Da oltre 100 anni AAA NCNU (Northern California, Nevada e Utah) protegge i suoi assicurati, in viaggio e a casa. Forte della sua storia, l’azienda guarda al futuro e resta concentrata sul servizio agli assicurati. Questo significa ridurre i carichi amministrativi per disporre di più tempo da dedicare agli assicurati. Questo significa combinare la gestione del capitale umano con la gestione finanziaria per migliorare le dinamiche aziendali. Questo significa Workday.
“Iniziammo con un gruppo ridotto di automobilisti pionieri, alla Cliff House di San Francisco” dice Paul Gaffney, presidente e CEO di AAA NCNU. “Oggi offriamo i nostri servizi a oltre 4,2 milioni di assicurati. La nostra vision è creare clienti a vita, dalla lealtà inattaccabile, offrendo esperienze di servizio sempre ai massimi livelli”.
E ha le idee chiare su come realizzare la vision di AAA: “Dobbiamo promuovere una cultura aziendale eccezionale, per cui chi offre le esperienze stabilisce un contatto reale con gli assicurati e nel contempo capisce l’effetto positivo sull’attività”.
La suite unificata di applicazioni Workday offre questo tipo di analisi.“Workday è lo strumento che offre a tutto il personale dell’azienda una visibilità completa sulle performance finanziarie e sullo sviluppo delle risorse umane” dice Gaffney.
Workday consente di gestire il personale in un’unica posizione e di vedere in tempo reale la performance finanziaria dell’azienda. È l’unico strumento che conosco in grado di ottenere questi risultati.
COO
La soluzione ideale per la pianificazione strategica
Siobhán Mc Feeney, Chief Operating Officer dell’azienda, apprezza Workday per la capacità di offrire un quadro completo della performance, che a sua volta consente al suo team di formulare previsioni ottimali. Siobhán era già in azienda nel 2011, quando venne implementato Workday.
“Avevamo un esercito di contabili che lavoravano per riunire i dati” dice dei sistemi in vigore prima dell’introduzione di Workday. Non sapevamo mai quali sarebbero state le nostre prospettive alla fine del mese o dell'anno. Workday offre un quadro preciso della situazione." Ora l’azienda può guardare al futuro con fiducia.
“In precedenza non potevo dedicarmi veramente alla crescita, perché si trattava di una scommessa al buio” dice. “Ora posso utilizzare dati reali di Workday sia nel campo del personale che nel campo finanziario, per dire, ad esempio: “Abbiamo spazio per la crescita in queste cinque linee”. “E il risultato finale potrebbe essere questo”. Si tratta del sistema ideale per la pianificazione strategica annuale. Un passo avanti della massima importanza.”
AAA NCNU ha organizzato una timeline di implementazione molto aggressiva e con la collaborazione di Workday è riuscita ad attivare il sistema in sole 14 settimane. “Abbiamo disattivato il sistema precedente il 1 luglio e abbiamo attivato Workday. Ogni dipendente e collaboratore è riuscito a ottenere il proprio rimborso spese. Il mondo si muove in fretta. Le persone si muovono in fretta” dice Mc Feeney. Lo stesso vale per Workday, come il suo team ha potuto verificare.
Risparmi sui costi, interazioni tra i dipendenti, sistemi finanziari
Mc Feeney chiarisce che il risparmio di denaro non è stato l’unico fattore alla base della scelta di Workday. “Ovviamente ci ha consentito risparmi importanti. Ma non è stato questo il motivo principale per adottarlo. È stato il fatto che i dipendenti avevano bisogno di sapere quali erano i loro risultati nell’azienda e come gestire e sviluppare i loro team. E avevano bisogno di sistemi finanziari performanti e leggeri. Workday ha soddisfatto tutti questi criteri. Crescerà insieme a noi nel futuro”.
In ogni caso i risparmi per l’azienda sono stati rilevanti. Mc Feeney stima che l’azienda ha ridotto i costi associati alla gestione paghe, alla gestione del capitale umano (HCM) e alla gestione finanziaria del 50% su base continuativa. “Inoltre siamo riusciti a riorientare questi risparmi ad altre aree dell’attività” dice.
Osh O’Crowley, il CIO dell’azienda, esamina i risparmi sui costi ottenuti con Workday rispetto a quelli offerti da altri sistemi che ha gestito.
“Come CIO, quando esamino i nostri investimenti in tecnologia, posso evitare i cicli di ammortamento che la maggior parte dei CIO deve affrontare quando investe in una soluzione. E poi deve farla durare almeno cinque/sette anni. Deve aggiornarla. Deve garantirne la performance”. Invece con Workday “non ho i data center che eseguono tutte queste tecnologie. Non ho DBA. Non ho costi di licenze. Acquisto ciò di cui ho bisogno. Quindi lo integriamo e possiamo concentrarci sugli assicurati” dice.
Impegno per il passaggio al cloud
Quando nel 2011 l’azienda si è separata dalla compagnia di assicurazioni principale e ha riesaminato le proprie priorità, ha scelto un modello di azienda più agile e più incentrata sugli assicurati. Pertanto ha definito tra i suoi obiettivi l’adozione di tecnologia basata sul cloud.
“La maggior parte delle persone non ha familiarità con la gestione e l’hosting di software per la contabilità e la gestione delle risorse umane” dice O’Crowley. “Workday ci permette di non occuparcene, lasciando il compito a qualcuno che sa perfettamente quello che fa”.
“Nella mia esperienza precedente, molte persone si occupavano esclusivamente della manutenzione della tecnologia”. “Ho lavorato con grandi sistemi ERP e ricordo un’infinità di riunioni incentrate sullo stato e sull’aggiornamento delle versioni o sul fatto che un’attività non fosse eseguibile per questioni di aggiornamento. Insomma una grande quantità di problemi di amministrazione software che in ultima analisi nulla apportavano al core business”.
Per contro, ritiene che con Workday può concentrarsi sull’esperienza degli assicurati. “Dedichiamo un tempo molto limitato alle funzioni di supporto nell’organizzazione” dice. “Le funzionalità danno i risultati previsti. Fanno quello di cui abbiamo bisogno. Sono facili da usare. E ci permettono di dedicare il tempo extra ai nostri assicurati”.
Gaffney è d’accordo. “Riusciamo a dedicare molte più energie al line management e a ridurre le risorse allocate alla gestione del personale” dice. “Questo consente a tutti noi di dedicare più tempo al core business. Di prendere decisioni migliori. Di prenderle in tempi più rapidi. E di essere meno distratti dall’amministrazione”.
“Da quando abbiamo implementato la suite Workday unificata per HR e Finance, le risorse dedicate al supporto sono state ridotte in modo significativo. Ora circa un terzo delle risorse si dedica al supporto, e possiamo riorientare gli altri due terzi alle nostre priorità operative” dice.
Gestione del capitale umano e gestione finanziaria: una combinazione logica.
Secondo Gaffney è importante che Workday HCM e Workday Financial Management facciano parte dello stesso sistema. “Uno dei grandi vantaggi di avere una suite unificata è il fatto che i metodi utilizzati per le due funzioni sono gli stessi. Così i manager potranno essere allo stesso tempo operatori finanziari disciplinati e ottimi responsabili del personale. È fantastico che possano utilizzare un toolkit comune per entrambe le aree”, dice.
“Nel passato queste funzioni sono sempre state separate. Ma raramente siamo solo in modalità HR o in modalità Finance. Gestiamo un’attività che viene implementata da persone, ma viene quantificata a livello finanziario. Il fatto di avere entrambe le funzioni in un unico sistema ha perfettamente senso. Mi chiedo perché nessuno ci ha pensato prima” dice.
Infine, Workday facilita la crescita di AAA NCNU, un vantaggio che risulta particolarmente gradito a Gaffney. “Potremo accedere a nuove aree di attività. La flessibilità della suite unificata ci consentirà di accedere a una nuova area senza doverci procurare un altro componente di infrastruttura software per supportarla: questo è un vantaggio veramente importante e su base continuativa” dice.
E dal punto di vista operativo, Mc Feeney apprezza il vantaggio di disporre di un’unica fonte di dati. “I dati sono in un unico sistema” dice. “Preciso. Tempestivo. Facile da usare. Tutti apprezzano Workday perché semplifica davvero il lavoro”.
Come riassumerebbe tutti questi aspetti per chi sta valutando il passaggio a Workday?
“Se volete semplificarvi la vita, tanto nella gestione del personale quanto nella definizione in tempo reale dello stato corrente dell’azienda, questa suite di applicazioni è la soluzione” conclude. Workday consente la gestione del personale in un’unica posizione, integrandola con una visione in tempo reale della performance finanziaria dell’azienda. È l’unico strumento che conosco in grado di ottenere questi risultati. E questo ci consente di concentrarci su aspetti più generali”.