Che cos'è un sistema di gestione dei fornitori?
Un sistema di gestione dei fornitori (VMS) è una soluzione software che supporta l'intero ciclo di vita dei collaboratori temporanei dalla ricerca all'offboarding passando per engagement, gestione, fatturazione e creazione di report. Questo permette ai responsabili dei programmi di gestire costi, efficienza, qualità e rischi in un'unica piattaforma.
Cosa si intende per fornitore?
In termini generali, per fornitore si intende una persona o un'azienda che fornisce beni o servizi, cioè qualcosa di cui l'acquirente ha bisogno per raggiungere i propri obiettivi.
Nel contesto della gestione della forza lavoro, il termine fornitore si riferisce a coloro che sono supportati dalla tecnologia VMS, come agenzie di lavoro interinale, fornitori di servizi e gli stessi collaboratori temporanei. In breve, il termine "fornitore" viene utilizzato per indicare coloro che forniscono le persone o i talenti che compongono la forza lavoro esterna di un'azienda.
Cosa si intende per lavoratore temporaneo?
Un lavoratore temporaneo è chiunque presti servizio per un'azienda senza essere assunto direttamente come dipendente. Rientrano in questa categoria, ad esempio, i collaboratori stagionali, i consulenti, i collaboratori occasionali e i liberi professionisti.
Poiché i termini usati per descrivere queste figure possono variare nelle varie aziende, è utile specificare con chiarezza a quale categoria ci si riferisce quando si parla di collaboratori esterni.
Perché adottare un sistema di gestione dei fornitori?
Il VMS consente di avere sempre sotto controllo i dati relativi ai collaboratori non assunti, in modo da prendere decisioni più rapide e informate. Questo si traduce in una gestione più efficace del processo di ricerca, coinvolgimento, gestione e retribuzione dei collaboratori esterni e dell'intera forza lavoro.
Il software di gestione dei fornitori rappresenta inoltre uno strumento efficace per rafforzare la sicurezza e la conformità dell'azienda. La mancanza di uno strumento che consenta di monitorare con facilità lo stato dei collaboratori esterni e i relativi dati può causare lacune importanti e mettere a rischio le finanze e la reputazione dell'azienda.
Man mano che la forza lavoro estesa cresce, adottare una soluzione di gestione diventa necessario per implementare una strategia efficace. Generalmente, queste soluzioni sono utilizzate dal team PMO per le normali attività gestionali, ma i dati generati possono essere messi a disposizione di tutta l'azienda. Ad esempio, i team HR, Finance e IT possono consultare e analizzare facilmente le informazioni per elaborare una strategia e una pianificazione della forza lavoro basate su dati concreti.
Quali sono i vantaggi di un sistema di gestione dei fornitori?
Consentendoci di impiegare la forza lavoro esterna in modo più efficace, il VMS aiuta l'azienda ad adattarsi ai repentini cambiamenti del settore, a colmare gli skill gap e ad attrarre i talenti migliori, il tutto all'interno di un unico sistema centralizzato.
I vantaggi di un software di gestione dei collaboratori esterni includono:
Automazione e semplificazione delle attività manuali e ripetitive
Maggiore visibilità sull'intera forza lavoro
Riduzione dei tempi di assunzione e ampliamento del pool di talenti
Gestione della conformità e riduzione dei rischi
Ottimizzazione delle procedure di onboarding e offboarding
Semplificazione della fatturazione e contenimento dei costi
Supporto alla crescita a livello globale
"Workday VNDLY ha notevolmente migliorato la visibilità sui nostri collaboratori esterni. Oggi siamo in grado di monitorare con precisione il numero di risorse, la loro distribuzione geografica, i costi associati e i fornitori che supportano il programma. In più, disponiamo di funzionalità di reporting avanzate che ci aiutano a prevedere meglio il fabbisogno di personale."
— Director of Strategic Sourcing, College Board
Quali funzionalità offre il sistema di gestione dei fornitori?
Sebbene le funzionalità possano variare da un fornitore all'altro, il VMS offre generalmente strumenti per la gestione dei fornitori, la distribuzione degli ordini, la fatturazione consolidata, la riduzione dei rischi e il tracciamento delle risorse impiegate e capacità di creare report molto più avanzate rispetto ai metodi manuali.
Ora questi sistemi includono spesso anche la gestione di consulenti con contratto Statement of Work (SOW) e di servizi esternalizzati. È per questo che alcuni fornitori di VMS parlano di "sistemi" o "piattaforme per la gestione della forza lavoro estesa" per descrivere i propri servizi.
Come gestire la conformità a livello globale con un sistema di gestione dei fornitori
Il VMS è uno strumento indispensabile per le aziende che gestiscono team distribuiti a livello globale. Poiché le normative locali possono variare significativamente da paese a paese, è fondamentale disporre di una soluzione che supporti l'adempimento degli obblighi per la fatturazione, le leggi sul lavoro, la protezione dei dati e di altri aspetti critici legati alla gestione di una forza lavoro globale.
Per assicurare la conformità globale, la soluzione di gestione dei fornitori deve offrire supporto completo per la fatturazione internazionale, la tassazione locale, la fatturazione in valuta nazionale, i calcoli complessi delle tariffe e il rispetto delle leggi sul lavoro specifiche di ogni paese.
I vantaggi di un software di gestione della forza lavoro esterna globale includono:
Funzionalità specifiche a supporto delle esigenze globali dell'azienda che consentono di evitare sanzioni e multe
Creazione semplificata di report con i dati di tutti i collaboratori esterni, indipendentemente da categoria, tipologia di contratto, reparto o sede
Centralizzazione delle informazioni provenienti da più paesi per prendere decisioni basate sui dati e ridurre i rischi
Perché la sicurezza è così importante in un sistema di gestione dei fornitori?
Quando si valuta un VMS, la sicurezza è un elemento chiave da considerare. Il ricorso a diverse tipologie di collaboratori comporta infatti rischi specifici legati a conformità e sicurezza che possono essere gestiti efficacemente solo con le giuste tecnologie.
I sistemi di gestione dei fornitori raccolgono e archiviano i dati personali dei collaboratori, oltre a informazioni sensibili sull'azienda e sui partner. Pertanto, devono rispettare standard di sicurezza molto rigidi, imposti sia dal settore VMS sia dalle normative dei paesi in cui lavorano i tuoi collaboratori. Assicurati che il sistema di gestione dei fornitori da te scelto abbia misure di sicurezza tecniche complete e integrate per proteggere i tuoi dati. e che queste siano convalidate da enti indipendenti affidabili.
Integrazione del sistema di gestione dei fornitori con la gestione del capitale umano
Sempre più aziende si affidano a una forza lavoro eterogenea composta da collaboratori esterni, fornitori di servizi, piattaforme di commercio elettronico e persino bot, oltre ai tradizionali dipendenti a tempo pieno. Per gestire efficacemente questo ecosistema variegato, molte aziende adottano strategie integrate che considerano la totalità della forza lavoro.
Considerando che la composizione della forza lavoro continua a cambiare, integrare il VMS con l'HCM consente di ottenere una panoramica completa sull'organico, eliminando la frammentarietà dei dati. Questa integrazione favorisce lo scambio continuo di informazioni tra i sistemi e permette di gestire l'intera forza lavoro con un approccio integrato e dinamico.
Tuttavia, è importante sottolineare che non tutti i sistemi VMS e HCM sono integrabili tra loro e che alcune integrazioni risultano più efficaci e intuitive di altre. Questo aspetto va quindi valutato attentamente quando si sceglie una tecnologia per la gestione della forza lavoro.
Componenti di un sistema di gestione dei fornitori efficace
Sebbene i componenti specifici di un software di gestione dei collaboratori esterni possano variare, esistono funzionalità chiave che, se integrate, permettono di ottenere un VMS realmente efficace. Alcuni componenti chiave:
Gestione della forza lavoro estesa
Le funzionalità di gestione della forza lavoro estesa consentono alla tua azienda di supportare in modo efficace l'intero ciclo di vita dei collaboratori esterni: ricerca, onboarding, gestione, fatturazione e offboarding. In definitiva, queste funzionalità permettono di pianificare, gestire e analizzare in modo più efficace le esigenze e i costi legati ai collaboratori esterni.
Statement of Work (SOW)
Le funzionalità SOW forniscono gli strumenti necessari per definire e rispettare i requisiti dei contratti SOW relativi ai collaboratori esterni, vale a dire di gestire progetti complessi in un'unica piattaforma. Grazie alle funzionalità SOW integrate nel VMS, puoi coordinare l'assegnazione della manodopera esterna necessaria per il buon esito di un progetto.
Gestione dei profili dei collaboratori
Grazie alle funzionalità di gestione dei profili dei collaboratori, puoi individuare rapidamente le informazioni essenziali per prendere decisioni consapevoli sulla tua forza lavoro estesa. Risparmia tempo e denaro assicurandoti che il tuo team sappia chi è operativo, dove, nonché il costo del loro contributo.
Il ruolo dell'AI nel software di gestione dei fornitori
I fornitori di VMS ricorrono sempre più frequentemente a tecnologie di intelligenza artificiale, come il machine learning, per ottimizzare i processi, migliorare l'efficienza dei team e individuare opportunità di risparmio. Un esempio significativo è rappresentato dalla selezione del personale: gli strumenti di machine learning integrati nei VMS aiutano i team HR e di procurement a reperire i candidati più in linea con i requisiti di esperienza e retribuzione. Automatizzando e semplificando i processi di selezione, l'AI consente di risparmiare tempo e risorse e permette ai responsabili HR e procurement di concentrarsi su compiti più strategici.