Che differenza c'è tra tenuta dei libri contabili e contabilità?
La tenuta dei libri contabili e la contabilità operano di pari passo per rendere accurata la gestione finanziaria e aiutarti a prendere decisioni informate. Questa guida esplora i loro ruoli distinti, il modo in cui si completano a vicenda e gli strumenti e le tendenze che aiutano le aziende a massimizzarne l'impatto.
Differenza tra tenuta dei libri contabili e contabilità
Tenuta dei libri contabili e contabilità sono spesso utilizzati in modo intercambiabile, ma sono processi distinti che insieme garantiscono la stabilità finanziaria della tua azienda. La tenuta dei libri contabili si occupa di registrare e organizzare le transazioni finanziarie quotidiane, mentre la contabilità analizza questi dati per informare le decisioni strategiche. Insieme, creano una struttura finanziaria che supporta la compliance, la crescita e il successo a lungo termine.
Punti chiave
La tenuta dei libri contabili e la contabilità svolgono ruoli distinti ma complementari nella gestione finanziaria.
Gli addetti alle scritture contabili, o impiegati contabili, si occupano di registrare quotidianamente ogni movimento contabile mentre gli esperti contabili analizzano e interpretano le informazioni finanziarie per orientare le decisioni.
Le aziende hanno bisogno di entrambe le funzioni per supportare le operazioni quotidiane e la strategia a lungo termine.
Gli strumenti software di gestione finanziaria integrano e automatizzano sia la tenuta dei libri contabili sia la contabilità.
Che cos'è la tenuta dei libri contabili?
La tenuta dei libri contabili è il processo di registrazione dei movimenti contabili che permette di redigere un resoconto accurato e organizzato dell'attività finanziaria di un'azienda. I dati delle registrazioni contabili costituiscono la base per la generazione di report finanziari e l'individuazione di tendenze più ampie. Gli elementi chiave da monitorare includono:
Attività: beni posseduti da un'azienda che hanno valore, come denaro contante, scorte, attrezzature e proprietà
Passività: obblighi dell'azienda, inclusi prestiti, fatture in sospeso, stipendi e tasse
Fatturato: reddito generato dalla vendita di beni o servizi
Spese: tutti i costi sostenuti per gestire l'attività, inclusi stipendi dei collaboratori, forniture, affitto e utenze
Inventario: scorte di beni o materiali disponibili per la vendita o l'uso
Contabilità fornitori e contabilità clienti: denaro dovuto dall'azienda (fornitori) e denaro dovuto all'azienda (clienti)
Capitale netto: il valore netto dell'azienda calcolato come attività meno passività
Gestione paghe: stipendi, salari e benefit dovuti ai dipendenti
La tenuta dei libri contabili è fondamentale per avere documenti finanziari chiari come bilanci, prospetti del flusso di cassa e conti economici. Senza di essa, la tua azienda rischia errori di rendicontazione, potenziali sanzioni e insight finanziari poco chiari. D'altro canto, i documenti contabili ben organizzati garantiscono trasparenza, consentono alle aziende di monitorare il flusso di cassa e di scoprire continuamente opportunità di riduzione dei costi e di investimento.
Che cosa è la contabilità?
La contabilità è il processo di analisi dei dati finanziari a fini strategici. Mentre la tenuta dei libri contabili si concentra sulla registrazione delle transazioni, la contabilità ha una visione più ampia. Può aiutare i business leader e il Finance a valutare la redditività, a monitorare le spese aziendali, ad analizzare le performance finanziarie complessive e a pianificare il futuro. Gli indici contabili chiave sono:
Redditività: analisi dell'utile netto per determinare se l'azienda sta generando profitto al netto di spese, tasse e altri costi
Gestione dei costi: valutazione delle spese operative, del costo dei beni venduti e di altre spese per individuare inefficienze e opportunità di ridurre i costi
Andamento del flusso di cassa: analisi continua dei flussi di cassa in entrata e in uscita per assicurarsi che l'azienda disponga di liquidità sufficiente per soddisfare i propri obblighi e investire in opportunità di crescita
Indicatori finanziari: indici chiave come margine lordo, indice di disponibilità e rapporto di indebitamento che aiutano a misurare la stabilità e la performance finanziaria rispetto ai benchmark di settore
Dichiarazioni dei redditi: stima delle imposte dovute e identificazione di potenziali detrazioni o crediti per ridurre al minimo gli oneri fiscali rimanendo conformi
Previsioni e pianificazione finanziaria: previsione dei ricavi futuri, delle spese e del flusso di cassa per definire budget e piani finanziari attuabili allineati agli obiettivi strategici
Valutazione del rischio: ricerca dei rischi finanziari, come condizioni di mercato fluttuanti o livelli elevati di debito, oltre all'elaborazione di strategie per mitigarli
La contabilità intelligente aiuta la tua azienda a mantenere la stabilità finanziaria anticipando le tendenze future e adattandosi ai cambiamenti del mercato. Può aiutare i tuoi team a gestire efficacemente le risorse per cogliere le opportunità e affrontare le sfide future.
"La possibilità di analizzare i dati in dettaglio fornisce informazioni immediate e affidabili al CFO, al controller e all'intero team contabile."
- Katie Bandy, VP of Finance and Accounting, IAT Insurance Group
Contabilità e registrazioni contabili: quattro differenze fondamentali
Sappiamo che la tenuta dei libri contabili e la contabilità sono entrambe essenziali per il benessere di un'azienda, ma ciascuna svolge un ruolo specifico nella gestione finanziaria. Ecco quattro differenze fondamentali:
1. Ambito e obiettivi
La tenuta dei libri contabili è un'attività prevalentemente amministrativa e quotidiana. Sebbene sia necessaria per mantenere aggiornati i registri contabili e assicurare la compliance, i suoi processi e i suoi requisiti sono semplici. La contabilità è una funzione più strategica e dinamica, focalizzata sull'analisi dei dati e sull'estrazione di insight significativi dai dati contabili per supportare decisioni operative concrete.
2. Coinvolgimento nel processo decisionale
In genere gli addetti alle scritture contabili non sono coinvolti nel processo decisionale. Il loro ruolo è registrare i movimenti contabili per fornire dati accurati e organizzati che altri possono analizzare. Gli esperti contabili, d'altro canto, sono direttamente coinvolti nel processo decisionale e in molti casi svolgono anche il ruolo di consulenti, fornendo indicazioni in vari ambiti come la pianificazione finanziaria, degli investimenti e le strategie fiscali.
3. Skill e qualifiche
Gli addetti alle scritture contabili devono possedere una spiccata attenzione ai dettagli, competenza nell'uso dei software di contabilità e una solida conoscenza dei processi finanziari, ma in genere non posseggono un'istruzione formale avanzata. L'U.S. Bureau of Labor Statistics indica come requisiti formativi per gli addetti alle scritture contabili "un certo grado di istruzione" o "nessun titolo specifico", richiedendo comunque una formazione moderata sul posto di lavoro.
Gli esperti contabili possiedono invece in genere qualifiche più avanzate: almeno una laurea triennale in contabilità o finanza e spesso certificazioni come quella di Dottore commercialista. La loro competenza si estende al diritto tributario, all'analisi finanziaria e alla compliance normativa, il che li qualifica per gestire attività finanziarie più complesse. Anche gli stipendi degli esperti contabili sono in media più alti rispetto a quelli degli addetti alle scritture contabili (79.880 $ contro 47.440 $, come indicato dall'U.S. Bureau of Labor Statistics).
4. Strumenti e tecnologia utilizzati
Gli addetti alle scritture contabili si affidano principalmente a strumenti transazionali quali fogli di calcolo e sistemi di inserimento dati, progettati per registrare e organizzare in modo efficiente le attività finanziarie. I loro strumenti si concentrano sui processi finanziari quotidiani: fatturazione, monitoraggio delle spese e riconciliazioni bancarie.
Gli esperti contabili utilizzano tecnologie più avanzate per analisi e previsioni finanziarie approfondite. I software di contabilità possono includere soluzioni di modellazione finanziaria, sistemi per gli adempimenti fiscali e piattaforme ERP che integrano più flussi di dati.
Perché hai bisogno di tenuta dei libri contabili e contabilità
Secondo una ricerca di Workday, per l'88% dei responsabili Finance promuovere una cultura basata sui dati nel Finance è fondamentale per le loro performance future, ma solo il 14% afferma di avere fiducia nell'integrità dei propri dati finanziari. Contabilità e tenuta dei libri contabili efficaci lavorano insieme per risolvere questa sfida critica.
La sinergia tra tenuta dei libri contabili e contabilità va oltre i singoli ruoli perché crea un sistema finanziario completo. La tenuta dei libri contabili fornisce la struttura e l'affidabilità necessarie per registrazioni accurate, mentre la contabilità trasforma tali registrazioni in insight fruibili. Grazie a questa combinazione le aziende possono operare senza intoppi nel breve termine, pur continuando a pianificare in modo strategico per il futuro.
Ad esempio, una tenuta dei libri contabili accurata fornisce agli esperti contabili le informazioni di cui hanno bisogno per individuare le tendenze nel flusso di cassa, consigliare modi per ridurre i costi e prepararsi per verifiche o dichiarazioni dei redditi nei tempi previsti. Senza questa collaborazione, le aziende rischiano inefficienze, errori, perdita di opportunità e persino sanzioni.
Insieme, la tenuta dei libri contabili e la contabilità garantiscono non solo compliance e organizzazione, ma anche un approccio proattivo alla stabilità e alla crescita finanziaria. Integrando entrambe le funzioni, le aziende possono creare un rapporto di fiducia con gli stakeholder, restare agili in mercati competitivi e dinamici e prendere decisioni consapevoli, informate e vincenti.
Tendenze emergenti nella tenuta dei libri contabili e nella contabilità
La tenuta dei libri contabili e la contabilità stanno subendo una profonda trasformazione a causa dell'avvento di nuove tecnologie ed esigenze aziendali. I CFO e i responsabili Finance devono tenersi aggiornati su questi progressi tecnologici e sul loro possibile impatto sulle funzioni Finance. Le principali tendenze da conoscere:
1. AI e automazione
AI e automazione sono forse le tecnologie più dirompenti e rivoluzionarie nel campo del Finance perché gestiscono le attività di registrazione contabile come l'inserimento dei dati, l'elaborazione delle fatture e la riconciliazione con notevole velocità e precisione. Allo stesso tempo, l'AI offre capacità senza precedenti per l'analisi predittiva e dei dati.
Da una recente indagine di Workday è emerso che per l'80% dei decision-maker aziendali l'uso dell'AI sarà necessario per rimanere competitivi e il Finance non fa eccezione. Per CFO e responsabili Finance, questo significa trovare il giusto equilibrio tra queste nuove tecnologie e i team umani che le utilizzano.
"Trovare il giusto equilibrio tra le tecnologie emergenti e la risorsa più importante di ogni azienda, ovvero le persone, sarà fondamentale per il futuro del Finance."
- Workday
2. Blockchain
La tecnologia blockchain, sviluppata originariamente per le criptovalute, sta trovando applicazioni nella gestione finanziaria. Rappresenta un metodo decentralizzato, sicuro e trasparente per registrare e verificare le transazioni. Ecco come la blockchain migliora le registrazioni contabili e la contabilità:
Immutabilità: l'integrità dei dati finanziari è assicurata perché le registrazioni della blockchain non possono essere modificate una volta inserite.
Verifica in tempo reale: le transazioni possono essere convalidate all'istante, il che riduce i ritardi nei processi di audit e di riconciliazione dei conti.
Prevenzione delle frodi: la trasparenza e la tracciabilità delle reti blockchain riducono al minimo la possibilità di attività fraudolente.
La tecnologia blockchain è particolarmente preziosa per i settori con maggiori esigenze in termini di sicurezza e compliance, come Finance, healthcare e gestione della supply chain. Detto questo, siamo ancora nelle fasi iniziali e potrebbe richiedere investimenti in infrastrutture e competenze.
3. Piattaforme di contabilità in cloud
Il cloud computing è diventato il pilastro su cui si basano la tenuta dei libri contabili e la contabilità moderne. Le piattaforme cloud consentono alle aziende di accedere ai propri dati finanziari sempre e ovunque, con l'ulteriore vantaggio di scalabilità e integrazione. I vantaggi dei software di gestione finanziaria in cloud includono:
Accessibilità remota: i dati finanziari sono accessibili in tempo reale, il che facilita il lavoro da remoto e la collaborazione tra i team.
Scalabilità a un costo contenuto: le aziende possono scegliere piani di abbonamento personalizzati in base alle proprie esigenze, evitando i costi iniziali delle soluzioni on-premise.
Capacità di integrazione: le piattaforme cloud spesso si integrano perfettamente con altri strumenti aziendali, come i sistemi CRM ed ERP, un aspetto fondamentale per la maggior parte dei CFO che affermano di affidarsi a dati non finanziari per prendere le decisioni.
Funzionalità emergenti: le piattaforme cloud avanzate ora includono analisi basate sull'AI, controlli di compliance automatizzati e algoritmi di machine learning che migliorano il processo decisionale.
"Prima dell'utilizzo di Workday non potevo usare al volo il sistema durante un meeting strategico trovare la risposta di cui avevo bisogno. La possibilità di rispondere alle domande su due piedi ci permette di prendere decisioni più rapidamente."
- VP, Chief Accounting Officer and Controller, Denny’s
Adottare la soluzione giusta
Man mano che le richieste della gestione finanziaria diventano più complesse, diventa sempre più importante adottare gli strumenti e le tecnologie giusti per supportare i propri team. Combinando i punti di forza della tenuta dei libri contabili e della contabilità all'interno dei moderni sistemi di gestione finanziaria, la tua azienda può semplificare i processi finanziari e ottenere insight preziosi.
Workday offre soluzioni integrate che collegano perfettamente tenuta dei libri contabili e contabilità e che aiutano i titolari d'azienda a prendere decisioni informate e basate sui dati. I nostri strumenti consentono ai team di raggiungere risultati trasformativi allineando i processi finanziari agli obiettivi strategici.