Avago는 원래 휴렛팩커드의 반도체 사업부였습니다. 실리콘 밸리에 뿌리를 두고 있는 이 회사는 세계 무대에서 자신의 색깔을 가지고 있습니다. 이 회사의 제품은 스마트폰, 가전 제품, 엔터프라이즈 저장소 및 서버, 산업용 전자 제품에 사용됩니다. 엘지, 삼성부터 시스코와 지멘스에 이르는 다양한 고객사가 있습니다.
전 세계 12개국에서 사업을 운영하는 이 회사는 싱가포르와 캘리포니아 새너제이에 두 본사가 있으며 전 세계에 서비스를 제공합니다. 글로벌 직원에게 더 나은 서비스를 제공하려는 열망으로 Avago는 Workday를 찾았습니다.
비용 효율적인 글로벌 솔루션 검색
Avago 글로벌 HRIS Senior Manager인 Chong Yee Lin은 기업 공개 직전인 2008년에 시작된 여정을 회상합니다.
“우리는 글로벌 프로세스를 조정할 수 있는 엔터프라이즈 클라우드 서비스를 찾고 있었습니다.”고 그녀는 말합니다. “매니저와 직원에게 셀프서비스를 제공하고 싶었습니다. 또한 전 세계적으로 롤아웃할 수 있는 사용하기 쉽고 직관적인 시스템을 원했습니다.”
Avago의 두 레거시 ERP 시스템은 셀프서비스 기능이 없었을 뿐만 아니라 지속적으로 조정해야 했습니다. 한 시스템에서 가져온 데이터는 다른 시스템에 수동으로 입력되었습니다. HR 팀은 어느 시스템에서도 완전한 데이터를 얻을 수 없었기 때문에 타사 보고 도구를 사용했습니다. “수동 작업이 끝없이 이어졌습니다.”라고 Yee Lin은 회상합니다.
회사는 레거시 시스템에서 필요했던 길고 비용이 많이 드는 프로세스 없이 쉽게 변경하고 업데이트할 수 있는 시스템을 원했습니다. 사용 편의성 역시 중요 고려 사항이었습니다. “우리는 최종 사용자 테스트를 거쳤으며 직원들에게 시스템을 평가하게 했습니다.” Yee Lin은 말합니다. “직원들은 Workday를 선호했습니다. 인터페이스가 다른 것들보다 더 직관적이었습니다.”
무엇보다 Avago 팀은 비용 효율적인 솔루션을 원했습니다. “평가한 플랫폼 중에서 가장 강력하고 경제적인 플랫폼을 선택해야 했습니다.”라고 Yee Lin은 말합니다.
Avago는 레거시 ERP 시스템의 최근 버전을 살펴보았지만 클라우드 기반 솔루션이 비용을 절감할 수 있다는 것을 빠르게 깨달았습니다. “가장 중요한 점은 Workday가 SaaS(Software-as-a-Service)라는 사실이었습니다. 온-프레미스 구현과 비교할 때 SaaS의 비용 절감은 분명했습니다.” Yee Lin은 말합니다.
원활한 통합으로 기록적인 배포 시간 달성
팀이 Workday를 선택한 후에는 글로벌하게 얼마나 빨리 배포할 수 있느냐가 문제가 되었습니다. 목표는 7개월 내에 전체 배포를 마치는 것이었습니다.
“그것이 가능한지 궁금했습니다.” Yee Lin은 말합니다. “당시 회사는 지금보다 약간 작았고 16개국에서 사업을 운영하고 있었습니다. 12개의 통화와 다양한 언어가 요구되는 상황이었죠. Workday는 우리에게 지원 약속을 하며 7개월 이내에 실행 가능하다고 했습니다. 다른 경쟁 어플리케이션은 1년 또는 그 이상이 걸린다는 답이 돌아왔죠. 결국 목표를 달성했습니다.”
Workday의 시스템 업데이트는 매년 여러 번 제공되므로, Avago 어플리케이션은 지속해서 최신으로 업데이트됩니다. Yee Lin의 팀은 Workday를 배포하기 전에 긴 변경 요청 목록이 있었습니다. “구현에 걸리는 시간은 2년이었습니다.” 그녀는 말합니다. 그러나 업데이트를 받게 되면서 지연이 사라졌습니다.
“있으면 좋을 혹은 반드시 필요하다고 생각했던 많은 기능들을 발견했으며, 기능을 쉽게 활성화할 수 있었습니다.” 그녀는 말합니다. “몇 가지는 릴리스와 함께 제공되었고 몇 가지는 새롭게 구성해야 했습니다. 우리에게 선택권이 주어졌으며 처리할 일의 우선순위를 결정할 수 있는 유연성이 주어졌습니다. 우리는 팀 내에서 언제 기능을 활성화할지 결정할 수 있습니다.”
다른 복합 글로벌 회사와 마찬가지로 Avago는 여러 시스템을 통합해야 합니다. 원활한 통합 경로를 제공하는 Workday의 능력이 또 다른 핵심 영업 포인트였습니다.
“고라이브의 구현 목표 중 하나는 인터페이스 지점이 손상되지 않아야 한다는 것이었습니다.” Yee Lin은 말합니다. “우리는 조직의 다양한 부분에 정보를 공급하는 20개에 가까운 기업 인터페이스 지점을 가지고 있습니다. 핵심 인터페이스는 프로비저닝 물류 및 조달을 관리하기 위한 ERP 시스템에 아웃바운드됩니다. 또한 조직의 다른 부분에서 인증 및 SSO(Single Sign-On) 생성에 필요한 정보를 공급하는 인터페이스가 있었습니다. 하지만 무엇보다 신경을 썼던 기본 인터페이스는 급여 인터페이스였습니다.”
전체적으로, 기능적 HR 관점과 인터페이스 관점의 구현은 인터페이스 손상 없이 원활하게 진행되었습니다. 중요한 현지 급여 시스템과의 통합이 여기에 포함되었습니다.
많은 시스템을 하나로
3년 반 동안 사용한 Avago의 Workday 환경은 몇 가지 주요한 이점을 제공했습니다.
Yee Lin은 배포를 시작하자마자 회사가 재무 부문의 이점을 확인했다고 말합니다. 또한 Avago는 여러 시스템을 단일 시스템으로 대체하는 이점을 누리고 있습니다. “올인원 시스템은 유지관리가 쉽고 이점이 많습니다.” 그녀는 말합니다. “인터페이스가 동일합니다. 이전에는 경비가 여러 시스템에서 유지되었으며 직원들이 서로 다른 방식으로 로그인해야 했습니다. 이제는 모든 기능이 동일한 사용자 인터페이스로 제공됩니다. 직원 계층 정보와 승인을 위한 매니저 보고 관계가 모두 한 시스템에 있습니다. 모든 기능이 동일한 워크플로를 사용하기 때문에 추가 교육이 필요하지 않습니다.”
Workday를 사용하기 전에는 수동 작업을 하지 않으면 정확한 글로벌 인원수를 파악할 수 없었습니다. 여러 국가에서 제공된 스프레드시트의 데이터를 수동으로 입력해야 했습니다. Yee Lin의 팀은 데이터가 제공되는 즉시 최대한 빠르게 입력해야 했습니다. “특정 시점의 올바른 인원수를 얻을 수 없는 시기가 있었습니다.” 그녀는 말합니다. 이제 언제라도 글로벌 인원수 리포트를 사용할 수 있습니다. “또한 국가별 분석, 실시간 인원수, 모집단도 제공합니다.” 그녀는 계속 설명합니다. “쉽게 직원이나 임시고용직 단위로 세분화할 수 있습니다. 사업부 책임자가 실시간으로 직원 목록을 빠르게 살펴 볼 수 있습니다.”
Workday의 실시간 분석 기능은 특정 중요 데이터에 대한 단일 글로벌 뷰를 제공함으로써 비즈니스에 도움이 되었습니다. “모든 매니저가 볼 수 있도록 대시보드에 주요 리포트를 배치하거나 모든 HR 비즈니스 파트너에게 표준 리포트로 제공할 수 있습니다.” 그녀는 말합니다. “이러한 리포트는 주요 프로그램의 롤아웃에 사용됩니다.”
“글로벌 HR 비즈니스 지원 팀이 볼 수 있는 리포트를 글로벌하게 배포할 수 있다는 것은 큰 이점입니다. 필요한 경우 지역별로 세분화할 수 있는 표준 뷰가 있습니다.”
Workday는 Avago가 싱가포르와 새너제이에 있는 2개 본사를 관리하는 데 도움을 주었으며, 두 팀 모두에게 동일한 정보를 제공합니다. “아시아에서 미국으로 또는 그 반대로 많은 교차 리포트를 사용합니다.” Yee Lin은 말합니다. “예를 들어, 보상과 관련된 글로벌 프로그램이 미국에서 롤아웃될 경우 이전과 비교할 수 없을 정도로 데이터 무결성 문제가 줄었습니다. 또한 시작하는 즉시 매니저와 직원이 자신의 데이터를 볼 수 있습니다.”
미래를 위한 준비
이 회사는 Workday 모바일 기능의 이점을 발견하고 있습니다. 이제 모바일 디바이스를 사용하여 영수증을 캡처하며, 다양한 용도로 활용할 수 있습니다. “모바일은 우리가 더욱 신경을 쓰는 영역입니다.” Yee Lin은 설명합니다. “iPad나 스마트폰에서 대시보드 리포트를 볼 수 있다는 것은 확실한 장점입니다.” 그녀는 또한 모바일 디바이스로 관리 부서의 승인을 얻는 것도 좋은 점이라고 말합니다. 정보를 보는 것에 그치지 않고 매니저가 편한 시간에 모바일 디바이스에서 작업을 수행할 수 있습니다.
마지막으로, HR 팀이 보다 전략적인 업무에 시간을 집중적으로 사용할 수 있습니다. “이제 더 이상 수동 입력은 없습니다.” 그녀는 말합니다. “HR 부서에서 특별한 구성을 요청할 필요가 없기 때문에 더 세밀하게 관리할 수 있다고 생각합니다. HR 부서는 역량을 높이고 보다 전략적인 인터페이스 작업에서 IT와 협력할 수 있습니다.”
“지금 당장은 우리가 관리적인 업무에 많이 치중하는 편이죠. 그러나 곧 Workday를 통해 전략적인 업무로 시야를 넓힐 수 있다고 생각합니다.” 그녀는 말합니다.
“보통 변화에는 저항이 있기 마련이지만, 우리 경험에 비추어 보면 여러분도 쉽게 극복할 수 있습니다.”라고 그녀는 결론짓습니다. “변경 관리가 쉽지 않은 과제라고 생각했지만, 예상과 달리 큰 문제 없이 끝낼 수 있었습니다. 문제가 없는 것만큼 좋은 소식이 있을까요!”