팀원 48명이 32개국 70,000여 명의 직원을 지원하는 TELUS International ERP 팀은 큰 과제가 있었습니다. 업무량을 줄이고 효율성을 향상하며 문제를 해결할 수 있는 리소스를 제공하는 방법을 찾아보는 과정에서 '더 적은 자원으로 더 많은 일을 해내는 것'이 필수 원칙이었습니다.
목표는 자동화를 통해 프로세스를 통합하고 간소화하는 방법을 찾는 것이었습니다. 하지만 새로운 프로세스를 구축하려면 기술을 식별하고 적용하는 데 시간이 걸렸습니다. 팀은 이해 관계자들과의 협업 접근 방식을 통해 운영을 간소화하고 생산성을 향상할 솔루션을 모색했습니다.
Workday Extend로 HR 업무 개선
ERP 팀은 Workday Extend를 사용하여 앱을 만들면 통합할 수 있는 작업을 HR 조직과 재무 조직이 Workday 외부에서 수행하고 있다는 것을 알게 되었습니다.
목표는 회사 데이터의 대부분이 이미 배치되어 있던 Workday 내에 태스크를 중앙 집중화하는 것이었습니다. 이렇게 하면 직원들이 별도의 도구를 사용할 필요성이 줄어듭니다. 팀은 더 많은 데이터 관리 작업을 처리하도록 Workday 내에 새로운 기능을 구축하는 데 집중했습니다.
그 결과 HR 팀과 재무 팀이 스프레드시트와 외부 시스템에 덜 의존하도록 돕는 앱 제품군이 탄생했습니다. 이러한 앱은 데이터 관리를 간소화하여 정보를 더 쉽게 추가, 제거, 업데이트할 수 있게 했으며 궁극적으로 데이터 구성을 개선했습니다.
우리는 이해 관계자와 파트너십을 구축합니다. 이해 관계자의 니즈를 파악한 후 솔루션을 제시합니다.ERP 시스템 부문 Senior Manager
직원 근속률 개선
TELUS International이 최초로 제작한 앱은 직원 참여와 유지에 초점을 맞추었습니다. 처음에는, Workday로 마이그레이션하려던 기존 시스템에서 직원의 참여도와 퇴사 위험을 평가했습니다. 이 프로세스는 대체로 수작업으로 이루어졌으며 Workday 및 기타 HR 프로세스와 단절되어 있었습니다. 새로운 Risk of Leaving 앱을 통해 팀 리더와 팀원의 정기적인 일대일 미팅 등의 기존 프랙티스를 Workday에 통합하여 더욱 효과적인 직원 유지 전략을 보유하게 되었습니다.
TELUS International은 Extend에서 Risk of Leaving 앱을 만들어 직원 참여 및 유지에 대한 접근 방식을 완전히 바꿔 놓았습니다. 이 앱에는 HR 팀과 매니저가 직원의 퇴사 가능성에 관한 정보를 빠르게 확인할 수 있는 커스텀 대시보드가 포함되어 있습니다. 앱은 유실 위험이 높은 것으로 분류된 직원에 대해 프로세스를 트리거하여 회사에서 해당 직원을 유지하기 위한 조치를 취해야 하는지 여부를 결정합니다.
이 앱에서는 전략을 분류하여 직원 유지 노력을 간소화합니다. 예를 들어, 이제 매니저는 전용 양식을 사용하여 커리어 계획에 관한 구체적인 세부 정보를 입력하고 진행 상황을 추적할 수 있습니다.
역할 관리 간소화
TELUS International은 HR 태스크를 통합하고 인력 관리를 간소화하기 위해 Intersection Roles 앱을 만들었습니다. 이전에는 역할을 할당하는 프로세스가 복잡했습니다. 지원 팀이 회사에 역할을 할당한 후에 위치와 계층 레벨을 개별적으로 선택하는 방식이었습니다.
이제 통합 뷰에서 동시에 여러 역할을 할당할 수 있습니다. 또한 각 역할이 설계된 방식에 따라 고유한 규칙이 포함됩니다. 이로써 실제 업무에 드는 시간이 크게 줄어듭니다.
ERP 시스템 부문 Senior Manager
일부 태스크를 수행하려면 회사, 위치, 관할조직 레벨을 기준으로 역할을 할당해야 했습니다. Intersection Roles 앱은 이 세 가지 레벨을 모두 통합하여 통합 뷰를 만들고 직원의 실제 할당 역할에 대해 더 명확히 설명했습니다.
예를 들어 TELUS International 직원이 보상 파트너와 관련된 역할에 액세스하면, 앱은 교차 역할이 어떻게 설계되었는지 파악하고 위치, 지원 수준, 기타 관련 정보를 표시하는 보기를 제공합니다.
이 앱은 역할 할당 태스크와 관련하여 TELUS International의 효율성을 개선합니다. 회사는 위치를 기반으로 역할을 할당하고 이 역할과 관련된 관할조직도 찾을 수 있습니다. 그런 다음 팀원을 지정하고 이들에게 보상 파트너 태그를 지정할 수 있습니다. 이 프로세스는 직원이나 조직을 하나하나 할당하는 방식보다 훨씬 더 효율적입니다.
손쉬운 기부
Give for Good 앱은 TELUS International이 기부금 등록을 개선하기 위해 만든 앱입니다. 앱 출시 전에는 신규 팀원이 디지털 양식을 작성해야 했으며, 기부금 트래커가 스프레드시트에 있었습니다. 전체 프로세스의 효율성과 Workday 연결성을 높일 여지가 충분했습니다.
아울러 앱을 통해 Give for Good 프로그램도 개선했습니다. TELUS International은 어플리케이션에서 프로그램에 관한 세부내용과 함께 사진을 추가할 수 있도록 함으로써 각 프로그램의 가시성을 확장할 수 있었습니다. 예를 들어, TELUS Days of Giving에는 집이나 학교를 새로 짓는 활동이 포함됩니다. 앱을 통해 다양한 프로그램의 내용을 더 자세히 설명할 수 있게 되었습니다.
지금까지 6개국에서 이 앱을 출시했으며, 각 국가에서 월평균 50~60건의 트랜잭션이 이루어지고 있습니다.
치료 클리닉의 과제 해결
다국적 대기업인 TELUS International의 일부 위치에서는 직원들에게 현장 클리닉과 의료 지원을 제공합니다. 이러한 의료 시설에서 직면하는 스케줄링 및 물류 문제를 해결하기 위해 Clinic Tracker 앱을 만들었습니다.
Clinic Tracker 앱은 경비 허브와 유사한 대시보드를 만들어 예약 스케줄링과 관련된 정보를 더 정확히 추적하도록 지원합니다. 게다가 국가마다 차이가 있는 의료 체계에 따라 전 세계 여러 지역에서 이용할 수 있도록 앱을 조정할 수 있습니다. 또한 TELUS International은 재고 관리와 물류 지원에도 Clinic Tracker를 사용합니다.
