voordeel van een alles-in-één systeem", zegt ze. "De look en feel is hetzelfde. Voorheen werden onkosten in een ander systeem ondergebracht en moesten mensen op een andere manier inloggen. Nu komt alles via dezelfde gebruikersinterface. Informatie over de werknemerhiërarchie en data over wie rapporteert aan welke manager bevinden zich allemaal in hetzelfde systeem. Alle functies gebruiken dezelfde workflow en er is geen extra training nodig."
Vóór Workday was het bedrijf niet in staat om een nauwkeurige internationale headcount te krijgen zonder handmatig werk. De data moesten met de hand worden ingevoerd aan de hand van spreadsheets die uit de verschillende landen binnenkwamen. Yee Lin's team kon de data niet sneller invoeren dan dat ze binnenkwamen. "Dus er waren tijden dat je niet de juiste telling kreeg op een bepaald moment", zegt ze. Nu is er altijd een complete headcount beschikbaar. "En er zijn de uitsplitsingen per land, de realtime headcount, de populatie", zegt ze. "Je kunt het gemakkelijk uitsplitsen naar werknemers of tijdelijke medewerkers. Afdelingshoofden kunnen snel hun eigen lijst in realtime bekijken."
De mogelijkheden die Workday biedt op het gebied van realtime analytics, hebben de business geholpen met een enkel globaal overzicht van specifieke kritieke data. "We kunnen belangrijke rapporten op het dashboard plaatsen, zodat alle managers ze kunnen zien of alle HR-businesspartners ze als standaardrapport kunnen gebruiken", zegt ze. "Deze worden gebruikt tijdens rollouts van belangrijke programma's."
"Het voordeel is dat we overal rapporten kunnen implementeren die door het globale HR-business-supportteam bekeken kunnen worden. We hebben dan één standaardweergave die zo nodig kan worden onderverdeeld in regio's."
Workday heeft Avago geholpen hun twee hoofdkantoren in Singapore en San Jose te runnen door dezelfde informatie zichtbaar te maken voor beide teams. "Er zijn zoveel kruisrapportages van Azië naar de VS en omgekeerd", zegt Yee Lin. "Wanneer bijvoorbeeld internationale programma's vanuit de VS worden uitgerold - bijvoorbeeld op het gebied van compensatie - hebben we steeds minder problemen met de data-integriteit dan voorheen. En meteen vanaf het begin krijgen managers en werknemers hun data te zien."
Klaar voor de toekomst.
Het bedrijf ontdekt ook de voordelen van de mobiele mogelijkheden van Workday. Ze gebruiken nu mobiele telefoons om ontvangstbewijzen te scannen en zien het potentieel voor vele andere toepassingen. "Mobiel is één gebied waar we meer aandacht aan willen besteden", zegt Yee Lin. "Het is zeker een pluspunt dat we de dashboardrapporten op een iPad of mobiele telefoon kunnen zien." Ze ziet ook het voordeel van het verkrijgen van goedkeuringen van het management op mobiele apparaten. In plaats van alleen maar informatie te bekijken, kunnen managers er gemakkelijk actie op ondernemen wanneer het ze het beste uitkomt.
Ten slotte kan het HR-team zijn tijd besteden aan meer strategisch werk. "Nu is er geen handmatige invoer meer", zegt ze. "Bij HR hebben we het gevoel dat we meer controle hebben, omdat we geen speciale configuraties hoeven aan te vragen. HR heeft deze mogelijkheid en kan met IT samenwerken aan meer strategische interfaces."
"Op dit moment definiëren we onszelf nog enigszins als administratief. Maar ik denk dat Workday ons beter positioneert om meer strategisch gericht te zijn", zegt ze.
"Verandering wekt vaak weerstand op, maar onze ervaring leert dat je die gemakkelijk kunt overwinnen", concludeert ze. "We dachten dat het verandermanagement een grote uitdaging zou zijn, maar het bleek een non-event. Geen nieuws over dat punt is goed nieuws."