Che cos'è la gestione della forza lavoro? Come scegliere la giusta soluzione di gestione della forza lavoro
Cosa significa gestione della forza lavoro in un contesto caratterizzato dall'evoluzione delle aspettative dei dipendenti e dal cambiamento della natura del lavoro? Di seguito analizziamo gli aspetti che le aziende devono considerare nella scelta di soluzioni che consentano di assegnare i talenti giusti al momento giusto.
Per i datori di lavoro, i dipendenti rappresentano due facce della stessa medaglia: sono al tempo stesso la principale voce di costo e la risorsa più preziosa. Ogni giorno incidono direttamente su aspetti chiave del business, dalla percezione del brand ai margini di profitto. Non c'è da stupirsi, quindi, che le ricerche evidenzino costantemente una forte correlazione tra engagement, produttività e redditività.
Poiché la forza lavoro è un elemento centrale per il successo di un'azienda, ai leader è sempre stato affidato il compito di trovare il modo migliore per massimizzarne performance e produttività. Negli ultimi anni, però, la natura del lavoro e le aspettative dei dipendenti sono cambiate profondamente, rendendo questa responsabilità ancora più complessa e strategica. Oggi i leader non possono più limitarsi a decidere quando e dove impiegare il personale, ma devono anche prevedere come queste esigenze cambieranno nel tempo. Per farlo, e per garantire sempre il giusto numero di persone con le competenze adeguate al momento opportuno, si affidano a processi di gestione della forza lavoro.
Di seguito vediamo in cosa consiste oggi la gestione della forza lavoro, in un contesto in cui le aspettative dei dipendenti e il modo di lavorare evolvono rapidamente, e quali aspetti le aziende devono considerare nella scelta di soluzioni che consentano di assegnare i talenti giusti al momento giusto.
Che cos'è la gestione forza lavoro?
La gestione della forza lavoro riguarda l'insieme dei processi volti a massimizzare performance e produttività del personale.
Nel suo significato più basilare, la gestione della forza lavoro si concentra sulla gestione del tempo. Aiuta le aziende a capire di quanti dipendenti hanno bisogno per svolgere un'attività o coprire un turno su base giornaliera, settimanale e mensile. Gli strumenti di gestione della forza lavoro sono particolarmente utili per gestire i ruoli che richiedono la presenza sul posto di lavoro (come nel caso dei frontline worker), perché consentono di pianificare i turni e monitorare le ore lavorate. Le soluzioni più avanzate consentono anche di prevedere il fabbisogno di personale in base all'andamento della domanda, ad esempio per nuovi progetti o per gestire i picchi stagionali.
Tradizionalmente, la gestione della forza lavoro seguiva un approccio top-down, in cui erano i supervisori a pianificare i turni dei team (pensiamo ai fogli stampati affissi nelle aree relax). Questo ha fatto sì che per anni la gestione di presenze e turni venisse vista come una funzione puramente amministrativa dell'HR: noiosa ma necessaria. Necessaria, certo, ma priva dell'impatto strategico e del potenziale innovativo associati ad altri ambiti HR come gestione dei benefit o formazione e sviluppo.
Fortunatamente, l'evoluzione della natura del lavoro ha cambiato questa percezione della gestione della forza lavoro. Con l'affermarsi della forza lavoro estesa, un mix di lavoratori dipendenti, part-time, collaboratori esterni e freelance, la pianificazione di turni e attività e il monitoraggio dell'efficienza sono diventati molto più complessi. Non si tratta più di ripartire X ore tra X persone: oggi i manager devono tenere conto di aspetti quali preferenze orarie, skill individuali, vincoli di budget e requisiti normativi in relazione alle diverse tipologie contrattuali. In questo contesto, processi manuali e sistemi legacy frammentati non sono più sufficienti.
Questa crescente complessità ha messo in luce l'importanza di una gestione della forza lavoro basata sui dati e di strumenti moderni.
Perché la gestione della forza lavoro è importante?
Gli sconvolgimenti senza precedenti degli ultimi anni, dalla pandemia alla carenza di personale fino alle criticità delle supply chain, hanno evidenziato la necessità per le aziende di valorizzare al massimo la propria forza lavoro estesa, adattandosi al tempo stesso ai cambiamenti e alle nuove opportunità. I business leader devono preparare la forza lavoro al cambiamento senza perdere di vista la conformità alle normative sulla pianificazione dei turni e alle linee guida sulla sicurezza.
In un contesto segnato da cambiamenti continui, le aziende devono investire per attrarre, trattenere e sviluppare la loro risorsa più preziosa: la forza lavoro.
Allo stesso modo, le aziende non possono più permettersi di considerare i collaboratori a ore come facilmente sostituibili né le loro esigenze di pianificazione come secondarie. Oggi, collaboratori a ore e collaboratori esterni rappresentano l'elemento portante di molte aziende e si aspettano di essere trattati come tali.
La gestione della forza lavoro moderna può andare ben oltre la semplice pianificazione dei turni e la rilevazione delle presenze per aiutare i leader a gestire questi cambiamenti continui. Nella sua forma più avanzata, la gestione della forza lavoro utilizza dati in tempo reale e AI per collegare la pianificazione della forza lavoro alla pianificazione strategica dell'intera azienda, massimizzando performance, efficienza ed engagement dei dipendenti e riducendo allo stesso tempo il rischio organizzativo. Questo approccio crea inoltre un'unica fonte di informazioni centralizzata, evitando che i leader debbano ricorrere a un sistema di gestione del capitale umano (HCM) per i dati dei dipendenti a tempo pieno e a un sistema di gestione dei fornitori (VMS) separato per quelli relativi ai collaboratori esterni. Una soluzione unificata permette ai responsabili di HR, Finance e Operations di avere una visione chiara e completa dei costi complessivi della manodopera anche in un contesto in cui la forza lavoro diventa sempre più complessa e le tipologie contrattuali si moltiplicano.
Cos'è il software di gestione della forza lavoro?
Come accennato in precedenza, molte aziende si trovano ancora a gestire la forza lavoro con processi manuali, sistemi in silo e dati non integrati. Il problema è che questo approccio funziona solo quando le persone, gli orari e la registrazione delle presenze sono del tutto prevedibili.
Naturalmente, la natura umana e la complessità della vita dei collaboratori fanno sì che la pianificazione sia tutt'altro che statica. Allo stesso tempo, per i responsabili operativi si fa sempre più forte la necessità di allineare la gestione della forza lavoro alla strategia aziendale, implementando nuovi modelli di business, riassegnando i dipendenti a ruoli e sedi diversi e rispondendo alle nuove aspettative dell'organico. In questo scenario, i sistemi di gestione della forza lavoro tradizionali non riescono più a stare al passo.
Per raggiungere questo obiettivo, le piattaforme di gestione della forza lavoro creano un'unica fonte di dati basata su un sistema integrato che include rilevazione delle presenze, pianificazione dei turni e gestione paghe. Usano l'AI per allineare la domanda di manodopera all'offerta e rendere immediatamente disponibili le informazioni chiave sulla forza lavoro, così da consentire ai manager di ottimizzare i turni in funzione delle esigenze aziendali, nel rispetto delle normative sul lavoro e delle preferenze dei dipendenti.
Oltre a ottimizzare la pianificazione, questi strumenti consentono alle aziende di ottenere report in tempo reale, avere piena visibilità sui costi della manodopera e prendere decisioni più consapevoli. Una gestione avanzata della forza lavoro, supportata dal software giusto, consente alle aziende di assegnare le persone giuste dove e quando servono.
Ad esempio, il software Workday Scheduling and Labor Optimization offre vantaggi concreti nei seguenti ambiti.
Pianificazione: una soluzione di pianificazione avanzata che usa l'AI per allineare la richiesta di manodopera alle preferenze dei dipendenti, genera turni ottimizzati e offre ai collaboratori a ore maggiore flessibilità e controllo.
Anomalie di orario: all'interno dell'Hub ore e pianificazione dedicato ai manager, Workday rileva automaticamente possibili errori nelle ore inserite e segnala eventuali anomalie. Questo consente di risparmiare tempo e migliora l'accuratezza della gestione paghe e dei costi della manodopera.
Individuazione e gestione delle skill: l'allineamento tra strategia per la forza lavoro e skill consente alle aziende di assegnare rapidamente le persone giuste, con le giuste skill, ai ruoli più adatti e di identificare eventuali skill gap.
Previsione della domanda: come input del motore di ottimizzazione AI di Workday, la previsione della domanda basata sul machine learning aiuta i manager a pianificare turni ottimizzati in base alla domanda di manodopera prevista, considerando fattori esterni come storico delle vendite e dell'affluenza clienti, meteo ed eventi locali.
Grazie alla gestione della forza lavoro, HR e Operations possono mettere davvero a frutto il potenziale del personale, non solo per adattarsi ai cambiamenti, ma anche per crescere, che si tratti di una pandemia, di nuove opportunità di mercato o di una maggiore pressione competitiva.
Poiché la forza lavoro è un elemento centrale per il successo di un'azienda, ai leader è sempre stato affidato il compito di trovare il modo migliore per massimizzarne performance e produttività.
Alcuni esempi di gestione della forza lavoro
Il software di gestione della forza lavoro di Workday offre a dipendenti e manager maggiore controllo sulla propria vita lavorativa senza trascurare il rispetto delle esigenze aziendali e dei requisiti di compliance.
Con Workday Scheduling and Labor Optimization, i dipendenti possono indicare quando e dove preferiscono lavorare. Possono scegliere gli orari e le sedi che preferiscono, proporsi per turni extra e scambiarsi i turni con i colleghi. Gli strumenti di pianificazione automatizzata tengono conto delle preferenze dei dipendenti, assegnando i turni in modo coerente con le loro esigenze. Mentre i manager esaminano e modificano la pianificazione creata automaticamente, Workday continua a verificarne l'allineamento con disponibilità e qualifiche dei dipendenti. Una volta che il manager ha approvato il calendario, i dipendenti ricevono una notifica che li invita a rivedere i propri orari per la settimana successiva.
Questo sistema evita problemi di pianificazione favorendo una comunicazione fluida ed efficace. Supponiamo, ad esempio, che un dipendente si renda conto, consultando i turni programmati, di non essere più disponibile per il mercoledì pomeriggio. Invece di contattare un manager e attendere una risposta, gli basta segnalare la modifica direttamente nell'app Workday. Il manager riceve immediatamente una notifica, insieme a suggerimenti di altri collaboratori le cui disponibilità e skill sono compatibili con il turno scoperto del mercoledì.
Inoltre, dipendenti e manager possono inserire i turni nella bacheca dei turni aperti, in modo che altri collaboratori con le qualifiche adeguate possano rendersi disponibili per coprire il turno aggiuntivo. Nella bacheca dei turni aperti, i dipendenti vedono solo i turni per cui sono qualificati. Quando un collega si propone per un turno, il manager approva la modifica e tutte le persone coinvolte ricevono una notifica.
Nel frattempo, dietro le quinte, Workday verifica la pianificazione in base ai requisiti normativi e di compliance, avvisando il manager se, ad esempio, un turno extra comporterebbe ore di straordinario per un dipendente o se non viene effettuata una pausa obbligatoria.
Grazie a questo sistema di pianificazione semplice e intuitivo, tutti possono conciliare meglio lavoro e vita privata. Questa flessibilità nella gestione degli orari consente ai dipendenti che svolgono più mansioni o che devono conciliare la vita professionale con impegni di assistenza familiare o di studio di vivere un'esperienza lavorativa più in linea con le proprie esigenze, aiutandoli a sentirsi più coinvolti e valorizzati.
Quali sono i principali vantaggi degli strumenti di gestione della forza lavoro?
Quando le persone giuste si trovano nel posto giusto al momento giusto, il lavoro viene svolto in modo più fluido ed efficiente. Le aziende evitano numerosi problemi, dalla carenza di personale o di competenze adeguate fino a costosi errori di compliance e problemi legali. In questo scenario, l'uso di strumenti di gestione della forza lavoro ottimizzati aiuta le aziende, soprattutto quelle che fanno ampio ricorso a collaboratori esterni e a ore, a mantenere un vantaggio competitivo, semplificando al tempo stesso il lavoro di manager e dipendenti.
Inoltre, soluzioni di pianificazione intelligenti orientate ai dipendenti consentono ai responsabili operativi di aumentare la produttività e ridurre i costi della manodopera attraverso una gestione dinamica del fabbisogno di personale. Con questi strumenti, i frontline manager possono gestire i turni su base settimanale e giornaliera e analizzare i costi della manodopera previsti e effettivi.
Il software di ottimizzazione della forza lavoro di Workday offre sia a dipendenti che a manager un maggiore controllo sulla propria vita lavorativa, garantendo alle aziende il rispetto delle esigenze di business e compliance.
Questa flessibilità offre vantaggi sia ai datori di lavoro che ai dipendenti. In un mercato del lavoro sempre più competitivo, i datori di lavoro devono offrire un'esperienza lavorativa positiva per promuovere la retention. Dando ai dipendenti la possibilità di gestire i propri turni tramite un'apposita app, le aziende possono aumentare la soddisfazione e ridurre il turnover. Allo stesso modo, gli strumenti di pianificazione ottimizzati per dispositivi mobili offrono maggiore autonomia a una forza lavoro sempre più distribuita e senza postazione fissa, contribuendo anche ad attrarre e trattenere i talenti.
Con Workday Scheduling and Labor Optimization è possibile ottenere diversi vantaggi concreti:
Valorizzazione di ogni dipendente: comprendere le skill di ciascun dipendente consente all'azienda di utilizzarle al meglio in base alle proprie esigenze. Conoscere le persone è il primo passo per coinvolgerle davvero.
Ottimizzazione dell'assegnazione del personale e della pianificazione dei turni: la gestione della forza lavoro consente ai datori di lavoro di collocare le persone dove e quando sono maggiormente necessarie.
Costi della manodopera prevedibili: una pianificazione basata su dati affidabili e aggiornati in tempo reale favorisce una maggiore trasparenza dei costi della manodopera. E una maggiore visibilità si traduce in risultati migliori.
Minori costi amministrativi: un minor numero di interventi manuali consente di ridurre i costi amministrativi.
Analisi in tempo reale dei costi della manodopera: i manager ottengono visibilità immediata sui costi della manodopera senza dover attendere un'integrazione con la gestione paghe, perché tutti i dati Workday (incluse presenze, assenze e pianificazione) sono centralizzati e immediatamente accessibili.
Maggiore autonomia per i dipendenti: in un contesto caratterizzato da carenza di skill e turnover elevato, i lavoratori si aspettano maggiore flessibilità da parte dei datori di lavoro. Un'azienda che offre flessibilità e visibilità nella pianificazione dei turni diventa un datore di lavoro attrattivo.
Inoltre, Workday Scheduling and Labor Optimization fornisce un punteggio che misura la capacità dei turni pianificati di soddisfare esigenze operative e del personale. Grazie a questo indicatore, pianificatori e responsabili operativi possono verificare se stanno riducendo i costi della manodopera senza compromettere la copertura delle ore necessarie.
Quali sono gli aspetti chiave da considerare nella scelta degli strumenti di gestione della forza lavoro?
Nel nuovo mondo del lavoro agile, l'approccio top-down in cui sono i datori di lavoro a dettare gli orari è ormai superato. Un software di gestione della forza lavoro unificato aiuta le aziende ad attrarre, coinvolgere e trattenere i talenti in modo più semplice ed efficace.
Un software di gestione della forza lavoro dovrebbe fornire:
- Una fonte unica per i dati HR
- Trasparenza sui costi e su altre metriche chiave relative alla forza lavoro
- Generazione automatica di turni che tiene conto delle preferenze dei dipendenti e dei loro dati in tempo reale, come i permessi
- Semplificazione della creazione dei turni, per consentire ai frontline manager di dedicare più tempo alla formazione dei team e al servizio ai clienti
- Un'esperienza utente semplice e intuitiva che permette ai dipendenti di gestire facilmente attività HR e amministrative
Gli strumenti di gestione della forza lavoro di Workday si integrano direttamente negli strumenti che i dipendenti già utilizzano per lavorare, eliminando la necessità di ricorrere a sistemi separati. Workday si estende infatti agli ambienti di lavoro preferiti dai dipendenti, come Microsoft Teams, consentendo di svolgere azioni rapide, ad esempio richiedere un permesso o registrare entrata e uscita, senza interrompere il normale flusso di lavoro.
Come si sta evolvendo la gestione della forza lavoro?
In un contesto segnato da cambiamenti continui, le aziende devono investire per attrarre, trattenere e sviluppare la loro risorsa più preziosa: la forza lavoro. La gestione moderna della forza lavoro non si limita a considerare i collaboratori come semplici dati in un foglio di calcolo relativo ad assunzioni, turni o spese. Inserire i dipendenti in un calendario poteva bastare in passato, ma oggi non è più sufficiente. Oggi le aziende hanno bisogno di tecniche e sistemi di gestione della forza lavoro più evoluti, in grado di comprendere e valorizzare skill, preferenze, esperienze ed esigenze delle persone.
Le aziende non possono più contare su sistemi di gestione della forza lavoro obsoleti, che offrono poca visibilità sulle skill delle persone. Oggi servono software in grado di rendere la forza lavoro più agile e pronta ad adattarsi al cambiamento. In altre parole, è necessario ottimizzare la gestione della forza lavoro attraverso una piattaforma più ampia che ne integri il potenziale con altre funzioni HR, come la gestione dei benefit, il recruiting e la gestione dei talenti.
Dal punto di vista strategico, l'ottimizzazione della forza lavoro integra le competenze nel processo di gestione, combinando l'efficienza della gestione automatizzata con la flessibilità di una strategia di gestione dei talenti basata sulle skill. In questo modo, le soluzioni di gestione della forza lavoro si integrano con i principali processi HR e operativi, tra cui gestione dei talenti, recruiting, gestione dei benefit, retribuzioni, skill, employee experience e pianificazione e analisi.
I software di gestione della forza lavoro che gestiscono orari, turni, assenze e retribuzioni non possono più essere considerati semplicemente come strumenti opzionali a supporto delle operazioni aziendali. Oggi rappresentano un punto di contatto essenziale tra datori di lavoro e dipendenti, consentendo alle persone di gestire e ottimizzare la propria vita lavorativa e, al tempo stesso, contribuire ai risultati aziendali.
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