Ristoranti gourmet. Centri benessere. Campi di tennis e basket che si estendono per decine e decine di metri. Yoga, Pilates, pesistica, e tanto altro. Il Midtown Athletic Club non è un centro fitness come un altro, ma offre ai suoi aderenti un'esperienza da "villaggio sportivo" operando in una regione che va dagli Stati Uniti centro-occidentali fino al Canada. Ciascun club è un luogo dove il cliente può definire, raggiungere e sorpassare i propri obiettivi di fitness per diventare la versione migliore di sé stesso. Poi, una volta uscito, può trasmettere la carica che ha accumulato ai propri famigliari, amici e colleghi. Di recente il club ha sperimentato una crescita così rapida che i suoi sistemi di gestione finanziaria e del capitale umano (Human Capital Management, HCM) hanno iniziato a stargli stretti. L'azienda aveva intenzione di semplificarli ed effettuarne l'upgrade, ma l'attività giornaliera era talmente frenetica che non ne trovava il tempo. Poi è arrivata la pandemia di COVID-19.
Andare a punto mentre gli altri restano in panchina
Le prime fasi della pandemia hanno comportato un notevole stress per le imprese del fitness. L'incertezza regnava sovrana, ma i dirigenti del Midtown hanno individuato un'opportunità più unica che rara per innalzare il livello delle performance operative, migliorare il senso di responsabilità dei dipendenti e sviluppare la cultura aziendale. Per raggiungere l'obiettivo, hanno deciso di rispolverare un'iniziativa ideata molto tempo prima: si trattava di un piano per snellire i processi aziendali e rimpiazzare i gestionali scollegati tra loro con una soluzione unificata. I dirigenti dell'azienda hanno quindi messo a frutto il periodo del COVID per riconcepire il Midtown del futuro, un Midtown migliore grazie a Workday.
Il giorno che abbiamo attivato Workday è stato perfetto: scialbo e senza nulla da riferire per il nostro team IT.
Learning and Development Manager
Consenso unanime e gestione del cambiamento
Volendo ottenere risultati in fretta, il Midtown ha deciso di puntare tutto su Workday e ha adottato contemporaneamente l'intera suite di Workday Financial Management e Workday Human Capital Management. I dirigenti prevedevano che Workday avrebbe trasformato l'azienda ed erano unanimemente concordi nel lanciare un'iniziativa di gestione del cambiamento tra il personale. Seguendo l'approccio suggerito da Workday Launch, il Midtown ha privilegiato le funzionalità più importanti che servivano per attivare Workday e ha iniziato a utilizzarle in fretta.
Quando i dipendenti sono rientrati nei club, il team di implementazione ha parlato con tutti loro per mostrare in che modo Workday poteva supportarli nel lavoro. L'azienda teneva eventi "lunch-and-learn", briefing informali e sondaggi frequenti tra il personale in modo che questo si trovasse pronto e carico per l'arrivo di Workday. Courtney Brouse, Learning and Development Manager presso il Midtown Athletic Club, spiega: "Per i nostri collaboratori è stato un grossissimo punto a nostro favore avere Workday come sistema unico per tutto: ora non occorreva più accedere a 10 applicazioni diverse con 10 password diverse, né usare 50 software per completare un singolo flusso di lavoro".
Con il contributo di tutto l'organico, il Midtown ha portato a termine un'implementazione interamente virtuale di HCM in soli cinque mesi. Brouse commenta: "Il giorno che abbiamo attivato Workday è stato perfetto: scialbo e senza nulla da riferire per il nostro team IT. È così che dovrebbe essere il giorno di una transizione così importante".
Workday contribuisce a farci costruire una cultura aziendale più improntata alla responsabilizzazione e all'autonomia personale.
Learning and Development Manager
Intuitiva e facile da utilizzare
Per molti dipendenti del Midtown, la app Workday per dispositivi mobili rappresenta il principale punto di accesso al sistema. Brouse spiega: "I nostri collaboratori sono sempre in movimento, per cui aspettare di timbrare il cartellino all'ingresso e all'uscita presso un terminal apposito faceva perdere loro tantissimo tempo. Adesso possono usare la app Workday. La app consente loro anche di visionare la propria busta paga e gli orari di lavoro, nonché di richiedere giorni di permesso e modifiche all'orario lavorativo".
Il personale del Midtown si serve dell'app Workday non solo per le attività quotidiane, ma anche per passare in rassegna gli obiettivi aziendali e inserire i propri obiettivi personali in linea con quelli aziendali. Tutta la formazione viene somministrata tramite Workday Learning e non su di un gestionale separato per l'apprendimento. In più, dipendenti e team leader vi gestiscono le performance e quest'anno implementeranno in Workday le conversazioni sugli aumenti per merito. Brouse: "Workday ha contribuito a farci costruire una cultura aziendale più improntata alla responsabilizzazione e all'autonomia personale. Grazie al sistema, siamo in grado di risolvere problemi di gestione dei talenti che affliggono l'intero settore".
Invece di stampare i moduli, firmarli, scansionarli e inviarli via e-mail, i neoassunti del Midtown e i manager che li hanno scelti svolgono ora tutte le attività di onboarding in Workday, in maniera sicura e senza scossoni. I nuovi assunti possono accedere a Workday per vedere la formazione che devono seguire e le aspettative dell'azienda nei loro confronti. Brouse commenta: "Con Workday possiamo mostrare ai neoassunti la strada per diventare collaboratori del Midtown soddisfatti e produttivi, che siano a tempo parziale, a tempo pieno o che lavorino nella sede centrale".
Workday ha contribuito a rendere i nostri sistemi aziendali più resilienti al cambiamento, nonché a creare un ambiente più appagante per il nostro personale, soprattutto grazie alla app per dispositivi mobili.
Chief Information Officer
Il Finance guadagna in efficienza e insight strategici
I benefici di Workday nella gestione finanziaria si sono fatti sentire fin da subito dopo l'attivazione. Il primo ciclo di paghe elaborato con Workday mostrava un tasso di errore a un minimo storico di meno dell'1%. Inoltre, il Midtown ha semplificato i pagamenti delle retribuzioni: invece di usare 20-50 metodi per pagare il personale, l'azienda ha uniformato e snellito i processi in tutte le sue 8 sedi.
Per il team Finance del Midtown la vita è diventata più semplice... e più interessante. Workday Payroll ha aiutato ad automatizzare e semplificare l'elaborazione delle paghe. Da nove processi manuali diversi, il team è passato a un unico processo automatico e il ciclo di paga ora si misura in ore invece che in giorni. Workday offre accesso a dati che mettono in grado i membri del team di formulare domande analitiche e prendere decisioni a un livello più strategico.
Il Midtown non ha ancora terminato di integrare i suoi dati finanziari e processi in Workday e si aspetta di trarre ulteriori vantaggi dal nuovo sistema. Il team prevede che i processi decisionali basati su insight di Workday miglioreranno ulteriormente.
Il nostro team Finance non è più oberato da un eccessivo carico amministrativo. Da quando abbiamo adottato Workday, il personale ha finalmente tempo per pensare a come migliorare la gestione aziendale.
Chief Information Officer