Che cosa si intende per gestione dell'organizzazione?
La gestione dell'organizzazione collega obiettivi, processi e team per creare una solida base per il successo aziendale. Questa guida illustra come questa strategia migliora il processo decisionale, favorisce l'allineamento e supporta l'adattabilità, oltre ai passaggi chiave per implementarla in modo efficace.
Gestione dell'organizzazione: la chiave del successo aziendale
Dietro ogni organizzazione di successo c'è un sistema invisibile che lega insieme strategia, operazioni e persone. Si tratta di una pratica complessa oggi nota come gestione dell'organizzazione: la base che consente alle aziende di prosperare anche in mezzo a sfide quali rapidi cambiamenti del mercato, nuove richieste della forza lavoro e crescenti pressioni competitive.
Secondo uno studio di McKinsey, due terzi degli attuali CEO affermano che le loro aziende sono eccessivamente complesse e inefficienti. Solo la metà afferma di essere ben preparata al cambiamento. Una solida gestione dell'organizzazione colma le lacune tra operazioni, risorse e persone, in modo che tutte e tre possano lavorare in armonia e le aziende realizzare il loro pieno potenziale.
Punti chiave
La gestione dell'organizzazione coordina strategia, operazioni e persone per aiutare le aziende a rimanere agili e raggiungere gli obiettivi.
Ottime capacità di leadership plasmano la cultura organizzativa e favoriscono un efficace allineamento del team.
La pianificazione, la definizione degli obiettivi e l'allocazione delle risorse forniscono la struttura necessaria per flussi di lavoro ottimizzati ed efficienza operativa.
Creare una cultura del feedback e promuovere l'employee engagement allinea gli sforzi individuali e del team agli obiettivi organizzativi.
La tecnologia e i sistemi scalabili sono essenziali per semplificare i processi, migliorare la collaborazione e supportare una crescita sostenibile.
Che cosa si intende per gestione dell'organizzazione?
La gestione dell'organizzazione è la strategia finalizzata a coordinare tutte le componenti operative di un business al fine di garantire il raggiungimento degli obiettivi. Ciò implica la definizione della struttura aziendale, la determinazione del modo in cui vengono distribuite le attività e la decisione su come allocare le risorse, come tempo, denaro e personale.
La gestione dell'organizzazione non consiste solo nel supervisionare le operazioni quotidiane, ma anche nel creare sistemi che consentano all'organizzazione di funzionare senza intoppi e di adattarsi alle sfide. Si tratta di allineare il modo in cui un'azienda opera con le persone che effettivamente la gestiscono e ne determinano il successo. Attualmente, dato che il mondo del business si evolve e si trasforma a velocità crescente, ciò sta diventando sempre più complesso per molti leader.
Un aspetto fondamentale da trarre dalla suddetta ricerca di McKinsey è che una struttura organizzativa scadente spesso rappresenta un ostacolo al successo anche per i migliori CEO e business leader. "Invece di facilitare la realizzazione della missione e della strategia", afferma la ricerca, "le strutture organizzative si frappongono".
Le organizzazioni hanno bisogno che la loro strategia, le risorse e le persone collaborino affinché i loro sforzi quotidiani siano allineati agli obiettivi generali. Fornendo struttura e chiarezza a tutti i livelli, la gestione dell'organizzazione può consentire alla tua azienda di raggiungere questo obiettivo, gestendo la complessità e rimanendo competitiva in ambienti dinamici.
Principi fondamentali della gestione dell'organizzazione
Ogni funzione di gestione dell'organizzazione deve avere solide basi strategiche e teoriche. Una gestione dell'organizzazione di successo si basa su una serie di principi base che includono:
Leadership e processo decisionale
La leadership determina il modo in cui vengono prese le decisioni, nonché la cultura e le performance complessive dell'organizzazione. Una leadership efficace è necessaria per definire una visione chiara, creare fiducia e responsabilizzare i team affinché raggiungano obiettivi condivisi. Gli stili di leadership plasmano le dinamiche organizzative in modi diversi. Esempi comuni di stili di leadership organizzativa comprendono:
Leadership autocratica: accentra su di sé tutte le decisioni; strategia efficace nelle emergenze ma che rischia di ostacolare l'innovazione
Leadership democratica: incoraggia la collaborazione e favorisce l'innovazione, ma può anche rallentare il processo decisionale
Leadership trasformazionale: stimola i team e favorisce la trasformazione, spesso ideale nelle fasi di sviluppo o innovazione
Non esiste un unico stile che sia sempre efficace. I grandi leader sviluppano capacità di adattamento e sanno quando applicare stili diversi in base alle esigenze attuali dell'organizzazione. I leader che riescono a bilanciare risolutezza e inclusività creano ambienti in cui i team sono costantemente motivati e allineati.
Pianificazione e definizione degli obiettivi
La pianificazione e la definizione degli obiettivi forniscono la roadmap per raggiungere gli obiettivi organizzativi. Ciò richiede di definire obiettivi a lungo termine, scomporli in traguardi concreti a breve termine e garantire l'allineamento tra i team.
Ad esempio, una tech company potrebbe prefissarsi l'obiettivo strategico di lanciare un nuovo prodotto entro 18 mesi, supportato da obiettivi operativi quali il completamento dei prototipi di design entro 6 mesi e la stipula di partnership con i fornitori entro 9 mesi.
Trovare un equilibrio tra pianificazione immediata e a lungo termine è un aspetto fondamentale della gestione dell'organizzazione, che richiede collaborazione e spiccate capacità di leadership.
Ottimizzazione del flusso di lavoro
Flussi di lavoro efficienti sono necessari per mantenere la produttività e ridurre le ridondanze. Le pratiche di ottimizzazione del flusso di lavoro includono l'analisi dei processi esistenti, l'identificazione delle inefficienze e l'implementazione di soluzioni in grado di ottimizzare le operazioni.
Strategie come la mappatura dei processi, ovvero la visualizzazione dei flussi di lavoro per individuare i colli di bottiglia e trovare aree di miglioramento, sono fondamentali per l'ottimizzazione del flusso di lavoro. La collaborazione è fondamentale per abbattere le barriere e garantire una comunicazione aperta tra tutti i reparti coinvolti in un flusso di lavoro.
Essenziali per il successo sono gli strumenti software che facilitano questo processo e possono persino automatizzarne gran parte. Strumenti unificati di gestione dei progetti possono aiutare i team a monitorare i progressi, condividere gli aggiornamenti e garantire il rispetto delle scadenze in tutta precisione.
Allocazione delle risorse e definizione delle priorità
L'allocazione delle risorse garantisce che il tempo, il denaro e il personale di un'organizzazione siano utilizzati in modo efficace per raggiungere i propri obiettivi. Stabilire le priorità aiuta a concentrare queste risorse sulle iniziative che producono il maggiore impatto.
Pratiche efficaci di gestione delle risorse includono una pianificazione intelligente della pianificazione del budget, una distribuzione strategica dei talenti e una gestione coerente del tempo per garantire una produttività che non sovraccarichi i dipendenti.
Ad esempio, durante il lancio di un prodotto, l'organizzazione potrebbe dare la priorità all'assegnazione di fondi aggiuntivi al marketing, riducendo temporaneamente la spesa in altre aree. L'allocazione strategica mira a concentrare le risorse, in un dato momento, sulle iniziative che producono il maggiore impatto.
Allineamento culturale ed employee engagement
La cultura organizzativa funge da ponte tra i dipendenti da un lato e la missione e i valori aziendali dall'altro. È fondamentale per il successo aziendale complessivo. Una recente indagine Workday ha rilevato che i dipendenti che percepiscono il loro lavoro come significativo sono più produttivi del 37%, anche quando i carichi di lavoro sono eccessivi e nei periodi in cui le aziende si impegnano per ottenere risultati maggiori con lo stesso numero di persone.
I dipendenti che ritengono di svolgere un lavoro significativo sono anche più coinvolti e leali, e ciò contribuisce in ultima analisi a creare una cultura allineata agli obiettivi aziendali e capace di promuovere la collaborazione e l'innovazione. I componenti chiave dell'allineamento culturale includono:
Comunicazione chiara: i leader esprimono i valori dell'organizzazione e assicurano che le politiche e le pratiche li rispecchino.
Programmi di riconoscimento: i risultati vengono celebrati per aumentare il morale e motivare i dipendenti.
Sviluppo professionale: sono disponibili opportunità di formazione per aiutare i dipendenti a crescere all'interno dell'organizzazione.
Quando i dipendenti si sentono coinvolti e apprezzati, è più probabile che siano produttivi e impegnati nel successo dell'organizzazione. A loro volta, le aziende riescono a trattenere meglio i talenti migliori e a raggiungere livelli di performance più elevati nel tempo.
Chi è responsabile per la gestione dell'organizzazione?
La gestione dell'organizzazione è uno sforzo collaborativo che coinvolge molti ruoli all'interno di un'organizzazione. Ogni livello di leadership e i team di supporto svolgono un ruolo fondamentale nel garantire che l'azienda operi in modo efficiente, raggiunga i propri obiettivi e si adatti alle sfide. Ecco una classificazione dei responsabili e del loro contributo:
Top manager (CEO, COO, CFO, ecc.)
Responsabilità: definire la missione, la visione e la strategia a lungo termine dell'organizzazione. Assegnare le risorse e stabilire priorità di alto livello. Monitorare le performance organizzative tramite metriche e reportistica.
Impatto: modellano il framework strategico e forniscono la direzione per l'intera organizzazione.
Quadri intermedi (responsabili di reparto, team manager)
Responsabilità: tradurre gli obiettivi aziendali in piani strategici fruibili per i propri team. Supervisionare l'implementazione di flussi di lavoro, processi e iniziative. Garantire che le performance dei team siano in linea con gli obiettivi organizzativi più ampi.
Impatto: colmano il divario tra strategia ed esecuzione, garantendo allineamento a livello operativo.
Responsabili delle risorse umane
Responsabilità: creare e mantenere una solida cultura aziendale. Sviluppare sistemi di assunzione, formazione e gestione delle performance in linea con gli obiettivi aziendali. Supportare gli sforzi di gestione del cambiamento durante i periodi di crescita o ristrutturazione.
Impatto: l'HR garantisce che le strategie aziendali in materia di persone siano allineate agli obiettivi dell'azienda, creando una forza lavoro motivata e qualificata.
Team leader e supervisori
Responsabilità: gestire le operazioni quotidiane e garantire che i team rispettino scadenze e obiettivi. Fornire indicazioni, risolvere problemi e mantenere alto il morale all'interno dei propri team. Comunicare le sfide o le opportunità di miglioramento al management.
Impatto: sono direttamente responsabili di garantire l'efficienza e la produttività dei singoli membri del team.
Ruolo specializzato (project manager, operations manager, ecc.)
Responsabilità: guidare iniziative specifiche, come l'implementazione di nuovi sistemi o la gestione di progetti interdipartimentali. Ottimizzare risorse, tempi e budget per le aree di interesse.
Impatto: gli specialisti forniscono competenze mirate per promuovere efficienza e innovazione in aspetti specifici della gestione dell'organizzazione.
Tutti i dipendenti
Responsabilità: eseguire i compiti e le responsabilità assegnati nel framework stabilito dalla leadership. Fornire feedback e insight per migliorare processi e flussi di lavoro.
Impatto: i dipendenti sono la base di qualsiasi organizzazione, trasformano la strategia in risultati tangibili e supportano il miglioramento continuo.
Sebbene la gestione dell'organizzazione inizi con la leadership, il suo successo dipende dalla collaborazione e da una comunicazione chiara a tutti i livelli aziendali. Allineando gli sforzi di tutti all'interno dell'organizzazione, dai dirigenti ai frontline worker, le aziende possono favorire una crescita sostenibile e la massima resilienza.
Come implementare la gestione dell'organizzazione: 5 passaggi chiave
Integrare la gestione dell'organizzazione nelle operazioni aziendali non riguarda solo i processi, ma anche la creazione di un sistema che consenta all'azienda di funzionare in modo efficace e crescere in modo sostenibile. Per raggiungere questo obiettivo, le aziende devono focalizzarsi su azioni concrete che allineino visione, team e strumenti.
1. Stabilire obiettivi e metriche chiari
Inizia definendo cosa significa successo per la tua organizzazione. Trasforma i grandi obiettivi in traguardi specifici e misurabili per dare al team una strada chiara da seguire. Utilizza i framework come SMART per avere obiettivi sempre chiari e misurabili. Rivedi regolarmente le metriche degli obiettivi per tenere sotto controllo i progressi e capire dove intervenire per rimanere sulla buona strada.
2. Realizzare una struttura scalabile
La crescita è entusiasmante, ma spesso mette in luce le debolezze della struttura di un'organizzazione. Per prepararti al futuro, devi progettare un framework che si adatti all'evoluzione della tua attività. Ciò significa definire ruoli e responsabilità chiari, creare flussi di lavoro efficienti e stabilire linee di reportistica che assicurino il controllo.
ASMPT, un fornitore leader globale di componenti elettronici e semiconduttori, ha utilizzato la piattaforma Workday per raggiungere questo obiettivo unificando i dati dell'HR. "Siamo un unico team", ha affermato Vinod Sharma, responsabile globale HR and Analytics di ASMPT, "quindi avevamo bisogno di un unico set di dati e di un unico modo di lavorare".
Grazie alle soluzioni Workday, ASMPT dispone di un'unica piattaforma HR consolidata in 30 Paesi. Ha migliorato le performance aziendali riducendo i tempi di onboarding, le conferme dei periodi di prova, i cambiamenti organizzativi e la ristrutturazione.
"[Con Workday], anche il tempo impiegato per le attività annuali dell'HR, come la definizione degli obiettivi, le performance review e le calibrazioni, si è ridotto in modo significativo."
- Vinod Sharma, Global Head of HR and Analytics, ASMPT
3. Promuovere una cultura del feedback
Una comunicazione aperta è la base di una gestione efficace. Quando i dipendenti si sentono ascoltati, sono più coinvolti, motivati e interessati al successo dell'organizzazione. Il report Workday "Crea una strategia per migliorare l'employee engagement dei tuoi dipendenti" ha rilevato che le organizzazioni altamente coinvolte tengono conto dei feedback dei dipendenti con una frequenza del 20% superiore rispetto alle controparti meno coinvolte. Hanno il 16% di conversazioni in più con i dipendenti.
L'obiettivo è creare una cultura in cui il feedback circola liberamente in tutte le direzioni, dai capi ai collaboratori, dai collaboratori ai capi e tra colleghi, per individuare i colli di bottiglia e stimolare l'innovazione. Attiva sistemi di feedback come check-in regolari o questionari anonimi e utilizza i riscontri ricevuti per consolidare la fiducia dei dipendenti.
4. Utilizzare tecnologia e strumenti
Nel mondo odierno, la tecnologia è un fattore cruciale per la gestione dell'organizzazione. Gli strumenti giusti possono automatizzare attività ripetitive, migliorare la collaborazione e fornire insight avanzati basati sui dati per rafforzare il potere decisionale.
Identifica quali strumenti dovrebbe utilizzare la tua organizzazione e seleziona i fornitori più in linea con le tue esigenze e i tuoi obiettivi. Crea uno stack tecnologico che interagisca per fornire funzionalità connesse che accrescano il tuo business. Il giusto stack tecnologico può avere effetti trasformativi.
Airtable, una piattaforma cloud che aiuta i team a organizzare, collaborare e creare flussi di lavoro personalizzati, ha abbandonato le soluzioni frammentate per adottare la piattaforma unificata Workday per la gestione dell'organizzazione. Di conseguenza, è stata in grado di migliorare l' employee experience, ridurre i costi di manutenzione del sistema, diminuire i carichi di lavoro manuali e ottimizzare i flussi di lavoro con nuove automazioni.
"Siamo convinti che Workday farà crescere la nostra attività e ci darà un importante vantaggio competitivo."
- Head of HR and Financial Systems, Airtable
5. Investi nello sviluppo della leadership
Una leadership forte è la base per il successo dell'organizzazione. I leader definiscono la direzione, guidano i loro team e prendono decisioni che hanno un impatto su ogni livello organizzativo. Ecco perché investire nello sviluppo della leadership è irrinunciabile. Offri programmi di formazione incentrati su skill cruciali quali comunicazione, capacità decisionale e gestione del cambiamento.
Assicurati che il tuo team di leadership sia pronto ad affrontare le sfide. Affianca i leader emergenti a mentori esperti per creare una pipeline di talenti pronti ad assumere ruoli strategici durante la crescita dell'organizzazione. Solo allora potrai affrontare a testa alta le future sfide organizzative.
Sfrutta appieno il potenziale della tua organizzazione
Una gestione organizzativa efficace permette alle aziende di eccellere anche in ambienti complessi e in continua evoluzione. Dalla definizione di obiettivi chiari e dalla creazione di strutture scalabili fino alla promozione di una cultura collaborativa e all'uso delle tecnologie adeguate, la gestione organizzativa è fondamentale per allineare strategia, risorse e persone.