Capire la pianificazione della forza lavoro e il suo impatto sulle aziende
Le aziende si trovano spesso a fare i conti con costi di turnover elevati o improvvise carenze di talenti. Prevedere i futuri fabbisogni di personale non è semplice e può influire negativamente sulle performance aziendali. Le condizioni economiche stanno cambiando rapidamente, a volte da un giorno all'altro.
Quando le aziende adottano una pianificazione della forza lavoro, diventa più semplice allineare le strategie di gestione dei talenti agli obiettivi aziendali. Grazie alla pianificazione della forza lavoro, le aziende possono contare sempre sulle persone giuste al momento giusto.
Analizziamo i diversi tipi di strategie di pianificazione della forza lavoro, i loro vantaggi e alcuni approcci pratici per implementarle.
Cosa si intende oggi per pianificazione della forza lavoro?
Il significato di "pianificazione della forza lavoro" è piuttosto semplice: si tratta del processo di analisi, previsione e pianificazione della domanda e dell'offerta di talenti all'interno di un'azienda.
Questo non significa necessariamente che un'azienda debba avere sempre dipendenti pronti a intervenire all'occorrenza. Significa piuttosto garantire che l'azienda disponga costantemente della forza lavoro necessaria per gestire le attività quotidiane, anche in presenza di esigenze impreviste.
La pianificazione a lungo termine della forza lavoro è un processo strategico che contribuisce alla crescita dell'azienda o al raggiungimento di altri obiettivi. La pianificazione della forza lavoro a breve termine ha un carattere più operativo e serve a garantire la copertura delle esigenze quotidiane. Combinando strategie di pianificazione a lungo termine con pratiche operative a breve termine, le aziende possono rispondere in modo proattivo a tutte le esigenze di personale, presenti e future.
Tuttavia, per avere successo nella pianificazione strategica della forza lavoro è necessario tenere conto di alcuni elementi fondamentali. Ciò vale anche per gli obiettivi operativi a breve termine di un'azienda. Una strategia completa di pianificazione della forza lavoro parte da un'analisi dei fabbisogni e degli scostamenti tra risorse disponibili e necessarie per definire un piano d'azione. Questi stessi dati sono fondamentali per attuare la strategia e monitorarne il successo.
Le strategie di pianificazione della forza lavoro di Telstra hanno avuto un impatto diretto sui risultati economici: "Abbiamo ridotto i costi di 2,7 miliardi di dollari e raggiunto livelli elevati di employee engagement. Oggi, più di 17.000 persone in azienda operano in modalità agile e oltre il 90% ha raggiunto il livello 3 di maturità agile, e tutto grazie a Workday".
Pianificazione della forza lavoro strategica e operativa
La pianificazione strategica si concentra sugli obiettivi aziendali a lungo termine, mentre la pianificazione operativa riguarda le esigenze immediate dell'azienda. Ad esempio, i retailer potrebbero dover aumentare il numero di commerciali durante i periodi di picco e ridurlo nei momenti di minore attività.
Grazie alla pianificazione strategica della forza lavoro, le aziende possono rispondere alle richieste stagionali e ridurre il personale quando le vendite rallentano. Il risparmio sui costi operativi può essere notevole e l'azienda è sempre pronta a far fronte a eventuali richieste impreviste.
Ma su quali orizzonti temporali si sviluppano le diverse strategie di pianificazione della forza lavoro? Del resto, è naturale che le aziende vogliano evitare di trovarsi a corto di personale. Inoltre, non vogliono pagare per un numero di collaboratori superiore a quello di cui la loro azienda ha bisogno.
La pianificazione operativa copre generalmente un orizzonte temporale fino a 18 mesi. Tieni presente che questa strategia a breve termine aiuta a evitare carenze di personale. Un esempio tipico è quello di un punto vendita che si prepara al periodo delle festività o a un evento speciale.
Lo stesso principio vale per le strategie a lungo termine relative alla forza lavoro. L'obiettivo è essere pronti ad affrontare eventuali picchi di lavoro. Poiché l'azienda lavora su obiettivi a lungo termine, non bisogna sorprendersi se servono dai due ai cinque anni, se non di più, per mettere a punto la strategia giusta.
Ad esempio, se un'azienda del settore healthcare prevede di aprire un centro chirurgico specializzato entro due anni, deve pianificare con anticipo la ricerca, l'assunzione e la formazione di tecnici sanitari, infermieri e medici specializzati.
Entrambi gli approcci possono contribuire a definire una strategia globale per la gestione della forza lavoro, che copre obiettivi sia di breve che di lungo periodo. L'approccio strategico garantisce che l'azienda sia pronta quando la domanda cresce, mentre quello operativo permette di gestire le esigenze quotidiane del business senza lasciare nulla al caso.
La pianificazione della forza lavoro combina metodi quantitativi e qualitativi
I metodi più efficaci di pianificazione della forza lavoro combinano approcci quantitativi e qualitativi. Tra le principali tecniche quantitative ci sono l'analisi dei dati sulla forza lavoro, la modellazione predittiva e la pianificazione degli scenari.
Ma non bisogna dimenticare le tecniche qualitative, fondamentali per evitare eventuali carenze di talenti. In genere includono processi regolari di talent review, il coinvolgimento di esperti e la pianificazione delle successioni. Anche i membri dei team di lunga data, prima o poi, lasciano l'azienda per un motivo o per l'altro: la strategia di pianificazione della forza lavoro dovrebbe tenere conto anche di questi scenari.
La pianificazione della forza lavoro consiste nel prevedere il fabbisogno di personale futuro di un'azienda per garantire l'efficienza operativa. I manager devono capire quali metodologie di pianificazione della forza lavoro adottare in base al contesto. Le assenze temporanee, come le ferie dei dipendenti, richiedono in genere soluzioni tattiche a breve termine, piuttosto che una pianificazione strategica strutturata.
Al contrario, i cambiamenti permanenti all'organico dovuti ai pensionamenti richiedono un approccio più strutturato e a lungo termine rispetto all'acquisizione e allo sviluppo dei talenti.
La pianificazione della forza lavoro aumenta l'agilità aziendale
I vantaggi della pianificazione della forza lavoro sono sorprendenti. Con le persone giuste nei ruoli giusti, le aziende possono incrementare la produttività e accelerare il raggiungimento degli obiettivi. I costi legati ad assunzioni e straordinari non necessari diminuiscono, così come le spese per i collaboratori esterni, grazie a un minore ricorso a risorse temporanee costose.
La compliance è fondamentale, indipendentemente dal business. La pianificazione della forza lavoro contribuisce a risolvere questo potenziale problema riducendo i rischi per i collaboratori. Il tuo personale è formato sulle best practice della tua azienda. In questo modo contribuisci anche a colmare gli skill gap più gravi all'interno del tuo team. Snellire i processi di recruiting, sviluppo e retention dei dipendenti contribuisce a migliorare la gestione complessiva dei talenti.
Implementando processi avanzati di automazione e self-service, la Macquarie University è riuscita a eliminare 23 moduli e a consolidare tre diverse soluzioni per la gestione delle presenze.
Poiché la pianificazione della forza lavoro consente alle aziende di reagire più rapidamente ai cambiamenti del mercato, ottimizzare la gestione dei talenti diventa un vantaggio competitivo.
Una solida pianificazione della forza lavoro aiuta a prevedere la crescita
Un framework di pianificazione della forza lavoro non deve necessariamente essere complicato. Tuttavia, per capire come integrare la pianificazione della forza lavoro è consigliabile adottare un approccio strutturato. L'utilizzo di un modello Excel per la pianificazione della forza lavoro può facilitare l'elaborazione di un approccio vantaggioso per la tua azienda.
Ecco i passaggi da includere nel tuo modello di pianificazione della forza lavoro:
- Allineamento alla strategia aziendale e analisi della domanda
- Valutazione delle capacità attuali della forza lavoro (analisi dell'offerta)
- Analisi dei gap e modellazione della forza lavoro futura
- Definizione di un piano d'azione per colmare i gap
- Implementazione e gestione del cambiamento
- Misurazione, valutazione e miglioramento continuo
Per costruire un framework di pianificazione della forza lavoro efficace adatto a diversi tipi di azienda, è utile partire dall'allineamento delle principali fasi di pianificazione.
Obiettivi strategici, ritmo operativo e dinamiche di settore determinano complessità e orizzonte temporale del framework, che si adattano alla dimensione e al livello di maturità dell'azienda.
A questo punto, è utile definire metriche di misurazione e processi di valutazione personalizzati, in linea con i KPI specifici delle diverse tipologie di azienda, dalle start-up in rapida crescita alle aziende consolidate, fino agli enti pubblici e alle organizzazioni non profit.
Dalla teoria alla pratica: implementare la pianificazione della forza lavoro
Per implementare una strategia di pianificazione della forza lavoro, il primo passo è mettere insieme il team giusto. Di solito ne fanno parte top manager, responsabili operativi, Finance e HR.
Una volta raccolti i dati necessari per una strategia di pianificazione della forza lavoro efficace, l'HR inizia a costruire un modello basato su skill esistenti e skill mancanti. In questo modo si ottiene una visione chiara delle competenze disponibili e di quelle che potrebbero mancare.
Affrontare le sfide quotidiane può essere impegnativo. Può risultare difficile prevedere con precisione le esigenze di pianificazione della forza lavoro. Colmare gli skill gap può rappresentare un'altra sfida, soprattutto se la raccolta di dati avviene manualmente e non in modo automatizzato. Tuttavia, la maggior parte delle difficoltà può essere affrontata durante la pianificazione iniziale incentivando una comunicazione aperta tra gli stakeholder.
Alcune delle best practice per una pianificazione sostenibile della forza lavoro includono l'attenzione al benessere dei dipendenti, lo sviluppo di skill utili a muoversi in contesti lavorativi in evoluzione e l'allineamento della pianificazione della forza lavoro agli obiettivi di business a lungo termine.
Strumenti e tecnologie a supporto della pianificazione della forza lavoro
Le aziende non devono necessariamente creare da zero un modello di pianificazione della forza lavoro, ma possono avvalersi di strumenti software dedicati, come Excel. Per le realtà più piccole, i modelli di pianificazione della forza lavoro di Excel sono semplici e pratici da usare. Basta elencare le fasi fondamentali della pianificazione e dell'implementazione nel foglio di calcolo. Excel è inoltre uno strumento efficace per la gestione dei dati.
Sebbene Excel sia un'ottima soluzione, le aziende tendono in genere a non basarsi su un semplice foglio di calcolo standard. Possono invece ricorrere a modelli gratuiti messi a disposizione dal provider di Excel (Microsoft) oppure rivolgersi a fornitori terzi.
Un altro strumento utile è un dashboard per la pianificazione della forza lavoro. Offre infatti grande flessibilità nella visualizzazione e nel monitoraggio della strategia di pianificazione della forza lavoro. Le realtà più grandi possono invece optare per soluzioni più strutturate, come piattaforme avanzate di analisi della forza lavoro. Le funzionalità avanzate rendono più facile monitorare grandi quantità di dati nei diversi reparti o nelle sedi geografiche.
Se la pianificazione della forza lavoro e una perfetta integrazione sono prioritarie, Workday Workforce Planning è la soluzione ideale. Con un modello Workday per la pianificazione della forza lavoro, tutti gli stakeholder sono coinvolti e impegnati a garantire la copertura di tutte le attività operative anche in caso di aumento della domanda.
Scegliere la tecnologia più adatta alle esigenze dell'azienda è il modo migliore per creare e implementare una soluzione efficace per la pianificazione della forza lavoro.
KPI e metriche per valutare il successo della pianificazione della forza lavoro
Le aziende devono tenere sotto controllo i KPI, perché sono questi indicatori a dire se la strategia di pianificazione della forza lavoro sta davvero funzionando. Tra le metriche da monitorare rientra anche il tasso di retention dei talenti, che aiuta a capire per quanto tempo i dipendenti restano in azienda e se la strategia di pianificazione della forza lavoro contribuisce al benessere complessivo dei dipendenti.
Anche le metriche relative ai costi sono altrettanto importanti. Questi indicatori permettono di capire, ad esempio, quanto tempo serve in media per coprire una posizione vacante, quali sono i costi legati al turnover e quali sono le spese sostenute per ogni nuova assunzione. Senza questi KPI, diventa difficile definire una strategia di pianificazione della forza lavoro efficace o anche solo verificare il raggiungimento degli obiettivi operativi, come il controllo dei costi del personale.
L'impatto della pianificazione della forza lavoro sul business è un aspetto che le aziende dovrebbero monitorare con attenzione. Dalla produttività al fatturato per dipendente, questi KPI permettono di capire se la strategia apporta benefici concreti all'azienda o se finisce per generare solo costi operativi più elevati.
Tutte le aziende, indipendentemente dalle dimensioni, dovrebbero dotarsi di un dashboard di pianificazione della forza lavoro che centralizza le principali metriche e ne assicura la visibilità a livello direzionale.
La pianificazione strategica della forza lavoro guarda al futuro
Tra i trend emergenti nella pianificazione dinamica della forza lavoro c'è una crescente attenzione verso una strategia sempre più orientata al futuro del business. AI e analisi predittiva vengono utilizzate per prevedere i fabbisogni di personale, mentre la pianificazione basata sulle skill sta progressivamente sostituendo i modelli tradizionali basati sui ruoli.
Il futuro della pianificazione della forza lavoro non si limita agli aspetti tradizionalmente legati a un ruolo, ma va oltre il semplice titolo professionale. Anche i collaboratori occasionali trovano sempre più spazio nella pianificazione strategica della forza lavoro. Il futuro richiede una maggiore flessibilità nella gestione della forza lavoro.
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