NetApp, come molte altre aziende, aveva difficoltà a ricavare insight utili dai propri contratti in modo rapido ed efficiente. Quando emergevano nuovi progetti, per necessità venivano esternalizzati a fornitori di servizi legali, ricorrendo a soluzioni e processi manuali che riducevano la capacità del team di analizzare i dati contrattuali secondo le esigenze del business. Il team poteva partire con un obiettivo specifico in mente, ma durante il percorso di definizione della soluzione emergevano inevitabilmente nuove informazioni che modificavano l'obiettivo iniziale, rendendolo più complesso e costringendo il team ad adattare continuamente i processi per raggiungere il risultato desiderato. Ogni volta che emergevano nuove informazioni durante una revisione approfondita, il team tornava al punto di partenza.
Il catalizzatore COVID
Il COVID-19 ha reso necessario per il team Legal di NetApp ricorrere all'AI per gestire efficacemente le improvvise interruzioni della supply chain. La pandemia ha messo a dura prova NetApp, causando colli di bottiglia nelle forniture. Di conseguenza, l'azienda ha dovuto capire quali clienti fossero disposti ad accettare spedizioni parziali e quali possibilità di tutela avesse nei confronti dei fornitori chiave a livello globale. Dal punto di vista della gestione dei contratti, gli accordi non erano stati contrassegnati con i termini chiave di "consegna parziale". NetApp doveva esaminare decine di migliaia di contratti per affrontare tutta una serie di nuovi imprevisti. Un eventuale fallimento avrebbe potuto causare controversie, insoddisfazione dei clienti e, peggio ancora, impatti sui ricavi.
Prima della pandemia, nessuno avrebbe mai immaginato che l'intero settore si sarebbe trovato a dover analizzare, su larga scala, le clausole di forza maggiore contenute in quasi tutti i contratti con i fornitori, con l'esigenza di ottenere risultati praticamente in tempo reale.
VP Law, Technology, and Operations
Trasformare il team legale in una fonte di ricavi
Grazie al text mining basato sull'AI di Workday Contract Intelligence, alimentato dalla tecnologia Evisort AI, che consente di effettuare ricerche "simili a quelle di Google" in tutti i contratti, NetApp è riuscita a individuare rapidamente alcune clausole specifiche che hanno permesso all'azienda di fatturare le spedizioni parziali mantenendo al contempo un elevato livello di soddisfazione dei clienti. Il sistema Workday ha permesso al team legale di NetApp di addestrare il proprio strumento AI in una sola settimana ed eseguire una ricerca sulle spedizioni parziali nell'intero archivio dei contratti, scremando 24.000 contratti per arrivare a 600, con 90 varianti diverse per le clausole di spedizione parziale nel giro di pochi giorni.
"Quando abbiamo avviato la ricerca sulle spedizioni parziali, pensavamo di dover cercare specifiche formulazioni contrattuali, ma abbiamo scoperto che alcuni clienti affrontavano il tema in modo diverso da quanto ci aspettassimo", ha affermato il VP Law, Technology, and Operations. "L'AI ci ha permesso di individuare con precisione le formulazioni rilevanti e le disposizioni chiave nascoste in punti inaspettati di accordi legali molto complessi." Associando le date di scadenza con le clausole relative alle spedizioni parziali, il team interfunzionale è riuscito anche a trovare i contratti in scadenza entro i successivi 90 giorni e a dare priorità, in fase di rinegoziazione, agli accordi con termini meno favorevoli.
Dare il via a un cambiamento di mentalità
Con qualsiasi tipo di tecnologia, la gestione del cambiamento è la componente più difficile. Tuttavia, la possibilità di valutare qualsiasi scenario immaginabile, senza dover impiegare fondi o personale, sta accelerando la gestione del cambiamento. Come ha spiegato il VP Law, Technology and Operations: "È così intuitivo che il cambio di mentalità avviene in modo indolore ed esponenzialmente più veloce". Dal COVID, NetApp ha analizzato oltre 90.000 contratti affrontando diversi progetti, tra cui modifiche alle entità aziendali, attività post-M&A e analisi della privacy dei dati. NetApp ha utilizzato tecnologie all'avanguardia di AI per l'estrazione dei dati contrattuali di automatizzazione dei workflow per risparmiare migliaia di ore e milioni di dollari in diverse iniziative aziendali critiche.
Una volta provata, questa funzione di ricerca nei contratti alimentata dall'AI crea dipendenza e si cominciano a individuare use case ovunque.
VP Law, Technology, and Operations