Met een beheerd vermogen van meer dan 385 miljard dollar is Aberdeen Asset Management (AAM) een van de meest vooraanstaande vermogensbeheerders ter wereld. En dat heeft het bedrijf bereikt door buiten de gebaande paden te opereren en onafhankelijker te denken. Dus toen de HR-technologie van AAM moest worden geüpdatet, was een status quo niet goed genoeg, zeker niet met het oog op de voortdurende groei en expansie.
Sinds de oprichting in Schotland in 1983, hebben meerdere overnames en organische groei het bedrijf uitgebreid tot 2800 werknemers in meer dan 25 landen. AAM had een verouderd HR-beheersysteem dat aan het einde van zijn levensduur was en de behoeften van het bedrijf niet langer kon ondersteunen. Bovendien was de gebruikersinterface verouderd en werden bepaalde functies, zoals talentmanagement, slecht ondersteund.
Maar zelfs tijdens de enorme groei bleef AAM een sterke cultuur behouden waarin klanten en eindklanten op de eerste plaats komen. Het is een fundamentele reden voor wat het bedrijf heeft bereikt. En die 'people first'-commitment strekt zich ook uit tot de toewijding aan het AAM-personeel, wat de reden is waarom ze een nieuw systeem nodig hadden voor hun people management.
"We wilden een systeem vinden waarmee we de best mogelijke experience konden creëren voor onze werknemers en managers", zegt Nigel Rogers, Global Head of HR Systems bij AAM. "Een systeem dat onze teams in staat stelt productiever, strategischer en succesvoller te zijn."
Dat is het moment waarop AAM besloot om met Workday in zee te gaan voor zijn HR-behoeften.
Workday bood AAM een naadloze implementatie naar één systeem. "Hoewel we een agressief doel hadden, verliep het project geweldig. In een mum van tijd hadden we geen problemen meer," aldus Kerry Christie, Global Head of HR bij AAM.
Iedereen op één lijn.
Met kantoren die aan de uiteenlopende financiële behoeften van klanten over de hele wereld voldoen, zag AAM onmiddellijk de voordelen van het up-to-date maken van zijn HR-technologie door een toonaangevende oplossing voor HR in de verschillende landen te implementeren. Hierdoor kon het bedrijf wereldwijd worden gestroomlijnd terwijl de werknemers nog steeds lokaal konden handelen.
Met één enkel registratiesysteem beschikken de werknemers van AAM nu over een intuïtieve en gebruiksvriendelijke oplossing waarmee alle werknemers - ongeacht waar ter wereld ze zich bevinden - op één lijn zitten. Ondertussen krijgt HR meer tijd om de grotere doelstellingen van de organisatie te ondersteunen.
Probleemloos schalen.
Met een focus op schaalbaarheid en productiviteit heeft AAM zich vanaf het begin ingezet om Human Capital Management in de hele onderneming te vereenvoudigen.
"Workday biedt ons een geavanceerde manier om na te denken over onze organisatie, successieplanning, talentmanagement en doelstellingen," legt Andrew Laing, Deputy Chief Executive bij AAM, uit. "Het geeft ons een framework voor de toekomst."
Onafhankelijkheid en strategie.
Sinds de oprichting heeft AAM zich toegelegd op het werven en opleiden van getalenteerde en gemotiveerde mensen die de visie van het bedrijf begrijpen.
Door managers meer onafhankelijkheid te geven, werknemers selfservice te bieden en uitzonderingen en uitsluitingen te verminderen, stellen Workday Human Capital Management en Workday Talent Management de werknemers van AAM in staat om strategischer te werken.
"Managers kunnen nu meer informatie krijgen en onafhankelijkere beslissingen nemen", legt Rogers uit. "Bovendien hebben ze meer analytische informatie, zodat ze hun werknemers beter kunnen managen en zich kunnen concentreren op meer strategische taken."
Rapportage in realtime.
Onderzoek is een belangrijk onderdeel van de markten waarin AAM belegt. De niet-aflatende nadruk op onderzoek uit de eerste hand stelt AAM in staat het beleggingsrendement te leveren waarmee zijn klanten hun doelen kunnen bereiken.
AAM wist ook dat het nauwkeurig in zijn eigen personeelsdata moest kunnen graven om erachter te kunnen komen hoe het zijn personeelsbestand het best kon optimaliseren en ondersteunen. Met Workday profiteert het bedrijf van verbeterde realtime en aanpasbare rapportage met nuttige data waar de onderneming als geheel van profiteert, op aanvraag.
"Met onze nieuwe rapportagemogelijkheden kunnen we informatie direct opvragen", zegt Christie. "Nu hebben we de mogelijkheid om data te sorteren en te rangschikken, en dat maakt een enorm verschil."
De geavanceerde rapportagemogelijkheden, zoals matrixrapporten waarin data met één klik in een grafiek kunnen worden weergegeven, gefacetteerd zoeken, analyse-indicatoren en inzoomen op onderliggende details, hebben AAM naar een hoger niveau van rapportage getild. In het verleden moest het bedrijf dit doen in spreadsheets door meerdere rapporten te combineren en gebruik te maken van draaitabellen.
Nadruk op de eindgebruiker.
"Intuïtief en eenvoudig te gebruiken." Dat was het voornaamste resultaat van een enquête onder AAM-medewerkers die slechts twee maanden na de invoering van Workday werd gehouden. En dat is belangrijk, want de betrokkenheid van de werknemers was een prioriteit voor AAM en zijn HR-managers.
"Wat heeft het voor nut als het systeem niet gemakkelijk te gebruiken is?" aldus Christie. "Ik heb in de loop der jaren veel systemen geïmplementeerd en uiteindelijk won Workday het met zijn look en feel." Workday geeft HR meer tijd om zich op taken te focussen, vermindert overbodig en dubbel werk en verbetert de productiviteit. Ondertussen blijft het eenvoudig in gebruik en vervult het zelfs de meest complexe klantbehoeften.
Wat de doorslag gaf.
Het probleem van AAM was er een waarmee veel andere organisaties werden geconfronteerd: hoe werk je met legacy HR-systemen die aan het einde van hun levensduur zijn of niet kunnen meeschalen met het bedrijf in de snelgroeiende, mondiale economie van vandaag?
Door te weigeren genoegen te nemen met de status quo en vast te houden aan de cultuur van eenvoud en onafhankelijkheid, vond het bedrijf in Workday een strategische partner. AAM kan zich nu richten op zijn kernexpertise en klantgerichte aanpak over de hele wereld.