Il Broward College mira a fornire a un corpo studentesco di 68.000 studenti l'accesso agli strumenti di cui ha bisogno per raggiungere i propri obiettivi educativi e di carriera. “Gli studenti possono accedere agli strumenti di cui hanno bisogno in qualsiasi fase del loro percorso educativo”, afferma J. David Armstrong, presidente del college.
Ma l'impegno del Broward College non riguarda solo il corpo studentesco. Sin dall'implementazione di Workday da parte del college, il personale amministrativo ha ottenuto accesso agli strumenti e ai dati necessari per operare in modo più strategico. Grazie a ciò, il college ha potuto permettersi di canalizzare maggiori risorse verso l’aspetto più importante: il successo dei propri studenti.
Workday ci aiuta a impiegare le nostre risorse per il successo degli studenti piuttosto che per la tecnologia.
Executive Director for HR
Un modo migliore per cambiare e adattarsi
“Siamo un’istituzione accademica molto incentrata sugli studenti“, afferma Armstrong. “Ma di fatto, gestiamo le persone, e come tutti, abbiamo dei problemi legati alla gestione delle risorse umane. Prima di Workday, operavamo con un vecchio sistema ERP legacy progettato per una serie di altri college, ma da tempo sapevamo di aver bisogno di un sistema più efficiente”.
In precedenza, il college utilizzava più di 40 diversi software. Il vecchio sistema era così complicato che, secondo Armstrong, solo un terzo dei dipendenti era realmente in grado di usarlo.
“Il sistema è stato creato tra la fine degli anni '80 e l'inizio degli anni '90”, afferma Denese Edsall, Executive Director for Human Resources and Equity. “Era molto transazionale e non permetteva di creare report o estrarre dati per prendere decisioni di management”. Il Broward College ha capito che era necessario un cambiamento per supportare la sua rapida crescita.
Il college ha iniziato a cercare un nuovo prodotto cloud che offrisse la flessibilità necessaria per rispondere ai cambiamenti futuri, semplificasse la condivisione delle informazioni e garantisse la mobilità richiesta per eseguire transazioni da qualsiasi dispositivo, e ha trovato tutto questo in Workday.
Il reparto IT era particolarmente interessato a un sistema che offrisse flessibilità e adattabilità. “Stavamo cercando qualcosa che fosse altamente configurabile e su cui avessimo il controllo senza dovere per forza effettuare molte personalizzazioni”, afferma Patti Barney, vicepresidente IT del college. Quando ha esaminato Workday, è rimasta colpita dalle analytics integrate e dai controlli.
“Le applicazioni si basano su processi aziendali, e la capacità di esporre tali processi ed essere flessibili è stata fondamentale per noi. Volevamo un prodotto basato su cloud che potessimo configurare e che consentisse di evitare di assumere programmatori o di dedicare molto tempo alla scrittura di codice”, afferma.
“La legislatura crea continuamente nuove regole e noi dovevamo adattarci, ma cambiare rapidamente non era facile per via del nostro sistema legacy. Workday ha cambiato le cose per noi”, afferma. “Inoltre, la nostra strategia tecnologica ci ha portato alla ricerca di modi per ridurre le complicazioni e passare a un unico fornitore, per poter uscire dall'attività di personalizzazione e sviluppo di applicazioni”.
Usare i dati per supportare gli obiettivi
L'avere accesso a informazioni Finance e HR in tempo reale all’interno di un’unica fonte di dati offre una moltitudine di vantaggi al team del Broward College.
“Essendo Workday un sistema integrato in tempo reale, ci permette di acquisire dati in qualsiasi momento”, afferma Tom Olliff, Senior Vice President of Administration del college. “Possiamo vedere a che punto eravamo lo scorso trimestre e dove siamo adesso. Dal momento che non dobbiamo aspettare la fine di un periodo per introdurre una modifica, possiamo farlo anche a metà percorso. Se non ci sono iscrizioni, o se ce ne sono troppe, possiamo apportare le modifiche necessarie in tempi brevi”.
L'anno scorso, il Broward College è stato in grado di riassegnare un numero significativo di risorse ai suoi studenti grazie agli insight acquisiti tramite Workday Financial Management. “Ci ha permesso di esaminare le risorse non sfruttate nel corso dell'anno e di spostarle in aree più produttive”, afferma Olliff. “In questo modo, lo scorso anno siamo stati in grado di riassegnare alle attività accademiche quasi 9 milioni di dollari precedentemente assegnati alle attività amministrative, investendo più risorse nelle iniziative volte a favorire il successo dei nostri studenti.”
Workday Financial Management aiuta il college anche a gestire i budget statali tradizionalmente limitati. “Gli insight che otteniamo da Workday ci hanno permesso di concentrare l’attenzione su quelle aree per cui era necessaria una riduzione del budget senza che questo avesse alcun impatto sul successo degli studenti”, afferma.
“Più studenti si laureano, più studenti ottengono un lavoro di successo, questo è l’importante. La facoltà dedica meno tempo alle attività amministrative e più tempo e talenti all’insegnamento”, spiega. “Broward si occupa di cambiare la vita degli studenti. Crediamo che, con le metriche e agli insight di cui disponiamo grazie a Workday, saremo in grado di farlo meglio”.
Il presidente Armstrong è della stessa opinione e ritiene che Workday abbia migliorato la capacità del college di prendere decisioni strategiche. “Penso che il successo di qualsiasi azienda dipenda in parte dalla possibilità di accedere a informazioni ogni volta che se ne ha bisogno e di essere in grado di prendere buone decisioni di management. A un livello più alto, Workday diventerà sempre più importante per noi, perché ci permette di decisioni più rapidamente sulla base di informazioni più complete”.
Workday diventerà sempre più importante per noi, perché ci permette di prendere decisioni più rapidamente sulla base di informazioni più complete.
President
Progettazione di Workday Student
Il Broward College, oltre a fornire le applicazioni Workday ai suoi docenti e al suo personale, è un partner di progettazione per Workday Student e collabora allo sviluppo di un sistema informativo per studenti appositamente creato nel cloud, un punto su Armstrong ammette un grande ritardo. “Non è stato progettato un nuovo sistema informativo per gli studenti da oltre 15 anni. Come si può immaginare, i sistemi legacy attuali non svolgono il lavoro che andrebbe svolto per gli studenti al giorno d’oggi”, sottolinea.
“Non conosco nessun altro che stia progettando un prodotto simile, un prodotto che ci aiuterà a coinvolgere, interagire e gestire meglio i nostri studenti, per aiutarli a gestire la loro vita, a programmare i loro corsi e a rimanere concentrati su una carriera o un obiettivo accademico”, afferma. “L'intero paese è concentrato sulle modalità con cui poter aiutare più studenti possibile a raggiungere i propri obiettivi accademici ed educativi. Questo sistema aiuterà i nostri studenti ad avere successo”.
Workday Student include Workday Student Recruiting e Workday Student Admission, soluzioni di recruiting e ammissione che sfruttano la funzionalità mobile di Workday. “Prima di Workday, il nostro kit di recruiting era costituito da carta, matita e fogli di calcolo Excel”, afferma Armstrong. “Adesso, i nostri recruiter possono portare a scuola i loro dispositivi mobili e utilizzare i dati che abbiamo caricato in precedenza durante le conversazioni con gli studenti”.
Un supporto per la crescita e il successo degli studenti
Edsall è rimasto colpito da come Workday ha aiutato il college a gestire la crescita. “Anche se il college sta crescendo, non abbiamo più assunto professionisti HR. Penso sia merito di Workday, perché se fossimo rimasti con il vecchio sistema, avrei implorato di assumere nuovi dipendenti. Non saremmo stati in grado di gestire la mole di lavoro”, spiega.
“Quando abbiamo avviato il processo Workday, eravamo convinti che se fossimo riusciti a sollevare il campus da alcuni oneri, il personale sarebbe stato in grado di concentrarsi sul successo degli studenti, che è davvero ciò che conta per il Broward College. E crediamo di essere riusciti nel nostro intento”, afferma.
“Abbiamo permesso al nostro college di fare un salto in avanti di 15 anni, grazie alla capacità di creare report e di utilizzare le metriche per guidare le decisioni, e tutto questo fa parte della nostra esperienza con Workday”.
“Il presidente Armstrong è d'accordo. “Riteniamo che Workday, in particolare Workday Student, ci aiuterà a raggiungere più studenti e a permettere loro di intraprendere un percorso professionale di successo. Ma soprattutto, permetterà alle persone di tutta l’America di accedere a un college o a un istituto di istruzione universitaria in grado di offrire loro buone prospettive di carriera”.
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