Come tutte le istituzioni pubbliche di grandi dimensioni, la Florida Atlantic University (FAU) è soggetta a una rigorosa normativa che riguarda la rendicontazione nei confronti dello Stato e di altri enti pubblici. In più, una sfida ulteriore per l'ateneo consiste nel fornire a Finance, HR e dirigenti accademici dati accurati e tempestivi a supporto delle loro decisioni. Ma i dati sulla gestione finanziaria, operativa e delle risorse umane erano conservati in sistemi diversi e i manager di Finance avevano difficoltà a riconciliarli e prepararli per creare report e analisi. Gruppi istituzionali diversi usavano strumenti diversi di business intelligence e avevano accesso a un mero sottoinsieme dei dati dell'ateneo. Chi doveva prendere le decisioni si ritrovava così con un quadro incoerente e limitato.
Con Workday Prism Analytics abbiamo un controllo maggiore sulla gestione dei dati e possiamo fornire dati corretti, tempestivi e coerenti agli interessati a livello dell'intera università.
Assistant Vice President, Finance and Information Systems
Processi decisionali basati sui dati
La FAU ha capito che Workday era in grado di consolidare i dati di Finance e HR in un sistema di registrazione unico, garantendo una reportistica più affidabile nel campo compliance e in altri ambiti normativi. Così mentre i dati si spostavano su Workday, la FAU si è affidata a Workday Prism Analytics per estrapolare da vari sistemi oltre 12 anni di dati storici su gestione finanziaria, HR, acquisti e corpo studentesco per sottoporli ad analisi e ottenere insight. Amy Cavasos, Assistant Vice President for Finance and Information Systems, lo spiega così: "Ora disponiamo di una procedura per riunire senza scossoni tutta la reportistica e la gestione dei dati in un'unica soluzione cloud. Uno dei più grossi vantaggi di Workday Prism Analytics è che ci ha permesso di trasferire in Workday i dati istituzionali dall'esterno."
La FAU ha realizzato un notevole risparmio di tempo e denaro grazie a una gestione dei dati e una fornitura dei servizi più efficienti. Cavasos aggiunge: "Appena abbiamo implementato Workday e automatizzato una serie di processi di routine, ne abbiamo ricavato vantaggi enormi."
Generare valore strategico dal set dei dati
Una volta automatizzata e snellita una serie di attività, i manager, pianificatori e responsabili decisionali della FAU appartenenti a diversi gruppi istituzionali hanno scoperto di poter innovare in maniera attiva, trovando nuove possibilità di applicazione di Workday Prism Analytics.
Una delle conseguenze è stata che i clienti interni collaborano col team Finance in maniera più interattiva e produttiva. Cavasos spiega: "I nostri programmatori si trovano così bene con Workday che sono in grado di soddisfare molto in fretta le richieste di nuove innovazioni e miglioramenti, e fanno pervenire i dati necessari alle persone giuste."
Da back-office a partner prezioso
Il team Finance non solo ha semplificato e reso più efficienti una serie di processi aziendali e di reportistica, ma ha anche trasformato il suo ruolo all'interno dell'istituto. Anziché svolgere una funzione meramente amministrativa, Finance è ora partner strategico per il management team, i manager e i responsabili di corsi e iniziative della FAU.
Via via che l'ambiente Workday matura e l'uso di Workday Prism Analytics e Workday Adaptive Planning cresce, i clienti interni godono di una collaborazione sempre più interattiva e produttiva con Finance. Stacey Bell, Associate Vice President for Finance, Planning and Analysis presso la FAU, spiega: “Finance utilizza Workday per esaminare e analizzare le transazioni invece di passare la giornata a immettervi dati. Adesso il loro atteggiamento è 'Siamo qui per aiutare l'ateneo'."
Ora disponiamo di una procedura per riunire senza scossoni tutta la reportistica e la gestione dei dati in un'unica soluzione cloud.
Assistant Vice President, Finance and Information Systems
Il futuro della FAU
L'utilizzo di Workday prosegue con l'adozione da parte dell'istituto di Workday Adaptive Planning. Lo scopo è estrarre nuovo valore dal patrimonio di dati in possesso della FAU. Bell spiega: "Il vantaggio di avere un ecosistema con Workday Adaptive Planning, Workday Prism Analytics e altre applicazioni Workday è che possiamo tenere tutti i dati in un unico posto per poter guardare al passato e prendere decisioni informate per il futuro."
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