인력 관리란? WFM 솔루션 선택 시 알아야 할 사항
직원의 기대가 진화하고 업무의 본질도 달라지고 있는 상황에서 인력 관리는 무엇을 의미할까요? 인력 관리란 무엇인지, 그리고 적시에 적합한 인재를 배치하기 위해 인력 관리 솔루션을 선택할 때 조직이 고려해야 할 사항은 무엇인지 알아보세요.
고용주의 입장에서 직원은 동전의 양면과도 같습니다. 회사의 가장 큰 비용 항목이자 가장 큰 자산이기 때문입니다. 직원은 브랜드 인지도에서 수익률에 이르기까지 매일 모든 부분에 직접적인 영향을 미칩니다. 따라서 직원 참여도, 생산성, 수익성 간의 밀접한 관계가 종종 연구 조사를 통해 밝혀지는 것도 당연합니다.
인력은 기업의 성공에 중요한 요소이므로 리더는 항상 직원 성과 및 생산성을 극대화하는 방법을 결정할 책임이 있습니다. 게다가 최근 몇 년간 업무의 본질과 직원의 기대가 완전히 달라짐에 따라 이러한 책임의 무게가 더욱 커졌습니다. 현대의 경영진은 오늘 직원을 언제 어디에 배치할 것인지뿐만 아니라 내일 이러한 니즈가 어떻게 달라질지도 이해해야 합니다. 현재와 미래를 모두 포괄하여 적시에 적합한 스킬을 지닌 직원을 필요한 만큼 배치하기 위해 경영진은 인력 관리(WFM) 프로세스를 사용합니다.
이 글에서는 직원의 기대가 진화하고 업무 특성이 변화하는 환경에서 인력 관리란 무엇을 의미하는지 살펴보고 적시에 적합한 인재를 배치하기 위해 인력 관리 솔루션을 선택할 때 고려해야 할 사항은 무엇인지 알아보겠습니다.
인력 관리란?
인력 관리는 직원 성과와 생산성을 극대화하는 프로세스입니다.
가장 기본적인 수준의 WFM은 시간 관리에 초점을 맞춥니다. WFM을 통해 조직은 매일, 매주, 매월 직무를 완료하거나 교대근무에 직원을 배치하는 데 얼마나 많은 직원이 필요한지 파악할 수 있습니다. WFM 도구는 주로 현장에서 직무를 수행하는 직원(예: 현장 근무자)을 관리하는 도구입니다. 회사가 직원의 근무일을 스케줄링하고 업무 소요 시간을 추적 관리하는 데 유용하다는 것이 이 도구의 기본 이점이기 때문입니다. 고급 도구는 신규 프로젝트 또는 계절직 직원과 같이 변화하는 비즈니스 요구를 충족하는 데 얼마나 많은 직원이 필요한지 예측하는 데에도 유용합니다.
전통적으로 WFM은 관리자가 팀의 근무 일정을 작성하는 하향식 방식에 의존했습니다(휴게실 벽에 붙여 놓은 인쇄된 스프레드시트를 떠올려 보세요). 이러한 수동 접근 방식은 HR 부서의 지루하지만 필요한 백 오피스 업무인 시간 및 스케줄 관리에 관한 인식을 강화했습니다. 이것이 필요한 일일까요? 예, 그렇습니다. 그러나 직원 복리후생 또는 학습 및 개발과 같은 HR 분야와 관련하여 전략적 영향이나 혁신의 기회는 없습니다.
다행히 업무의 본질이 진화함에 따라 WFM에 관한 이러한 인식도 달라졌습니다. 정규직, 시간제 직원, 임시고용직, 프리랜서 직원을 모두 포괄하는 확장형 인력이 새로운 표준이 됨에 따라 효율성을 모니터링하면서 시간과 활동을 계획하는 것이 매우 복잡해졌습니다. X명의 직원에게 X시간을 할당하는 방식은 잊으세요. 오늘날 매니저는 다양한 근무자 분류 체계에서 스케줄링 선호사항, 개인의 스킬, 예산 제약, 규제 준수까지 고려해야 합니다. 수동 프로세스나 이기종 레거시 시스템으로는 더 이상 이를 해결할 수 없습니다.
이처럼 점차 복잡해지는 현실로 인해 데이터 기반 WFM 도구와 현대적인 WFM 도구의 중요성이 강조되고 있습니다.
인력 관리가 중요한 이유
팬데믹에서 직원 부족 및 공급망 문제에 이르기까지 최근 몇 년간의 전례 없는 변화로 인해 각 기업은 변화와 기회에 적응하는 동시에 확장 인력을 최대로 활용해야 하는 상황입니다. 비즈니스 리더는 스케줄링 법규 및 직원 안전 가이드라인을 준수하는 동시에 변화에 따라 인력을 운용할 준비를 갖춰야 합니다.
끊임없는 변화의 소용돌이 속에 고용주는 가장 소중한 리소스인 인력을 유치하고 유지하며 개발하는 데 투자해야 합니다.
마찬가지로 기업은 더 이상 시간제 직원을 소모성 자원으로 간주하거나 이들의 스케줄링 니즈를 선택사항으로 여겨서는 안 됩니다. 오늘날에는 많은 조직에서 시간제 또는 임시고용직 직원이 중추적 역할을 하고 있습니다. 따라서 마땅히 그에 맞는 대우를 받기를 원합니다.
현대적인 WFM은 스케줄링 및 시간 관리에 그치지 않고 더 나아가 리더가 이러한 변화하는 표준을 관리하도록 지원합니다. WFM은 지속적인 반복을 통해 실시간 데이터와 AI를 사용하여 인력 계획을 전사적 전략 계획과 연결함으로써 조직 차원의 리스크를 줄이는 동시에 직원 성과, 효율성, 참여를 극대화합니다. 이러한 접근 방식은 또한 리더가 HCM(Human Capital Management) 시스템을 통해 정규직 데이터에 액세스하고 별도의 벤더 관리 시스템(VMS)을 통해 임시고용직 데이터에 액세스하도록 하기보다는 단일 정보 소스를 만들어 제공합니다. 이러한 통합 솔루션을 통해 HR, 재무 및 운영 리더는 인력이 점점 더 복잡해지고 대체 직원 분류가 확대되는 상황에서도 총인건비를 완전히 파악할 수 있습니다.
인력 관리 소프트웨어의 정의
앞에서 언급했듯이 많은 조직이 인력 관리에 수동 프로세스, 사일로 시스템, 연결되지 않은 데이터를 사용하는 수준에 머물러 있습니다. 문제는 이러한 접근 방식은 인력, 스케줄, 시간 기록이 완전히 예측 가능한 경우에만 효과가 있다는 것입니다.
물론 인간의 본성과 직원이 영위하는 삶의 복잡성으로 인해 스케줄링은 정적이지 않습니다. 동시에 운영 리더는 새로운 비즈니스 모델을 도입하고 직원을 다양한 역할 및 위치에 재배치하며 새로운 직원 기대를 지원하는 동시에 인력 운영을 광범위한 회사 전략에 맞춰야 하는 책임을 안고 있습니다. 이러한 환경에서 기존 WFM은 제 기능을 하지 못합니다.
이러한 요구를 실현하기 위해 WFM 플랫폼은 시간, 스케줄링, 급여를 모두 포괄하는 통합 시스템으로 단일 데이터 소스를 만들어야 합니다. 이러한 플랫폼은 AI를 활용하여 노동의 수요와 공급을 일치시키고 핵심 인력 정보를 제공합니다. 매니저는 이를 통해 노동 규정을 준수하고 직원의 스케줄링 선호사항을 존중하면서 비즈니스 니즈를 해결하도록 스케줄을 최적화할 수 있습니다.
이러한 도구는 스케줄링 최적화에서 더 나아가 조직이 실시간 리포트를 얻고 인건비를 완전히 파악하며 더 나은 의사결정을 내릴 수 있게 합니다. 발전된 WFM 접근 방식과 이를 뒷받침하는 최적의 소프트웨어로 조직은 어려움 없이 필요할 때 적소에 적합한 노동력을 배치할 수 있습니다.
예를 들어, Workday Scheduling & Labor Optimization 소프트웨어는 다음과 같은 기능을 지원합니다.
스케줄링: 직원 중심의 고급 스케줄링 솔루션이 AI를 사용하여 노동 수요와 직원 선호사항의 균형을 맞추고 시간제 직원에게 더 많은 유연성과 주도권을 부여하면서 최적의 스케줄을 생성합니다.
시간 불일치: 매니저를 위한 시간/스케줄링 허브에서 시간 입력 오류를 자동 감지하여 비정상적인 시간 입력을 매니저에게 알립니다. 이를 통해 시간을 절약하고 급여 및 인건비 정확성을 높일 수 있습니다.
스킬 탐색 및 관리: 인력 전략에 맞춰 스킬을 조정함으로써 적합한 스킬을 지닌 최적의 직원을 적소에 빠르게 배치할 수 있습니다. 스킬 갭도 파악할 수 있습니다.
수요 예측: Workday의 AI 기반 최적화 엔진의 입력 요소인 머신러닝 기반 수요 예측은 매니저가 매출 기록, 유동 인구 기록, 날씨 데이터 또는 현지 이벤트 데이터와 같은 외부 요소를 토대로 예측된 노동 수요에 대해 최적의 스케줄을 생성하도록 지원합니다.
HR 및 운영 부서는 인력 관리를 통해 인력의 잠재력을 최대로 활용함으로써 팬데믹, 새로운 시장 기회 또는 새로운 경쟁 부담에도 변화에 대응하는 데 그치지 않고 더 큰 성장을 이룰 수 있습니다.
인력은 기업의 성공에 중요한 요소이므로 리더는 항상 직원 성과 및 생산성을 극대화하는 방법을 결정할 책임이 있습니다.
인력 관리의 예
Workday의 인력 관리 소프트웨어는 직원과 매니저 모두에게 직장 생활에 관한 더 큰 주도권을 부여하면서도 조직 차원에서 비즈니스 및 규정 준수 관련 니즈를 해결할 수 있게 합니다.
Workday Scheduling & Labor Optimization 솔루션으로 직원은 원하는 업무 시간과 장소를 지정할 수 있습니다. 선호하는 시간과 장소를 선택하고 추가 교대 업무에 등록하며 동료들과 시간을 바꿀 수 있습니다. 자동 스케줄링 도구는 직원의 선호사항을 고려하여 가장 적합한 교대 근무 시간대에 배치하여 스케줄링합니다. 매니저가 자동 스케줄을 검토하고 조정할 때 Workday는 계속해서 근무자 가능일정과 자격요건에 따라 이를 검증합니다. 매니저가 캘린더를 승인하면 직원은 다음 주 근무 시간을 검토하도록 알림을 받게 됩니다.
이 시스템은 원활한 소통을 가능케 하여 스케줄링 혼란을 방지합니다. 예를 들어, 한 직원이 다가오는 스케줄을 보고 수요일 오후 교대근무를 더 이상 할 수 없음을 알게 되었습니다. 이 직원은 매니저에게 연락하고 답변을 기다리는 것이 아니라 간단히 Workday 앱에 변경사항을 표시하면 됩니다. 그러면 비어 있는 수요일 오후 교대근무에 스케줄과 스킬이 적합한 직원에 관한 추천을 포함하여 알림이 즉시 매니저에게 전달됩니다.
또한 직원과 매니저가 모두 교대근무 오픈 보드에 시간을 게시하므로, 적절한 자격을 갖춘 다른 직원이 추가 근무 시간을 선택할 수 있습니다. 직원은 교대근무 오픈 보드에서 본인의 자격 요건에 부합하는 교대근무만 볼 수 있습니다. 동료 직원이 교대근무를 수락하고 매니저가 변경 사항을 승인하면 관련 직원에게 알림이 전송됩니다.
한편, Workday는 규제 및 규정 요건에 따라 백그라운드에서 일정을 추적합니다. 예를 들어, 추가 교대근무로 인해 직원이 초과 근무를 하게 되거나 의무 식사 시간을 사용하지 않을 경우 매니저에게 알립니다.
결과적으로 모두가 간편하고 원활한 스케줄링 환경을 통해 더 나은 워라밸을 누릴 수 있습니다. 여러 역할을 해야 하거나 누군가를 돌봐야 하거나 학업을 병행해야 하는 직원에게는 이러한 스케줄링 기능을 통해 그들이 원하고 필요로 하는 직원 경험을 제공함으로써 소속감과 참여도를 높일 수 있습니다.
인력 관리 도구의 주요 이점
필요한 때에 적소에 적합한 인력을 배치하면 작업이 정확하고 효율적으로 완료됩니다. 인원 부족, 훈련 부족, 막대한 비용이 드는 규정 준수 오류, 법적 문제 등 여러 가지 문제를 방지합니다. 궁극적으로, 최적화된 WFM 도구는 특히 임시고용직 및 시간제 직원에 크게 의존하는 기업이 매니저와 직원 모두의 삶을 더 편안하게 만드는 동시에 경쟁우위를 확보하고 유지하도록 지원합니다.
또한 운영 리더는 지능형 직원 우선 스케줄링 솔루션을 통해 인력 관련 니즈를 탄력적으로 해결하여 생산성을 높이고 인건비를 절감할 수 있습니다. 현장 매니저는 이러한 도구를 사용하여 매일, 매주 팀 스케줄을 관리할 수 있을 뿐만 아니라 예측 인건비와 실제 인건비를 파악할 수 있습니다.
Workday의 인력 최적화 소프트웨어는 직원과 매니저 모두에게 직장 생활에 관한 더 큰 주도권을 부여함과 동시에 조직 차원에서 비즈니스 및 규정 준수 관련 니즈를 해결할 수 있게 합니다.
이러한 유연성은 고용주와 직원 모두에게 이익이 됩니다. 특히 어려운 노동 시장에서 고용주는 직원 유지를 위해 긍정적인 업무 경험을 제공할 필요가 있습니다. WFM 앱을 통해 직원이 자기 스케줄을 관리할 수 있는 기능을 제공함으로써 직원 만족도를 높이고 직원 이탈을 줄일 수 있습니다. 마찬가지로 모바일을 지원하는 스케줄링 도구는 점점 더 늘어나는 원격 데스크리스 직원에게 더 큰 자율성을 제공하며, 이는 결과적으로 원활한 채용 및 직원 유지에도 도움이 됩니다.
Workday Scheduling & Labor Optimization 솔루션으로 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다.
모든 직원을 빠짐없이 관리: 각 직원의 스킬을 이해하면 회사는 필요에 따라 해당 스킬을 적용할 수 있습니다. 직원을 제대로 파악하는 것은 직원을 참여시키는 첫 번째 단계입니다.
스마트 스태핑 및 스케줄링 강화: 고용주는 인력 관리를 통해 가장 필요할 때 적소에 인력을 배치할 수 있습니다.
예측 가능한 인건비 설정: 신뢰할 수 있는 실시간 데이터에 기초한 스케줄로 인건비 투명성을 확보할 수 있습니다. 가시성이 향상되면 비즈니스 성과도 개선됩니다.
관리 비용 절감: 수동 개입이 줄어들어 관리 비용이 절감됩니다.
실시간 인건비 분석: 매니저는 모든 Workday 데이터(시간, 결근 및 스케줄 포함)를 한곳에서 즉시 액세스할 수 있기 때문에 급여 통합을 기다리지 않고 인건비를 실시간으로 파악할 수 있습니다.
직원에게 주도권 부여: 숙련자가 부족하고 이직률이 높은 시기에 직원은 회사의 유연성 있는 대처를 기대합니다. 스케줄링의 유연성과 가시성을 제공하는 회사를 선호합니다.
또한 Workday Scheduling & Labor Optimization 솔루션은 스케줄 점수를 제공하므로, 스케줄 담당자와 운영 리더는 스케줄이 인력 및 비즈니스 니즈를 어떻게 해결하는지를 정량적으로 측정할 수 있습니다. 이 점수를 통해 필요한 모든 시간을 처리하면서 인건비를 최소화하는 목표를 제대로 달성하는지 확인합니다.
인력 관리 도구를 위한 주요 고려사항
유연근무제라는 새로운 환경에서 고용주가 스케줄을 지시하는 하향식 접근 방식은 점점 사라지는 팩스 기기와 다를 바 없습니다. 통합 WFM 소프트웨어는 조직이 더 쉽고 효과적으로 인재를 유치 및 유지하고 참여를 유도하도록 지원합니다.
WFM 소프트웨어는 다음을 제공해야 합니다.
- HR 데이터의 단일 정보 소스
- 비용 및 기타 중요 인력 메트릭에 관한 투명성
- 직원의 선호도와 휴가와 같은 실시간 데이터를 가져오는 자동화된 스케줄 생성
- 간소화된 스케줄 작성 - 현장 매니저가 팀 코칭 및 고객 서비스에 집중할 시간 확보
- 직원이 HR 관련 작업 및 기타 관리 작업을 쉽게 완료할 수 있는 간편하고 매력적인 사용자 환경
Workday의 WFM 도구는 또한 별도의 시스템에 로그인하거나 로그아웃할 필요 없이 직원이 일하는 곳에서 직원을 만납니다. Workday는 Microsoft Teams와 같은 익숙한 워크스페이스로 확장되어 직원이 일상 업무의 자연스러운 흐름 속에서 휴가를 신청하거나 체크아웃하는 등 빠르게 조치할 수 있습니다.
인력 관리의 발전 과정
끊임없는 변화의 소용돌이 속에 고용주는 가장 소중한 리소스인 인력을 유치하고 유지하며 개발하는 데 투자해야 합니다. 현대적인 인력 관리는 채용, 스케줄링 또는 경비 스프레드시트의 데이터 포인트로, 단순한 인력 관리 이상의 의미를 지닙니다. 한때는 직원을 일정에 끼워 넣는 시스템으로 충분했지만 이제는 아닙니다. 오늘날의 고용주는 스킬, 선호사항, 경험 및 니즈에 따라 직원을 이해하고 특성화하는 더 복합적인 WFM 기술과 시스템이 필요합니다.
더 이상 인력의 스킬에 관한 인사이트를 거의 제공하지 않는 구식 WFM 시스템에 의존할 수 없습니다. 직원이 민첩하게 대응하고 진화를 수용하는 데 도움이 되는 소프트웨어가 필요합니다. 다시 말해, 인력 최적화, 즉 WFM 기능은 물론 복리후생, 채용, 인재 관리 등의 다른 HR 기능까지 포함된 광범위한 플랫폼이 필요합니다.
전략적으로, 인력 최적화는 자동화된 WFM의 효율성과 스킬 기반 인재 접근 방식의 유연성을 접목하면서 WFM 프로세스에 스킬 관리를 통합합니다. WFM 어플리케이션을 인재 관리, 채용, 복리후생, 보상, 스킬 관리, 직원 경험, 계획 및 분석과 같은 HR 및 운영 프로세스와 통합합니다.
시간, 스케줄, 휴가/휴직, 급여를 관리하는 WFM 소프트웨어는 더 이상 단순히 비즈니스 운영을 지원하는, 있으면 좋은 도구가 아닙니다. 이제 고용주와 직원 간의 접점이 필수입니다. 이를 통해 모두 비즈니스 성공을 주도하면서 스스로 직장 생활을 관리하고 최적화할 수 있습니다.
Workday HCM(Human Capital Management)의 강력한 기능을 필수 인력 관리 솔루션과 결합하여 인적 자원의 전체 가치를 최적화하고 생산성을 높이며 직원 참여 및 유지를 강화하는 방법을 자세히 알아보세요.
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