Crown Commercial Service (CCS) si serviva di gestionali separati per Finance e HR: sistemi obsoleti, inefficienti, di respiro limitato e dalla manutenzione ostica. I team Finance e HR di CCS impiegavano anche tre giorni al mese solo per riconciliare i dati tra i rispettivi sistemi.
Arrivare alle cifre definitive comportava una gran quantità di lavoro manuale. Ci voleva tempo per stabilire il numero di headcount e l'importo dei budget, mentre le domande di rimborso spese e la rilevazione delle assenze erano gestiti manualmente tramite moduli cartacei.
I nostri professionisti di Finance e HR erano assorbiti da attività amministrative invece di creare valore strategico per l'ente.
Delivery Manager
Un sistema unico per Finance e HR
CCS voleva ottenere di più dal suo nuovo software. Non era sufficiente rimpiazzare le vecchie applicazioni: occorreva trasformare le funzioni Finance e HR col supporto di un sistema moderno e collaborativo capace di fungere da fonte unica di dati.
In questo modo non solo i professionisti di Finance e HR, ma anche i top manager avrebbero avuto accesso a informazioni corrette su cui fondare le attività di pianificazione e i processi decisionali.
La semplicità d'uso e la vasta gamma di funzionalità offerte dai nostri sistemi sono state anche elementi importanti nella decisione di CCS. CCS voleva sostituire le sue applicazioni legacy per Finance e HR con un gestionale Software as a Service (SaaS) che richiedesse meno manutenzione e si potesse ampliare a seconda delle mutevoli esigenze degli utenti.
Più autonomia per i dipendenti e più valore aggiunto
Abbiamo aiutato CCS a trasformare l'operatività di Finance e HR sostituendo i processi cartacei con applicazioni self-service per gestire le domande di rimborso spese e la registrazione delle assenze.
Quando ha adottato Workday, CCS ha rivisto e semplificato i suoi processi Finance e HR servendosi dei report standardizzati presenti nel sistema, nonché mettendo a punto nuovi report e dashboard personalizzati ove necessario. Oggi i team Finance e HR possono dedicarsi a creare valore strategico per l'ente invece di passare il tempo a gestire transazioni e riconciliare dati.
"Le funzionalità self-service erano una delle nostre esigenze principali nell'ambito della trasformazione", dichiara John Seery, Delivery Manager presso CCS. "Ora sono i nostri line manager a dover registrare i congedi per malattia e approvare le spese. E tutto grazie all'adozione di Workday."
Volevamo un sistema unico che riunisse le funzioni Finance e HR. È per questo che abbiamo scelto Workday.
Finance Director
Un'unica fonte di dati
Potendo disporre di un'unica fonte di dati per manager e dirigenti, CCS ha migliorato la qualità delle decisioni. I professionisti di Finance e HR non perdono più tempo a riconciliare i dati: possono confrontarsi e risolvere i problemi direttamente all'interno del sistema.
I report per i responsabili dei centri di costo che mostrano dati in tempo reale sui budget fanno risparmiare grandi quantità di tempo. In passato i partner interni di Finance passavano in media tre giorni al mese a preparare relazioni per i responsabili dei centri di costo, che ora invece possono esaminare i report online in tempo reale. Ciò equivale a un risparmio di 216 giorni l'anno distribuito su sei partner interni di Finance.
Secondo Seery, anche preparare i report su performance e premi a fine anno è assai più facile. "Basta trascinare i nomi dei dipendenti in una matrice a nove caselle e poi confrontare la performance tra singoli individui e tra gruppi omogenei."
Occhi puntati sul futuro
CCS è appena all'inizio del suo viaggio all'interno delle funzionalità di Workday. Ha già lanciato un nuovo portale per l'inserimento dei nuovi assunti e l'apprendimento, dove si offrono corsi online dedicati al benessere dei dipendenti, alla sicurezza informatica e alle competenze commerciali.
Anche la selezione del personale verrà gestita con Workday. CCS ha collaborato con il nostro partner accreditato per i software e i servizi Kainos allo scopo di ospitare i dati anonimizzati dei candidati alla Civil Service Commission.
Tra le altre entusiasmanti novità spicca l'adozione di Workday Assistant, un chatbot che supporterà l'uso di comandi vocali.
I nostri dirigenti e responsabili dei centri di costo possono prendere decisioni in tempi più brevi perché hanno a portata di mano dati corretti e sempre aggiornati.
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