Utilisez un système de suivi des candidats pour moderniser le recrutement

Analyse du processus : comment fonctionnent les systèmes de suivi des candidats ?

Lorsqu'une entreprise publie une offre d'emploi par l'intermédiaire de son ATS, l'annonce est automatiquement diffusée sur les sites d'emploi sélectionnés. À mesure que les candidatures arrivent, le moteur d'analyse du système (un outil qui lit et interprète le texte de documents) extrait les détails des CV, tels que les études, les compétences et l'historique d'emploi. Il les organise ensuite en profils structurés.

Cette analyse se fait à l'aide du traitement automatique du langage naturel, qui reconnaît des modèles dans le texte du CV. Par exemple, les systèmes efficaces comprennent que les expressions « gérer une équipe de cinq personnes » et « diriger une équipe de cinq personnes » véhiculent des informations similaires.

De nombreuses plateformes classent les candidats par pourcentage de correspondance en fonction de la description de l'emploi, sans toutefois se limiter à compter les mots correspondants. Ces outils RH alimentés par l'IA fonctionnent de manière beaucoup plus globale que vous ne le pensez, utilisant des algorithmes d'IA complexes pour comprendre dans quelle mesure les compétences et l'expérience d'un candidat correspondent à une description d'emploi. Les recruteurs peuvent également rechercher des profils manuellement en utilisant des filtres tels que les années d'expérience ou les certifications requises.

Tout au long du processus de recrutement, le système ATS permet de savoir où en est chaque candidat. Leur capacité d'intégration avec les systèmes de messagerie, les calendriers et les services de vérification des antécédents évite d'avoir à jongler entre les plateformes.

Avantages des systèmes de suivi des candidats pour les entreprises

La mise en place de systèmes de suivi des candidats peut améliorer l'ensemble du processus de recrutement, qu'il s'agisse de réduire les délais d'embauche ou d'attirer de meilleurs candidats. Voici les avantages attendus d'un ATS efficace.

Cycles d'embauche accélérés

Pourvoyez les postes beaucoup plus rapidement en automatisant la présélection et en rationalisant les workflows. La technologie élimine les goulots d'étranglement en transmettant instantanément les candidatures aux chargés de recrutement et en automatisant les communications de suivi.

PwC a transformé son processus de recrutement avec Workday, accélérant la prise de décision et économisant environ 9 000 heures collaborateur par an. De leur côté, les équipes chargées du recrutement peuvent se concentrer sur une réflexion plus stratégique et sur l'amélioration de l'expérience candidat.

Réduction des coûts de recrutement

En centralisant les offres d'emploi et en créant un processus plus efficace, votre entreprise peut éviter de payer deux fois la même publication d'annonce sur différentes plateformes et réduire les coûts administratifs grâce à l'automatisation des tâches. Les RH peuvent également identifier les canaux de recrutement fournissant les meilleurs candidats par dépense, ce qui permet d'affecter les budgets de recrutement de manière plus judicieuse.

AdventHealth a pu obtenir de meilleurs insights sur les pipelines de talents et un accès plus rapide aux meilleurs candidats en réorganisant ses efforts de recrutement avec Workday. L'entreprise a « réduit les coûts de turnover et la dépendance à l'égard des agences de recrutement externes. Elle a ainsi réduit de manière notable les frais d'agence, en parfaite adéquation avec les priorités de l'entreprise, telles que la réduction des coûts », explique Tom Nesteruk, Senior Vice President of HR and Associate Chief People Officer chez AdventHealth.

Amélioration de la qualité de l'embauche

Les évaluations structurées permettent de réduire les biais et de concentrer les équipes de recrutement sur les qualifications des candidats. En normalisant les critères d'évaluation et en stockant les feedbacks détaillés à l'issue de chaque entretien, vous réduisez l'influence des biais individuels et aidez les équipes à se concentrer sur les qualifications réelles des candidats.

Ferring utilise les recommandations de l'IA et du Machine Learning de Workday pour une adéquation optimale entre les personnes et les rôles. La technologie a aidé les recruteurs de Ferring à identifier les meilleurs talents plus rapidement grâce à des décisions d'embauche plus intelligentes et data-driven, ce qui a permis de pourvoir 90 % de ses postes avec les bons candidats.

Conformité et gestion des risques

Conservez des dossiers complets de tous les candidats, de la correspondance et des décisions d'embauche pour faciliter les audits et la conformité. Un logiciel ATS applique des normes d'évaluation cohérentes à tous les candidats tout en collectant des indicateurs de diversité pour un reporting conforme. Les contrôles de conformité automatisés rassurent les secteurs réglementés aux exigences d'embauche spécifiques, tels que la santé et l'enseignement.

DATEV garantit la conformité en unifiant les données RH et en renforçant la transparence avec Workday. Le regroupement des informations dans un seul système et le déploiement du reporting en self-service ont facilité le respect des exigences réglementaires et la réponse rapide aux audits.

Meilleure fidélisation des collaborateurs

Améliorez la fidélisation en recrutant les bons profils. Une étude de BCG a révélé que les collaborateurs recrutés précisément selon leurs compétences (une fonction essentielle des plateformes ATS) restaient 9 % plus longtemps dans leur entreprise que ceux recrutés selon les méthodes traditionnelles. Un système ATS garantit également que les candidats sont en phase avec la culture et les attentes de votre entreprise, assurant ainsi une adéquation optimale pour les deux parties.

Comment les systèmes de suivi des candidats varient d'une entreprise à l'autre

Les besoins en ATS varient considérablement selon la taille de l'entreprise, le volume d'embauche et les exigences du secteur. Tenez compte de ces différences cruciales en fonction de la taille de l'entreprise :

• Les systèmes de suivi des candidats pour les grandes entreprises gèrent des milliers de candidatures via des workflows complexes tout en assurant la conformité aux réglementations mondiales.

• Les systèmes de suivi des candidats pour les petites entreprises renoncent aux fonctionnalités connexes coûteuses, comme les pipelines de talents personnalisés ou la mise en correspondance des candidats basée sur l'IA, au profit d'outils pratiques qui permettent aux équipes de publier des offres, de présélectionner les candidats et de suivre les candidats à moindre coût.

Les fonctionnalités des systèmes de suivi des candidats diffèrent également en fonction du secteur :

• Les établissements de santé ont besoin que leur système de suivi des candidats RH vérifie automatiquement les certifications et les autorisations.
• Les retailers ont besoin de formulaires de candidature rapides pour les recrutements saisonniers.
• Les sous-traitants fédéraux ont besoin de rapports de conformité détaillés pour les audits.
• Les multinationales choisissent des logiciels de gestion RH mondiaux qui gèrent les réglementations spécifiques à chaque pays et prennent en charge plusieurs langues.

Que faut-il rechercher dans un système de suivi des candidats ?

Si la plupart des logiciels de système de suivi des candidats proposent une longue liste de fonctionnalités, tous ne répondront pas à vos besoins d'embauche spécifiques. Évaluez le logiciel ATS à l'aide des critères suivants :

• Est-il user-friendly ? Recherchez des interfaces intuitives qui nécessitent un minimum de formation. Les meilleurs systèmes doivent sembler naturels pour les utilisateurs occasionnels tels que les chargés de recrutement, tout en offrant des outils puissants aux recruteurs qui travaillent quotidiennement avec la plateforme.

• Saura-t-il s'adapter en fonction de vos besoins ? Choisissez un système qui gère votre volume actuel tout en étant capable de s'adapter à la croissance. Par exemple, des niveaux d'autorisation utilisateur configurables et la possibilité de créer des workflows d'embauche distincts pour différents services peuvent garantir l'adaptabilité de votre système selon les besoins.

• S'intègre-t-il bien ? Vérifiez que le logiciel ATS se connectera à votre écosystème technologique RH existant, en particulier votre SIRH, vos services de vérification des antécédents et vos outils d'évaluation.

• Quel est le coût réel ? En plus des frais d'abonnement, tenez compte du coût de l'accompagnement à la mise en œuvre, des besoins en formation, de la personnalisation éventuelle et de l'assistance technique continue. Certains fournisseurs les incluent dans leur tarification de base, tandis que d'autres les facturent séparément.

• Combien de temps faut-il pour être opérationnel ? Fixez des délais clairs pour les phases de mise en œuvre. Les systèmes simples peuvent être lancés en quelques semaines, tandis que les déploiements complexes dans les grandes entreprises peuvent prendre des mois, en particulier si vous devez migrer des données depuis des systèmes traditionnels.

Mise en œuvre d'un logiciel de suivi des candidats

Une mise en œuvre précipitée d'un système ATS peut frustrer les équipes et perturber les workflows d'embauche. Suivez cette roadmap pour éviter les pièges les plus courants :

1. Cartographiez votre processus d'embauche actuel, et non le scénario idéal.

Avant de passer au logiciel, documentez le déroulement du recrutement dans votre entreprise, y compris les raccourcis non officiels et les solutions de contournement utilisées par votre équipe. Notez les points de blocage des managers et les étapes les plus chronophages. Vous pourrez ainsi configurer un système qui résout de vrais problèmes plutôt que d'en créer de nouveaux.

2. Établissez des garde-fous pour la présélection automatisée.

Votre système ATS inclura probablement des outils qui classent et filtrent les candidats automatiquement. Établissez des limites claires pour ces fonctionnalités :

• Quelles sont les décisions qui restent prises par des humains ?

• À quelle fréquence allez-vous examiner les candidatures rejetées pour détecter les faux négatifs ?

• Quelles politiques pouvez-vous mettre en place pour maintenir l'efficacité tout en évitant les biais algorithmiques à l'encontre des candidats issus de groupes sous-représentés ?

3. Réduisez la multitude de formats.

Aidez les candidats à s'orienter en partageant des conseils sur le meilleur format de CV pour le traitement par les systèmes de suivi des candidats, par exemple avec une base de connaissances destinée aux candidats potentiels. Les points principaux :

• Titres de section simples (« Expérience », « Études », « Compétences »)

• Utilisation limitée de graphiques et de caractères spéciaux

• Intitulés de poste conformes aux standards du secteur, dans la mesure du possible

• Polices standard

De plus, formez votre équipe à la personnalisation des exigences de mots-clés afin d'identifier les différentes façons dont les candidats peuvent décrire leur expérience et d'éviter que des personnes qualifiées ne disparaissent dans la pile des « non recommandés ».

4. Formez vos équipes à l'aide de scénarios concrets.

Chargez des offres d'emploi récentes et des candidatures réelles dans votre environnement de test pour permettre aux chargés de recrutement et aux recruteurs d'acquérir une expérience pratique avec votre nouveau système de suivi des candidats. Demandez-leur de travailler sur des scénarios courants pour se familiariser avec le nouveau système tout en repérant les problèmes potentiels, comme des options de champs manquantes ou des paramètres de notification qui pourraient surcharger les boîtes de réception des utilisateurs.

5. Mesurez l'impact sur l'activité.

Mesurez les taux de conversion des candidatures en embauches, les gains d'efficacité du processus de présélection, les ratios entretien/embauche et les scores de performance des nouvelles recrues. Comparez ces données chaque trimestre aux benchmarks antérieurs à la mise en place du système ATS, et ajustez les paramètres de configuration lorsque les indicateurs évoluent dans la mauvaise direction.

L'avenir des systèmes de suivi des candidats

L'expérience du suivi des candidats avec un système ATS devient plus relationnelle et inclusive. De nombreuses plateformes incluent désormais des fonctionnalités spécialement conçues pour aider les entreprises à constituer des équipes diversifiées grâce à des pratiques de présélection équitables.

Les systèmes ATS affichent une projection de croissance annuelle impressionnante de 6,6 %, avec un secteur susceptible d'atteindre les 4,87 milliards de dollars d'ici 2033.

À mesure que les systèmes de suivi des candidats deviendront la norme, les entreprises utilisant des systèmes de recrutement obsolètes auront du mal à rivaliser pour attirer les talents. À mesure que les besoins en embauche évoluent, une technologie flexible capable de suivre le rythme de ces développements devient essentielle pour rester compétitif.

Workday : une solution unifiée pour un recrutement moderne

Workday est bien plus qu'un simple système de suivi des candidats. Alors que de nombreuses plateformes de recrutement autonomes créent un énième silo de données, cette solution offre une stratégie de talents unifiée.

Les entreprises utilisant Workday Recruiting profitent de connexions de bout en bout entre l'embauche directe et le développement et la planification des effectifs au sens large. Vous pouvez ainsi éviter les problèmes de transfert courants lors de l'utilisation de systèmes distincts pour le recrutement et la gestion des collaborateurs.

Parmi les principales fonctionnalités :

• Suivi des candidats via des pipelines personnalisables tout en maintenant la conformité avec les réglementations mondiales en matière d'embauche

• Mise en correspondance des candidats basée sur l'IA qui identifie les compétences exactes et similaires pour élargir votre vivier de talents qualifiés

• Sites carrières en self-service et processus de candidature adaptés aux mobiles qui améliorent l'expérience des candidats tout en réduisant les taux d'abandon

• Tableaux de bord analytiques complets qui révèlent les goulots d'étranglement, les indicateurs de délai de recrutement et les tendances en matière de diversité tout au long de votre processus d'embauche

Transformez votre stratégie de recrutement en incluant un système rationalisé et unifié. Découvrez comment Workday Human Capital Management peut vous aider à trouver de meilleurs talents plus rapidement.