Automazione del Finance: cosa c'è da sapere

Scopri l'automazione intelligente del Finance

Automatizzare dei processi finanziari tradizionalmente manuali può sembrare un compito arduo per qualsiasi azienda. Scopri come muovere i primi passi verso l'automazione intelligente cliccando questi link.

Che cos'è l'automazione del Finance?

Quali processi finanziari richiedono maggiore automazione?

Quali sono i vantaggi dell'automazione del Finance?

Il percorso verso l'automazione del Finance con Workday

COMPRENDERE L'AUTOMAZIONE DEL FINANCE

Che cos'è l'automazione del Finance?

Per automazione del Finance si intende l'uso di software e altre tecnologie per automatizzare le attività finanziarie che venivano tradizionalmente svolte manualmente. L'automazione riguarda le parti ripetitive delle operazioni finanziarie, come la riconciliazione dei conti e la gestione della contabilità clienti e fornitori, con il risultato che i processi aziendali diventano più economici ed efficienti. Grazie all'automazione si riducono gli errori manuali, il che consente ai dipendenti di concentrarsi su attività più significative.

Ora il dibattito sull'automazione del Finance verte principalmente sulla trasformazione digitale, ma da decenni ormai le aziende automatizzano i processi aziendali. La sostituzione dei libri contabili manuali con database elettronici negli anni Settanta ha lasciato il posto all'automazione robotica dei processi (RPA) nei primi anni Duemila, che consisteva nell'introduzione di software accessori legacy in grado di emulare semplici interazioni umane in tempo reale.

Oggi, mentre le aziende continuano a fare affidamento su processi finanziari obsoleti, i nuovi software di automazione permettono al Finance di diventare più intelligente. Grazie a tecnologie come l'intelligenza artificiale, le aziende possono automatizzare i processi ad alta intensità di manodopera che sono rimasti manuali, consentendo ai team Finance di utilizzare le loro skill in modi più produttivi. Piuttosto che ridurre la necessità di collaboratori umani, "l'automazione intelligente" sfrutta i punti forti di una forza lavoro aumentata: i computer elaborano enormi volumi di dati finanziari identificando anomalie e generando previsioni, mentre il personale utilizza il buon senso per fare valutazioni basate sul contesto aziendale.

Ecco tre termini chiave associati all'automazione intelligente e all'AI nel Finance:

L'intelligenza artificiale (AI) è la capacità delle macchine di eseguire compiti che tradizionalmente erano considerati prerogativa dell'intelligenza umana. Questi compiti comprendono la risoluzione di problemi, l'analisi dei dati e la generazione di contenuti.
Per machine learning (ML) si intende qualsiasi sistema informatico progettato per apprendere e adattarsi senza la necessità diretta dell'intervento umano. Simulando la nostra capacità di apprendere attraverso l'iterazione, il machine learning consente ai computer di utilizzare algoritmi per rilevare i pattern nei dati e prevedere i risultati futuri.
L'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) è la capacità di una macchina di interpretare e generare il linguaggio umano, sia scritto che parlato. L'NLP supporta il riconoscimento vocale, la traduzione, l'analisi del sentiment, la sintesi del testo e le risposte dei chatbot.

"L'AI non sostituirà i CFO. Ma i CFO che utilizzano l'AI sostituiranno quelli che non lo fanno."

Erik Brynjolfsson Senior Fellow, Stanford Institute for Human-Centered Artificial Intelligence

AUTOMATIZZARE I PROCESSI FINANZIARI

Quali processi finanziari richiedono maggiore automazione?

Gli ERP e le applicazioni Finance si evolvono a un ritmo sempre più serrato. Per rimanere competitivi, i CFO e i loro reparti devono trovare il modo di utilizzare tecnologie nuove e innovative gestendo, in parallelo, sfide sociali, economiche, di sicurezza e di privacy. Il moderno CFO non supervisiona solo i flussi di cassa e i bilanci, ma anche le principali trasformazioni tecnologiche a livello aziendale. Sapere quali operazioni finanziarie devono essere modernizzate e come procedere è fondamentale per orientare queste iniziative.

La funzione Finance sta anche affrontando una grave carenza di talenti. L'American Institute of Certified Public Accountants stima che circa il 75% dei commercialisti (CPA) ha raggiunto l'età pensionabile nel 2020. Per continuare ad attrarre nuovi talenti, le aziende devono valutare i processi aziendali esistenti, verificare dove l'automazione può eliminare le inefficienze e creare ruoli basati sulla tecnologia più adatti alle giovani generazioni.

Le aziende che si interrogano sul futuro dell'automazione del Finance devono separare per funzione le aree che necessitano di ulteriore automazione. Nella prossima sezione esploreremo sei use case che evidenziano come l'automazione intelligente del Finance possa migliorare notevolmente l'efficienza operativa.

Contabilità fornitori

Il processo procure-to-pay è uno di quelli che richiede più interventi manuali sia da parte del team di contabilità che del team di procurement. Un processo di generazione degli ordini di acquisto macchinoso, pagamenti in ritardo, liquidazioni errate e altri errori umani mettono a dura prova partnership importanti del ciclo procure-to-pay. Peggio ancora, questi problemi possono portare a ritardi nel processo di chiusura per i team Finance, causando una catena di ulteriori inefficienze.

Poiché fattori importanti come la reputazione sul mercato dipendono da pagamenti regolari e affidabili, le aziende devono eliminare qualsiasi margine di errore. Ecco qualche esempio di come l'automazione intelligente supporta i professionisti della contabilità fornitori:

Quando si crea un ordine di acquisto, la tecnologia NLP può fornire raccomandazioni in tempo reale basate su ordini di acquisto precedenti. In questo modo, oltre a ridurre le attività manuali che richiedono molto tempo, si minimizzano gli errori di classificazione e si aumenta la precisione della contabilità.
Una delle attività più noiose del processo procure-to-pay è l'elaborazione delle fatture. La tecnologia di machine learning consente agli utenti di caricare e scansionare in blocco le fatture prima di inoltrarle agli addetti della contabilità fornitori. Il software Workday è in grado di rilevare le fatture urgenti e di elaborarle in via prioritaria.
Con le code di lavoro intelligenti i team Finance possono adattare i carichi di lavoro in base ai dati e alle raccomandazioni generate dall'AI. La riduzione dei costi di elaborazione delle fatture e l'accelerazione dei tempi di elaborazione che ne derivano hanno un impatto notevole sui profitti dell'azienda.

Contabilità clienti

La fatturazione ai clienti e la riscossione dei pagamenti è una parte fondamentale, ma anche monotona, della gestione dei crediti. La semplificazione di questi processi attraverso l'automazione può migliorare drasticamente le relazioni con i clienti e il tempo medio di incasso.

Maggiore automazione è necessaria soprattutto nella riconciliazione delle fatture, un processo manuale che abbina i pagamenti dei clienti alle fatture. Quando le regole esistenti non elaborano un numero significativo di pagamenti, i cassieri sono costretti a tracciare e abbinare manualmente i pagamenti alle fatture. Le ricerche dimostrano che i team che si occupano della contabilità dedicano oltre il 50% del loro tempo a transazioni manuali. Ciononostante, nel 2023 i team che si occupano di contabilità clienti in 18 settori industriali hanno segnalato che il 10% dei loro pagamenti era in ritardo di oltre 90 giorni.

L'automatizzazione intelligente dei processi finanziari è una soluzione efficiente e scalabile per questi problemi. Gli algoritmi di machine learning di Workday calcolano la probabilità che un pagamento corrisponda a una fattura, anche nei casi in cui un pagamento copre più fatture. Nel tempo, la precisione di questi abbinamenti aumenta, riducendo la necessità di intervenire manualmente e di ricorrere a regole definite dall'utente e permettendo ai dipendenti di dedicarsi ad attività di maggiore valore.

Grandi vantaggi, bassi tassi di adozione

La stragrande maggioranza dei CEO ritiene che l'AI possa apportare grandi vantaggi all'azienda, tuttavia solo una piccola percentuale l'ha adottata su larga scala. Per questo le opportunità rappresentate dall'automazione intelligente sono enormi.

Report C-Suite Global AI Indicator

98%

CEO che ritengono che l'implementazione dell'AI comporti qualche vantaggio immediato per l'azienda.

1%

CEO che classificherebbero il proprio processo di adozione dell'AI come maturo.

Contabilità generale

Sebbene il termine "libro mastro generale" faccia pensare a un registro in cui gli addebiti e gli accrediti sono annotati manualmente, le scritture contabili sono automatizzate da decenni. Aspetti della contabilità come la riconciliazione dei conti, gli utili riportati a nuovo e altre attività basate su regole già beneficiano dell'automazione dei processi finanziari. Tuttavia, l'integrazione dell'AI nel sistema di registrazione apre le porte a un'automazione più intelligente.

I team di contabilità sono tradizionalmente assorbiti ogni giorno da attività volte a verificare l'accuratezza delle transazioni elaborate. Le azioni proattive alimentate dall'automazione intelligente, come l'individuazione immediata delle anomalie nelle voci contabili, lasciano ai dipendenti più tempo per concentrarsi su azioni più importanti in fase di chiusura. Ecco tre esempi di casi in cui la maggiore automazione aiuta a spostare l'attenzione dei dipendenti dalla raccolta dei dati all'azione:

Generazione automatica di una visione in tempo reale delle performance finanziarie consolidate
Unione dei dati provenienti da qualsiasi fonte per un'analisi più rapida e completa e generazione di rendiconti finanziari
Interrogazione delle transazioni di contabilità con l'AI per individuare anomalie e trend dei dati

Gestione paghe

Nelle aziende in cui i processi non sono automatizzati in modo intelligente, la gestione paghe può essere complessa. I responsabili della gestione paghe dedicano troppo tempo a rintracciare manualmente informazioni sui dipendenti necessarie per l'elaborazione delle retribuzioni, perdendo tempo a controllare i libri paga. Sfruttando il machine learning per rilevare le anomalie, l'automazione intelligente riduce il rischio di errore umano e garantisce un flusso di transazioni più rapido e preciso.

Secondo uno studio condotto da Workday e PayrollOrg, il 56% dei responsabili della gestione paghe ha dichiarato che una soluzione automatizzata che aggiorna in tempo reale le modifiche dei dati dei dipendenti nelle buste paga è la tecnologia emergente più valida per la loro funzione. L'adozione di un sistema cloud con funzionalità automatizzate e l'accesso a dati Finance, HR e di gestione paghe connessi consente alla tua azienda di:

Provvedere all'elaborazione continua delle buste paga, oltre a generare automaticamente insight
Automatizzare l'elaborazione delle buste paga in diversi reparti
Generare controlli flessibili dei dati dei libri paga, con report finanziari e analytics in tempo reale

Rimborso spese

La busta paga è solo un aspetto del contratto tra dipendente e datore di lavoro. La gestione delle spese, ovvero il processo di tracciamento, rendicontazione e rimborso delle spese, può richiedere un notevole dispendio di manodopera, soprattutto quando i dipendenti presentano le note spese manualmente con ricevute cartacee. Poiché l'arretrato che si crea ha un impatto negativo su altre funzioni finanziarie, il valore potenziale della semplificazione del processo di rimborso delle spese attraverso l'automazione è enorme.

Quando le ricevute delle spese possono essere scansionate anziché inserite manualmente, i vantaggi per dipendenti e datori di lavoro sono immediati. Le ricevute scansionate possono essere esaminate automaticamente dall'AI alla ricerca di anomalie e successivamente etichettate in base agli errori, che vanno da voci di spesa classificate in modo errato a spese duplicate. Identificando gli errori e classificandoli per urgenza, Workday aiuta il team Finance a lavorare in modo efficiente e preciso.

Pianificazione e previsioni

Poiché i mercati di tutto il mondo continuano a evolversi rapidamente, l'accesso a previsioni accurate sarà sempre più prezioso. Ora che le aziende elaborano ogni giorno enormi quantità di dati finanziari, è possibile generare previsioni più precise che mai. L'unica difficoltà sta nell'analizzare volumi di dati così imponenti. Ecco perché la pianificazione è un ambito in cui l'automazione intelligente del Finance genera già un significativo business value.

Automatizzando alcune parti del processo di pianificazione, le aziende possono far emergere rapidamente insight che altrimenti sarebbero rimasti nascosti. Ecco tre modi in cui l'AI di Workday sta modificando il processo di pianificazione finanziaria:

Il rilevamento delle anomalie genera avvisi immediati che segnalano i dati atipici. Gli utenti possono identificare le discrepanze e scoprire ed eliminare rapidamente gli errori nelle prime fasi del ciclo.
La segnalazione dei valori anomali confronta le previsioni, i budget e gli scenari ipotetici con le previsioni basate sull'AI per identificare i conti con differenze notevoli. Questo confronto serve a segnalare potenziali errori e a garantire la fiducia nell'accuratezza dei piani esistenti.
Il generatore di previsioni predittive combina dati storici con algoritmi di machine learning per fare previsioni più accurate. Le aziende possono arricchire ulteriormente le previsioni incorporando set di dati esterni, come le statistiche del mercato del lavoro, le tendenze economiche e persino le condizioni meteorologiche.

L'automazione intelligente e il ruolo del CFO

I VANTAGGI DELL'AUTOMAZIONE DEL FINANCE

Quali sono i vantaggi dell'automazione del Finance?

Anche se nei moderni sistemi finanziari molti processi manuali sono già automatizzati, l'AI permette l'automazione di attività che prima richiedevano l'intervento umano. Secondo una ricerca di Workday, l'80% dei decision-maker concorda sul fatto che l'AI è necessaria per mantenere competitiva la propria azienda. Ma quali vantaggi offre l'automazione intelligente ai reparti Finance rispetto alle organizzazioni concorrenti?

Questa indagine globale di Workday e FSN ha rilevato che il 70% dei professionisti del Finance considera il miglioramento dell'efficienza dei processi una delle priorità dell'AI e del machine learning. Un altro 67% ha dato priorità alla riduzione del lavoro banale e manuale, mentre il 65% vuole migliorare la velocità degli insight. Fortunatamente, questi sono tutti ambiti in cui l'AI è particolarmente utile. Ecco cinque vantaggi chiave dell'automazione intelligente del Finance:

Lasciare meno spazio all'errore umano (e individuare gli errori quando si verificano)
Aumentare l'efficienza operativa complessiva riducendo al minimo le attività manuali ripetitive
Supportare i dipendenti con accesso a insight e analisi in tempo reale
Migliorare la fiducia nei budget finanziari proposti attraverso regolari test dell'AI
Permettere ai dipendenti di concentrarsi su attività di maggior valore che portano più benefici all'azienda

Secondo una ricerca di Workday, il 98% dei CEO ritiene che l'implementazione dell'AI comporti qualche vantaggio immediato per l'azienda. Tuttavia, solo l'1% classificherebbe il proprio processo di adozione come maturo. Senza un'adeguata implementazione e integrazione dell'AI, molte aziende faticano a incoraggiare un'adozione diffusa, limitando il valore per i dipendenti. Ecco perché abbiamo inserito l'AI di Workday nel cuore della nostra piattaforma, affinché che le organizzazioni possano coglierne i benefici molto velocemente.

IL FUTURO DELL'AUTOMAZIONE DEL FINANCE

Il percorso verso l'automazione del Finance con Workday

Fare il passo successivo verso un'automazione del Finance più intelligente con l'AI può essere complicato per qualsiasi azienda. Questo studio di Workday del 2023 rivela che il 77% dei business leader ritiene che l'adozione di AI e ML aumenterebbe in azienda se il rischio percepito fosse inferiore. Di conseguenza, avere un partner fidato è fondamentale quando si fa il primo passo con l'automazione intelligente.

La stessa ricerca di Workday ha scoperto che più di 9 decision-maker su 10 (93%) ritengono che una persona in carne e ossa dovrebbe affiancare l'AI per le decisioni più importanti. In Workday seguiamo questo principio. Il nostro impegno per un'AI responsabile garantisce che la nostra AI venga sviluppata considerando la sicurezza una priorità e che i nostri clienti abbiano visibilità su come la nostra AI arriva alle conclusioni. L'approccio migliore all'AI prevede sempre la presenza di un essere umano per le decisioni importanti.

Con oltre 65 milioni di utenti a livello mondiale, l'approccio di Workday all'automazione deve continuamente evolvere per soddisfare le esigenze degli utenti. Per maggiori informazioni su come l'automazione del Finance può aiutare la tua azienda a superare ostacoli cruciali, scopri l'approccio intelligente al Finance di Workday.